O Guia Definitivo para Integração de CRM

O que é um CRM?

Um software de CRM, ou sistema de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente, é uma plataforma projetada para otimizar e aprimorar a forma como as empresas interagem com seus clientes.

Em sua essência, um processo de CRM auxilia as empresas a gerenciar interações com clientes, principalmente por e-mail, garantindo que cada ponto de contato seja eficaz e gere valor. Para empresas que buscam fomentar relacionamentos duradouros com sua clientela, um CRM é uma ferramenta indispensável, centralizando dados de clientes e automatizando comunicações para um engajamento ideal.

Os CRMs mais comuns hoje são Salesforce, Hubspot e Pipedrive. E a La Growth Machine pode ser integrada nativamente a duas dessas três ferramentas! Mas há mais: se você atua em vendas B2B, talvez queira conectar o Hubspot ao LinkedIn também.

Como Conectar o Hubspot com o LinkedIn?

Escrevemos um post incrível sobre como conectar o LinkedIn com um CRM como o Hubspot e quais são os benefícios de fazer isso. Você será capaz de dominá-lo logo após ler nosso post!

Descubra a Integração LinkedIn <> Hubspot!

Como funciona um sistema de CRM?

Antes de entrarmos nos detalhes de como e o que é a integração de CRM, vamos primeiro definir como ela realmente funciona.

Software de CRM refere-se simplesmente ao software que ajuda você a gerenciar suas interações com seus clientes e prospects. 

Existem diferentes tipos de soluções, mas todas compartilham essas funções básicas. Vamos dar uma olhada mais de perto em cada uma delas:

1. Armazenamento e organização de dados do cliente

A função principal da solução é armazenar dados do cliente. Esses dados podem vir da análise do LinkedIn ou de outras fontes, como informações de contato, histórico de compras, preferências e outros detalhes relevantes.

O sistema de CRM organiza esses dados para que sejam facilmente acessíveis e utilizáveis por vendas e marketing.

2. Rastreamento de interações com o cliente

A segunda função principal é rastrear interações com o cliente. Isso inclui todas as interações que um cliente tem com sua empresa, como chamadas telefônicas, e-mails, reuniões, etc.

A ferramenta armazena essas interações no perfil do cliente para que vendas e marketing possam vê-las e usá-las para melhorar seu prospecção online.

3. Fornecimento de ferramentas para seus representantes de vendas

A terceira função – mas não menos importante – é fornecer visão e centralização de dados para esforços de vendas e marketing. Essas ferramentas os ajudam a usar os dados armazenados no sistema para melhorar sua prospecção.

Por exemplo, eles podem usar informações de contato para criar listas direcionadas para suas campanhas ou usar o histórico de compras para upsell e cross-sell.

O que é integração de CRM?

Como dito acima, o CRM pode ajudá-lo a armazenar, organizar e analisar dados de clientes, como detalhes de contato de leads, seu progresso no funil de conversão, histórico de compras, preferências, etc.

No entanto, isso, na maioria dos casos, não é suficiente por si só. 

Integração de CRM é o processo de conectar sua plataforma de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM) com outras ferramentas e sistemas de software usados dentro de uma empresa. Essa conexão perfeita permite a troca eficiente de dados e funcionalidades entre sistemas, aprimorando o fluxo de trabalho operacional geral e melhorando o gerenciamento do cliente.

Seja integrando com ferramentas de marketing por e-mail, software de contabilidade ou plataformas de e-commerce, a integração de CRM garante que as empresas tenham um ambiente coeso e sincronizado, maximizando o potencial de todos os seus recursos digitais.

Assim, a integração de CRM não apenas economiza tempo, mas também garante que os dados da empresa permaneçam consistentes e atualizados em várias plataformas.

Mas a integração de CRM também é muito importante para B2B!

Como um representante de vendas B2B, para obter o máximo de seus dados de leads, você precisa conectar sua ferramenta com outros aplicativos e softwares que você usa em seu negócio.

Quais são as Integrações de CRM Mais Usadas?

As integrações de CRM tornaram-se fundamentais na criação de um ecossistema de negócios unificado, misturando diferentes aplicativos e ferramentas para fornecer uma experiência de usuário aprimorada.

