L’onboarding process est un élément essentiel de toute stratégie d’entreprise réussie. Il permet aux nouveaux clients et employés de les aider à franchir avec succès les premières étapes.

Qu’est-ce que l’onboarding process ? Quels sont les différents types d’onboarding ? Comment créer en créer un de façon efficace ?

Avec une expérience d’intégration fluide, les entreprises peuvent non seulement créer une première impression positive mais aussi garantir un succès et une satisfaction à long terme.

Dans ce guide, nous allons explorer ce qu’est l’onboarding process, les différents types d’onboarding, les avantages qu’il apporte et comment concevoir un processus d’onboarding efficace.

Qu’est-ce que l’onboarding process ?

L’onboarding process désigne le processus d’intégration de nouvelles personnes ou de nouveaux projets dans un système ou une organisation. Il s’agit de poser les bases pour la réussite future. Il consiste également à fournir des informations, la formation et les ressources nécessaires ainsi qu’à établir des relations et à favoriser un sentiment d’appartenance.

Lorsqu’il s’agit d’intégrer de nouveaux employés, les organisations sont sensibles sur le fait de faire une bonne première impression positive. Cette période est cruciale pour l’expérience de l’employé. Elle peut avoir un impact considérable sur sa motivation et sa productivité à long terme.

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C’est pourquoi les entreprises consacrent du temps à la création d’onboarding process complets qui abordent les différents aspects de l’intégration de l’employé dans l’organisation.

Aussi, l’onboarding vise à favoriser un sentiment d’appartenance. Les organisations comprennent l’importance de créer un environnement de travail inclusif où tous les employés se sentent valorisés et respectés. Au cours de l’onboarding process, des efforts sont faits pour s’assurer que les nouveaux employés se sentent intégrés dans la culture de l’entreprise. Il peut s’agir d’activités telles que les team building ou des ateliers de formation par exemple.

Dans l’ensemble, l’onboarding est un processus complet qui va au-delà d’une simple orientation. Il est conçu pour fournir aux nouveaux employés les informations, la formation et les ressources nécessaires pour bien s’intégrer dans une politique d’entreprise existante. En misant sur un bon onboarding process, les entreprises mettent dans de bonnes conditions leurs nouveaux employés pour réussir.

Quels sont les différents types d’onboarding process ?

En matière d’onboarding, il en existe plusieurs types adaptés à différents scénarios et objectifs. Chaque onboarding process a un objectif précis et joue un rôle important pour assurer une intégration réussie. Examinons chacun d’entre eux de plus près :

L’intégration des clients

L’intégration des clients est un processus qui consiste à accompagner les nouveaux clients lorsqu’ils commencent à utiliser votre produit ou service. Il vise à assurer une transition transparente entre la phase d’achat, l’utilisation du produit et la politique de vente. L’objectif est de s’assurer que les clients comprennent comment utiliser votre produit et comment en tirer le maximum.

Pour garantir la réussite de l’onboarding process des clients, les entreprises peuvent par exemple proposer des tutoriels. Ceux-ci peuvent aider les clients à naviguer à travers les caractéristiques et les fonctionnalités du produit. Une documentation claire, telle que des guides d’utilisation et des FAQ, peut également être fournie pour répondre à toute question ou préoccupation potentielle des clients.

En plus des tutoriels, être à la disposition des clients est essentiel. Il peut s’agir d’une équipe dédiée qui va les aider à résoudre leurs problèmes ou à répondre à leurs questions. En fournissant un service client de qualité, les entreprises peuvent instaurer un climat de confiance avec leurs clients.

Illustrons ce point par un exemple concret :

L’onboarding process des employés

L’onboarding des employés est le processus qui consiste à intégrer les nouveaux employés à la culture de l’entreprise, à son workflow et à ses attentes. Une intégration efficace peut avoir plusieurs impacts significatifs. En effet, cela va jouer sur la fidélisation du personnel, la satisfaction au travail et la productivité globale.

Au cours de l’onboarding process, les nouveaux employés sont initiés à la culture, aux valeurs et à la mission de l’entreprise. Ils découvrent l’histoire de l’organisation, ses objectifs et ses stratégies. Ces informations les aident à comprendre la situation dans son ensemble et la manière dont leur rôle s’inscrit dans les objectifs globaux de l’entreprise.

En plus de l’aspect culturel, l’intégration consiste également à fournir aux nouveaux employés les outils et les ressources nécessaires pour accomplir efficacement leur travail. Il s’agit notamment de la formation aux outils informatiques et à toute autre compétence technique nécessaire à leur fonction.

Un autre aspect important de l’intégration est l’établissement de relations. Les nouveaux employés sont présentés à leurs collègues, à leurs supérieurs et à d’autres acteurs clés de l’organisation. Cela leur permet notamment de commencer à nouer des liens. Favoriser les relations dès le début aide les nouveaux employés à se sentir plus à l’aise et plus confiants dans leur nouvel environnement.

Au cours de l’onboarding process des employés, il est essentiel de créer un environnement accueillant pour les nouveaux employés. Pour ce faire, vous pouvez désigner un parrain qui les guidera dans les premiers jours au sein de l’entreprise. Il pourra répondre aux questions des nouveaux employés afin qu’ils se sentent plus à l’aise.

L’onboarding dans un projet

L’intégration d’un projet est le processus qui consiste à intégrer de nouveaux projets ou initiatives dans une infrastructure ou un workflow existant. Il s’agit de définir clairement les objectifs du projet, les rôles et les responsabilités, et de veiller à ce que les canaux de communication et les ressources appropriés soient en place.

Il est essentiel d’intégrer efficacement les nouveaux projets dans le workflow qui existe et de veiller à ce que tous les membres de l’équipe soient sur la même longueur d’onde pour atteindre un objectif commun. Pour ce faire, il convient de créer une roadmap du projet qui décrit les objectifs et les différentes deadline.

Une communication claire des attentes et des résultats attendus est essentielle pour éviter toute confusion ou tout malentendu !

La collaboration entre les membres de l’équipe est également essentielle à l’intégration d’un projet. Il est important d’encourager une communication ouverte et favoriser un environnement collaboratif. Cela peut améliorer la productivité et garantir que tout le monde travaille ensemble à la réussite du projet. Des contrôles réguliers, des réunions d’équipe et des mises à jour sur l’état d’avancement du projet peuvent aider à garantir le succès du projet et à résoudre les problèmes ou les obstacles qui peuvent survenir.

Quels sont les avantages d’un onboarding process ?

Un onboarding process efficace peut présenter de nombreux avantages pour les entreprises. En voici quelques-uns

  • Amélioration de l’adoption et de la satisfaction des clients : L’adoption et la satisfaction des clients sont les principaux avantages d’un onboarding process bien conçu. Lorsque les clients sont guidés dans les premières étapes de l’utilisation d’un produit ou d’un service, ils sont plus susceptibles de comprendre sa valeur et les avantages qu’il peut leur apporter. Il en résulte des taux d’adoption plus élevés et une plus grande satisfaction des clients.
  • Fidélisation des employés et satisfaction professionnelle : La fidélisation des employés et leur satisfaction au travail sont également influencées positivement par un onboarding process complet. Lorsque les nouveaux employés sont bien accueillis, cela augmente leur satisfaction au travail et la probabilité qu’ils restent dans l’entreprise à long terme. Aussi, un onboarding process bien structuré aide les nouveaux employés à devenir plus rapidement productifs.
  • Obtenir de la valeur plus rapidement pour les nouveaux projets : Un autre avantage d’un onboarding efficace est la réduction du délai pour obtenir de la valeur pour les nouveaux projets. En fournissant aux nouveaux clients ou membres de votre équipe les outils, les ressources et les conseils nécessaires, ils peuvent commencer à apporter de la valeur plus rapidement.
  • Amélioration du travail d’équipe et de la collaboration : L’amélioration du travail d’équipe et de la collaboration est favorisée par un onboarding process bien exécuté. Lorsque les nouveaux employés ou membres de l’équipe découvrent la culture, les valeurs et les objectifs de l’entreprise, ils peuvent mieux s’aligner sur les objectifs de l’équipe. Cet alignement favorise une collaboration efficace et un sentiment d’unité parmi les membres de l’équipe. Cela améliore le travail d’équipe et les résultats globaux du projet.
  • Un meilleur alignement sur les objectifs et les valeurs de l’entreprise : Enfin, un onboarding process complet garantit un meilleur alignement sur les objectifs et les valeurs de l’entreprise. En communiquant clairement la mission, la vision et les valeurs de l’entreprise, les nouveaux employés peuvent adhérer plus facilement aux objectifs de l’organisation. Cet alignement renforce le sentiment d’engagement, ce qui contribue en fin de compte à la réussite de l’entreprise.