Abaixo estão algumas das integrações de CRM mais prevalentes que as empresas empregam:

1. Integração de Fluxo de E-mail de Vendas A integração de Fluxo de E-mail de Vendas revoluciona a forma como as empresas se comunicam com os leads. Essa integração de CRM garante que os representantes de vendas tenham um fluxo de comunicação otimizado e automatizado diretamente de plataformas como Salesforce para seus aplicativos de e-mail. Ela permite que os representantes de vendas acessem dados do CRM durante suas interações por e-mail, permitindo assim uma comunicação personalizada. Além disso, a integração permite que os gerentes de vendas participem ativamente, rastreando essas interações por e-mail, garantindo que os leads sejam nutridos e nenhuma oportunidade seja perdida.
2. Integração de Campanhas de E-mail em Drip Uma Campanha de E-mail em Drip é mais do que apenas uma série de e-mails; é uma estratégia. Através da integração de CRM, as empresas podem acessar os dados mais recentes dos clientes, garantindo que seus e-mails em drip sejam oportunos, relevantes e eficazes. Ela auxilia na elaboração de estratégias de marketing, oferecendo insights sobre como os clientes respondem a vários canais e produtos. Se você atua no varejo, finanças ou qualquer outro setor, o conteúdo de e-mail em drip que utiliza dados de CRM pode aumentar significativamente o engajamento e as taxas de conversão.
3. Integração de Calendário Integrar um CRM com aplicativos de calendário traz uma sinergia organizada, garantindo que nenhuma reunião ou chamada seja perdida. Ela oferece às empresas o luxo de automatizar lembretes com base em dados do CRM. Por exemplo, um representante de vendas pode ser alertado sobre uma reunião de acompanhamento com um lead que mostrou interesse em um produto ou serviço específico. Esse tipo de integração aprimora a experiência geral da equipe, tornando o gerenciamento de agenda eficiente e livre de erros.
4. Integração de Mídias Sociais Na era da comunicação digital, a pegada social de um lead diz muito. Ao integrar CRMs com plataformas de mídia social, as empresas obtêm uma visão incomparável sobre as preferências, comportamentos e tendências de seu público-alvo. Isso não apenas auxilia na personalização do conteúdo, mas também garante que as estratégias de comunicação estejam em sintonia com as interações sociais do lead.
5. Integração de Ferramentas de RH Combinar CRM com ferramentas de RH é como fundir o coração e o cérebro de uma organização. Esse sistema centralizado abriga tudo, desde dados de funcionários até detalhes de clientes. Especialmente benéfica para ERPs, essa integração garante um ambiente coeso onde cada membro da equipe, seja de vendas ou RH, tem uma visão abrangente de stakeholders internos e externos.
6. Integração de Ferramenta de Automação de Vendas Eficiência é a palavra-chave quando se trata de integração de ferramentas de automação de vendas com CRMs. Essa colaboração garante que tarefas rotineiras, desde o envio de e-mails de acompanhamento até a atualização do status do lead, sejam automatizadas. Isso libera a força de vendas, permitindo que eles se concentrem no que fazem de melhor – construir relacionamentos e fechar negócios.
7. Integração de Ferramenta de Comunicação de Equipe Para que uma equipe funcione perfeitamente, a comunicação é fundamental. Integrar o CRM com ferramentas de comunicação garante que os dados sobre clientes e leads estejam sempre acessíveis. Seja um representante de vendas atualizando colegas sobre o feedback de um cliente ou um gerente comunicando uma nova estratégia de vendas, essa integração garante que todos os dados pertinentes estejam prontamente disponíveis, aprimorando a comunicação geral.

Através de APIs e automação, essas integrações unem diversos aplicativos e plataformas, criando um ambiente de negócios sincronizado. O objetivo final é fornecer uma experiência superior, tanto para a equipe quanto para os clientes, tornando as integrações de CRM um ativo indispensável para empresas modernas.

Por que é importante?

A integração de CRM não é apenas um recurso desejável. É essencial para qualquer empresa que queira crescer e ter sucesso no mercado competitivo e centrado no cliente de hoje. Além dos benefícios derivados dos recursos mencionados anteriormente, a integração de CRM pode trazer muitos benefícios para o seu negócio, como:

• Eficiência aprimorada: A integração de CRM automatiza e otimiza seus fluxos de trabalho, economizando tempo e esforço.
• Precisão de dados aprimorada: Ao integrar seu CRM, você garante que todos os seus dados de clientes estejam em um só lugar para fácil acesso e análise.
• Melhores experiências do cliente: Como você pode acessar mais dados do cliente em um só lugar, pode oferecer experiências personalizadas que seus clientes adorarão.
• Colaboração aprimorada:  Com a integração de CRM, você pode compartilhar dados e insights de clientes entre vários departamentos em sua organização. Isso ajuda você a colaborar de forma mais eficaz e garante que todos estejam na mesma página.
• Aumento das vendas: O objetivo final de qualquer vendedor é fechar mais negócios. Com a integração de CRM, você pode fazer exatamente isso! Você pode alavancar insights e dados de clientes para personalizar suas campanhas de prospecção e acompanhamento para obter taxas de conversão mais altas.