En conclusion, les avantages de l’onboarding process sont nombreux. De l’amélioration de l’adoption et de la satisfaction des clients à l’augmentation de la fidélisation des employés et de leur satisfaction au travail, les avantages sont clairs. Aussi, il contribue à l’augmentation de la productivité et à l’amélioration du travail d’équipe ainsi qu’à un meilleur alignement sur les objectifs et les valeurs de l’entreprise.

Comment créer un onboarding process efficace ?

Maintenant que nous comprenons l’importance et les différents types d’onboarding, voyons comment concevoir un onboarding process efficace :

  1. Fixez des objectifs clairs : Définissez clairement le but de l’onboarding process.
  2. Personnalisez l’expérience : Adaptez le l’onboarding process aux besoins spécifiques et aux préférences de votre public. Vous pouvez notamment personnaliser les tutoriels, offrir des ressources personnalisées ou désigner des parrains.
  3. Fournissez des ressources complètes : Veillez à ce que les nouvelles personnes ou les nouvelles équipes des projets aient accès à toutes les informations, à tous les supports de formation et à tous les outils nécessaires pour réussir.
  4. Favorisez les échanges : Encouragez les échanges en désignant des parrains, en organisant des activités de team building ou en facilitant la collaboration entre les différents services de l’entreprise.
  5. Sollicitez un feedback et procédez par itération : Recueillez en permanence des retours des personnes qui participent à l’onboarding et apportez des améliorations sur la base de leurs observations. Cela vous permettra d’affiner et d’améliorer votre onboarding process au fil du temps.

Avec ces étapes, vous mettrez dans les meilleures conditions les nouvelles personnes qui intègrent votre entreprise. Vous voulez savoir comment procéder exactement ? Approfondissons chaque étape !

Étape 1 : Fixer des objectifs clairs

Il est essentiel de définir des objectifs clairs pour votre onboarding process. Analysons cette étape plus en détail afin de garantir la clarté et la précision de votre approche.

1. Comprendre le « pourquoi » de l’intégration

Avant de fixer des objectifs spécifiques, prenez du recul pour comprendre l’objectif global de votre onboarding process. S’agit-il de réduire le temps d’apprentissage d’un nouveau logiciel ? S’agit-il de s’assurer que les nouveaux employés comprennent la culture de l’entreprise ? Ou peut-être s’agit-il de s’assurer qu’un nouveau projet s’intègre parfaitement dans les missions en cours.

2. Faites la différence entre les objectifs à court et à long terme

  • Objectifs à court terme: Il s’agit des résultats immédiats que vous attendez aux premiers stades de l’onboarding process. En voici quelques exemples :
    • Acquisition de connaissances: S’assurer que les nouveaux employés comprennent la description de leur poste, les différents process de l’entreprise ou les bases d’un produit ou d’un service.
    • Développement des compétences: S’assurer que les nouveaux utilisateurs peuvent utiliser les principales fonctionnalités d’un logiciel.
    • Intégration: Aider les nouveaux arrivants à s’intégrer dans une équipe et à se familiariser avec leur espace de travail
  • Objectifs à long terme: Ces objectifs sont axés sur des résultats durables qui se manifestent sur de longues périodes. En voici quelques exemples :
    • Fidélisation et loyauté: Le développement d’un sentiment d’appartenance peut réduire le taux de rotation du personnel ou augmenter l’engagement des utilisateurs sur un produit.
    • Développement de compétences : Veiller à ce qu’au fil du temps, les utilisateurs ou les employés puissent exploiter des fonctions avancées ou assumer des responsabilités plus importantes.
    • Assimilation culturelle: S’assurer que les nouveaux employés comprennent et incarnent les valeurs de l’entreprise.