A integração de CRM não é apenas importante para o desempenho do seu negócio, mas também para a satisfação e lealdade do seu cliente. Ao integrar seu sistema de CRM com outros aplicativos e softwares, você pode oferecer mais valor aos seus clientes, atender às suas expectativas e construir relacionamentos de longo prazo com eles.

Como configurar uma boa estratégia de integração de CRM? (Melhores Práticas)

Agora que você sabe o que é integração de CRM e por que ela é importante para o seu negócio, é hora de aprender como configurar uma boa estratégia em torno dela. 

Para isso, identificamos 4 melhores práticas essenciais que o ajudarão a planejar, implementar e otimizar sua integração de CRM. Vamos analisar cada uma delas.

Identifique suas necessidades de integração

O primeiro passo é determinar quais aplicativos e softwares você deseja conectar ao seu sistema de CRM e quais dados você deseja compartilhar e usar.

Por exemplo: 

• Ou talvez você queira integrar seu sistema de CRM ao seu software de contabilidade para poder gerar faturas e rastrear pagamentos facilmente. Então, suas necessidades de integração serão diferentes.
• Depois de identificar suas necessidades, você pode passar para a próxima etapa.
• Ou você quer integrar seu sistema de CRM às suas plataformas de mídia social, para que possa monitorar e responder ao feedback e às consultas dos clientes? Você entendeu. 

Pense em seus objetivos e desafios de negócios e como a integração de CRM pode ajudá-lo a alcançá-los.

Escolha o método certo

O próximo passo é escolher a melhor maneira de integrar seu sistema de CRM com seus outros aplicativos e softwares. Existem diferentes métodos disponíveis, dependendo de suas necessidades e preferências.

Dois dos mais comuns são:

• Integração nativa: Isso ocorre quando seu sistema de CRM possui integração integrada com outro aplicativo ou software, ou vice-versa. Por exemplo, a LaGrowthMachine tem uma integração nativa com Hubspot e Pipedrive. Isso torna muito mais fácil configurar e gerenciar todo o seu funil e, portanto, otimizar seu tempo como vendedor!
• Integração via API: Isso ocorre quando você usa uma interface de programação de aplicativos (API) para conectar seu sistema de CRM a outro aplicativo ou software. Uma API é um conjunto de regras e protocolos que permitem que dois sistemas se comuniquem e troquem dados. A LaGrowthMachine usa o Zapier para oferecer integração com milhares de aplicativos e softwares diferentes.
• Uso de Webhooks: Webhooks revolucionaram a forma como os sistemas se comunicam, oferecendo compartilhamento de dados em tempo real sem a necessidade de polling constante. No contexto da integração de CRM, webhooks podem fornecer atualizações instantâneas, garantindo que seu CRM reflita os dados mais recentes das plataformas integradas. Com ferramentas como o Zapier facilitando essas integrações de webhooks, as empresas podem desfrutar de fluxos de dados contínuos, automatizados e atualizados, aumentando a eficiência e a confiabilidade do CRM.

Teste e solucione problemas

O terceiro passo é garantir que sua integração funcione como esperado e corrigir quaisquer problemas ou erros que possam surgir. 

Você pode testar sua integração enviando alguns dados de amostra entre seu sistema de CRM e seu outro aplicativo ou software, e verificando se os dados são transferidos corretamente e com precisão. 

Você também pode verificar se a integração aciona quaisquer ações ou fluxos de trabalho que você configurou em seu sistema de CRM ou em seu outro aplicativo ou software. 

Se você encontrar quaisquer problemas ou falhas, pode solucioná-los verificando a documentação do seu método de integração, entrando em contato com a equipe de suporte do seu sistema de CRM ou do seu outro aplicativo ou software, ou buscando ajuda de um desenvolvedor ou serviço de terceiros.

Monitore e otimize

O passo final é rastrear o desempenho e o impacto da sua integração e fazer ajustes conforme necessário.