3. Fixez des objectifs SMART

Pour éviter toute ambiguïté, chaque objectif que vous fixez doit être spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et limité dans le temps:

  • Spécifique: Définissez clairement ce que vous voulez atteindre. Au lieu de dire « nous voulons que les employés s’imprègnent de la culture de l’entreprise », visez plutôt « les employés doivent être capables de citer cinq valeurs fondamentales de l’entreprise »
  • Mesurable: Assurez-vous de pouvoir suivre les progrès et mesurer les résultats. Utilisez des outils ou des analyses pour quantifier le succès.
  • Réalisables: Les objectifs doivent être réalistes compte tenu des ressources et du deadline proposées.
  • Pertinents: Alignez les objectifs sur des objectifs plus globaux de l’entreprise et assurez-vous qu’ils offrent une valeur ajoutée.
  • Limités dans le temps: Fixez un calendrier précis pour la réalisation de chaque objectif.

4. Demandez l’avis des parties prenantes concernées

Recueillir les commentaires de différents services et d’équipes peut vous apporter des informations que vous auriez pu négliger.

5. Documenter et communiquer

Une fois que vous avez fixé vos objectifs, documentez-les clairement. Ce document deviendra un point de référence tout au long de l’onboarding process. Il est également essentiel que ces objectifs soient communiqués à toutes les personnes impliquées.

Étape 2 : Personnaliser l’expérience d’onboarding

La personnalisation de l’onboarding est essentielle pour garantir l’engagement des personnes concernées.

Voici une brève description de cette étape :

1. Identifier les besoins uniques

Chaque individu ou groupe a des besoins spécifiques en fonction de son poste, de ses antécédents ou de son profil. Par exemple, l’intégration d’un jeune diplômé peut être différente de celle d’un cadre supérieur.

2. Utilisez la segmentation de l’audience

Classez les personnes ou les projets en segments distincts. Pour un logiciel, il peut s’agir de débutants, d’utilisateurs intermédiaires et d’experts. Pour les employés, vous pouvez segmenter par département, poste ou niveau d’expérience.

3. Adapter le contenu et les ressources

En fonction des segments identifiés, adaptez les ressources. Par exemple, les nouveaux utilisateurs de logiciels apprécieront les tutoriels sur les fonctionnalités basiques. Les utilisateurs expérimentés, quant à eux, rechercheront des informations sur les fonctionnalités avancées.

4. Mettez en place des outils pour les feedback

Utilisez des outils ou des systèmes permettant aux individus de fournir un feedback sur leur expérience d’intégration. Cela permet d’affiner la personnalisation.

5. Contrôler et ajuster en permanence

Examinez régulièrement l’efficacité de ces process personnalisés. Utilisez les résultats des indicateurs ou les feedback pour vous adapter à une expérience personnalisée en constante évolution.

Étape 3 : Fournir des ressources complètes

S’assurer que les nouvelles entités ont accès aux bonnes ressources est essentiel pour réussir. Un pool de ressources complet facilite les transitions et permet de surmonter les difficultés initiales.

Voici comment procéder :

1. Évaluation des besoins

Avant de proposer des nouvelles ressources, il est essentiel d’identifier les besoins. Pour ce faire, il est nécessaire de bien comprendre les défis, les outils ou les problèmatiques des personnes ou des projets en cours d’intégration.

Approche:

  • Consultation: Consultez les chefs de service, les chefs de projet ou même un échantillon du public cible pour comprendre leurs besoins.
  • Examen du retour d’information: Examinez les retours d’expérience ou les évaluations de précédents projets d’intégration pour identifier les domaines qui manquaient de ressources appropriées.

2. Compilation et création de ressources

Une fois les besoins identifiés, l’étape suivante consiste à trouver des ressources existantes ou à en créer de nouvelles pour répondre à ces besoins.

Approche:

  • Diversité: Veillez à ce que les ressources se présentent sous différents formats – vidéos, manuels, webinaires – afin de répondre aux différentes préférences en matière d’apprentissage.
  • Collaboration: Faites équipe avec des experts ou des chefs de service pour garantir l’exactitude et la pertinence des ressources.