No cerne de qualquer ação de vendas bem-sucedida está o dado, portanto, você desejará monitorar como os dados estão sendo trocados entre seu sistema de CRM e seu outro aplicativo ou software.

Os pontos mais simples e naturais para medir são o impacto das integrações:

• Você notou (através de dados) que seu tempo gasto em tarefas repetitivas e demoradas diminuiu?
• Você está fechando mais negócios graças aos insights dos dados integrados?
• Seus clientes estão mais engajados com sua marca e produtos?

Analisar essas métricas o ajudará a identificar o que está funcionando bem e o que poderia ser melhorado. Isso permitirá que você ajuste sua estratégia de integração e continue otimizando-a ao longo do tempo.

Quais são os desafios a serem superados com a integração?

A integração de CRM, embora ofereça inúmeros benefícios, não é isenta de desafios. À medida que as empresas trabalham para fundir diferentes sistemas para criar uma plataforma unificada, elas frequentemente encontram vários obstáculos.

Aqui estão alguns dos desafios mais comuns enfrentados na integração de CRM:

1. Consistência e Precisão dos Dados: A fusão de dados de várias fontes pode levar a inconsistências. Entradas duplicadas, registros desatualizados ou até mesmo dados conflitantes podem surgir, tornando vital para as empresas implementar medidas que garantam a precisão e a consistência dos dados.
2. Custos de Integração: O processo de integração de um CRM com outros sistemas pode ser caro. Os custos podem acumular-se de licenciamento de software, contratação de especialistas em integração ou potenciais interrupções do sistema durante o processo.
3. Complexidade da Integração: Cada ferramenta e plataforma tem sua própria arquitetura única. Fundi-las requer uma compreensão das complexidades de cada sistema. A pura complexidade de integrar diferentes plataformas pode ser assustadora, especialmente ao trabalhar com sistemas legados.
4. Treinamento de Pessoal: Com a integração, surge a necessidade de treinamento. Os funcionários precisam ser familiarizados com as funcionalidades do novo sistema combinado, o que pode ser demorado e, às vezes, encontrar resistência devido à mudança no fluxo de trabalho.
5. Preocupações com Escalabilidade: À medida que as empresas crescem, suas necessidades também crescem. Uma solução de integração de CRM que funciona hoje pode não ser escalável para as necessidades de amanhã. É crucial que as empresas escolham soluções de integração que possam evoluir com seu crescimento – isso também deve ser um fator chave ao escolher sua solução de CRM.
6. Questões de Segurança e Conformidade: Integrar sistemas pode, às vezes, abrir vulnerabilidades, especialmente se não for feito corretamente. Garantir que os dados do cliente permaneçam seguros e que a integração esteja em conformidade com os regulamentos relevantes é fundamental.
7. Manutenção da Integração: Após a integração, os sistemas podem exigir manutenção regular para garantir operações tranquilas. Atualizações em um sistema podem afetar sua compatibilidade com outro, necessitando de verificações e ajustes periódicos.
8. Limitações de Personalização: Cada negócio tem necessidades únicas. Frequentemente, soluções de integração prontas para uso podem não atender a requisitos específicos, limitando a extensão em que um CRM pode ser personalizado após a integração.
9. Sobrecarga de Dados: Com a integração, vem um influxo de dados fluindo para o CRM de vários canais. Gerenciar e dar sentido a esse fluxo de informações pode ser desafiador, exigindo estratégias robustas de gerenciamento de dados.
10. Gerenciamento de Mudanças: Integrar um CRM pode levar a mudanças significativas nos processos de negócios. Gerenciar essa mudança, tanto em termos de tecnologia quanto de cultura organizacional, pode ser uma tarefa assustadora.

Embora esses desafios possam parecer intimidadores, é essencial lembrar que, com as estratégias corretas e orientação especializada, eles podem ser mitigados. Apesar dos obstáculos, os benefícios da integração de CRM, desde a eficiência aprimorada até melhores relações com os clientes, fazem o empreendimento valer a pena.

Foco em um Caso de Uso Específico: Integração ERP com CRM

A integração de sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) com ferramentas de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM) oferece às empresas uma solução abrangente para otimizar operações e aprimorar as interações com os clientes. Mas, o que exatamente essa integração parece na prática? Vamos mergulhar nos detalhes da integração de ERP com CRM.

Entendendo a Integração:

• Sistemas ERP: Essas são plataformas robustas projetadas para gerenciar e automatizar processos de negócios centrais, de finanças e RH à gestão da cadeia de suprimentos.
• Ferramentas de CRM: CRMs focam no gerenciamento de interações com clientes, processos e campanhas de marketing, garantindo que as empresas mantenham e cresçam sua base de clientes de forma eficaz.

Benefícios da Integração:

1. Acesso Unificado a Dados: Combinar ERP e CRM fornece uma visão centralizada de operações de negócios e dados de clientes. Isso significa que os representantes podem acessar níveis de estoque ou status de faturas sem trocar de plataforma.
2. Atendimento ao Cliente Aprimorado: Os representantes de serviço podem resolver consultas mais rapidamente acessando o histórico de compras relevante do cliente, detalhes de pagamento ou status do pedido do sistema integrado.
3. Processos Otimizados: Tarefas redundantes, como entrada de dados em ambos os sistemas, são eliminadas. Pedidos de venda feitos no CRM podem ser instantaneamente transformados em faturas no ERP, garantindo faturamento rápido e preciso.
4. Previsão de Vendas Precisa: Com acesso a dados em tempo real, as equipes podem fazer previsões mais informadas com base em dados históricos e insights operacionais atuais.
5. Insights Holísticos de Negócios: Os tomadores de decisão se beneficiam de relatórios abrangentes que combinam métricas operacionais do ERP e dados de clientes do CRM, facilitando o planejamento estratégico.

Desafios a Considerar:

1. Complexidade da Integração: As arquiteturas variadas dos sistemas ERP e CRM podem apresentar desafios de integração, especialmente se os sistemas forem de fornecedores diferentes.
2. Implicações de Custo: A integração pode exigir um investimento substancial não apenas em tecnologia, mas também em treinamento e potenciais interrupções durante a integração.
3. Gerenciamento de Dados: Garantir a consistência dos dados e eliminar redundâncias em ambas as plataformas é crucial.

Tecnicamente, é assim que você deve fazer isso em 5 etapas:

1. Etapa 1: Definir Objetivos e Auditar Sistemas:
   • Objetivo: Garantir acesso em tempo real para os representantes de vendas aos níveis de estoque e prazos de entrega.
   • Auditoria: Avaliar o estado atual do ERP da empresa de manufatura (que lida com cadeia de suprimentos e finanças) e do CRM (que gerencia clientela e vendas).
2. Etapa 2: Escolher uma Abordagem de Integração:
   • Após avaliar as plataformas ERP e CRM específicas que a empresa utiliza, opte por um middleware conhecido pela integração perfeita dessas plataformas. Isso criará uma ponte entre as informações de estoque e os sistemas de pedidos de vendas.
3. Etapa 3: Projetar, Desenvolver e Testar em Sandbox:
   • Projeto: Criar um fluxo onde os níveis de estoque são refletidos em tempo real dentro do CRM. Projetar um sistema onde vendas finalizadas no CRM notificam o ERP para faturamento e despacho.
   • No ambiente sandbox, simule cenários para garantir reflexos precisos dos níveis de estoque e processos rápidos de pedido para faturamento.
4. Etapa 4: Implementar e Monitorar:
   • Integre os sistemas ao vivo, garantindo que os representantes possam visualizar dados de estoque em tempo real ao se comunicar com os clientes.
   • Monitore qualquer atraso nas atualizações de nível de estoque, erros de faturamento ou problemas de sincronização.
5. Etapa 5: Treinar e Iterar:
   • Realize sessões de treinamento para os representantes, enfatizando a nova capacidade de visualização de estoque em tempo real e o processo otimizado de pedido para faturamento.
   • Colete feedback das equipes de vendas e estoque para refinar ainda mais a integração, garantindo que o sistema atenda às suas necessidades e desafios em evolução.

Conclusão

A integração de sistemas, especialmente ERP e CRM, é crucial no ambiente de negócios acelerado de hoje.

Ao centralizar dados e automatizar processos, as empresas podem otimizar tanto a eficiência operacional quanto a interação com o cliente. As etapas para alcançar essa integração, embora simplificadas em um guia de cinco etapas, exigem planejamento cuidadoso, execução e refinamento iterativo.

Quando implementados corretamente, como ilustrado com o exemplo da empresa de manufatura, os benefícios são múltiplos: desde acesso a dados em tempo real e operações otimizadas até satisfação aprimorada do cliente e tomada de decisão informada.

No entanto, a jornada para uma integração bem-sucedida não é isenta de desafios, tornando essencial que as empresas a abordem com clareza de propósito, um quadro estratégico e foco na melhoria contínua.