3. Accès et organisation

Il ne suffit pas d’avoir des ressources ; elles doivent être facilement accessibles et organisées de manière logique pour le public cible.

Approche:

  • Dépôt centralisé: Utilisez une plateforme numérique ou un intranet où toutes les ressources peuvent être hébergées et accordez des droits d’accès appropriés.
  • Catégorisation: Organisez les ressources en fonction des sujets, des niveaux de compétence ou d’autres catégories pertinentes. Cela permet au public cible de naviguer facilement et de trouver ce dont il a besoin rapidement.

Étape 4 : Favoriser les relations

Favoriser les relations au cours de l’onboarding process est essentiel pour créer un environnement de travail positif et inclusif. En désignant des parrains capables de fournir des conseils et un soutien, vous aiderez les nouveaux employés.

Voici comment entretenir de telles relations :

1. Programmes de parrainage :

Les parrains servent de guides. Ils aident les nouveaux employés à se familiariser avec la culture de l’entreprise et à mieux comprendre leur poste et leur rôle.

Mise en œuvre:

  • Processus de jumelage : Associez les nouveaux employés ou les projets à des professionnels expérimentés en fonction de la similitude des postes, des intérêts ou des compétences.
  • Organisez des réunions : Planifiez des rencontres régulières entre les parrains et les parrainés pour discuter des progrès, répondre aux préoccupations et fournir des conseils.

2. Activités de renforcement de l’esprit d’équipe

Ces activités aident à briser la glace et permettent aux nouveaux membres de faire connaissance avec leurs collègues dans un cadre informel.

Mise en œuvre:

  • Activités diverses: Organisez des événements pour répondre aux différentes préférences.
  • Programmation régulière: Au lieu d’un événement unique, organisez des activités régulières pour renforcer l’esprit d’équipe tout au long des premiers mois d’intégration.

3. Collaboration interservices

Les interactions entre services peuvent permettre aux nouveaux membres de comprendre le fonctionnement de l’entreprise dans sa globalité et créer des liens avec des membres d’autres équipes.

Mise en œuvre:

  • Projets de collaboration: Lancez des projets qui nécessitent la contribution de plusieurs services. Veillez à ce que les nouveaux employés interagissent avec des membres extérieurs à leur équipe principale.
  • Réunions interservices: Organisez des réunions au cours desquelles les services présentent leurs fonctions, ce qui permet aux nouveaux employés de poser des questions et de comprendre le rôle de chacun.

En fait, les relations nouées pendant l’intégration ont des effets à long terme. Non seulement elles aident les nouveaux membres à s’intégrer, mais elles leur insufflent également un sentiment d’appartenance dès le départ.

Étape 5 : Rechercher des feedback

En recherchant activement des feedback, vous vous assurez que l’onboarding process reste efficace et aligné sur les besoins évolutifs de l’organisation.

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Voici comment mettre en œuvre cette étape cruciale :

1. Canaux pour les feedback

La mise en place de canaux accessibles garantit que les personnes qui suivent l’onboarding process peuvent facilement faire part de leurs idées et de leurs expériences.

Mise en œuvre:

  • Enquêtes: Utilisez des outils tels que SurveyMonkey ou Google Forms pour créer des enquêtes post-intégration. Elles doivent être concises mais complètes et couvrir tous les aspects essentiels de l’expérience d’intégration.
  • Soyez ouvert aux commentaires : Encouragez les nouvelles recrues ou les entités intégrées à communiquer directement leurs commentaires, suggestions ou préoccupations aux équipes des ressources humaines ou de gestion de projet.

2. Analyser et identifier les tendances

Une fois le feedback recueilli, le véritable travail consiste à déchiffrer les données afin d’identifier les tendances communes ou les sujets de préoccupation.

Mise en œuvre:

  • Regrouper les données: Rassemblez les feedback qui proviennent de diverses sources sur une plateforme unique pour faciliter l’analyse.
  • Réunions régulières: Organisez des réunions mensuelles ou trimestrielles avec les principales parties prenantes afin d’échanger sur les différents feedback et d’établir des priorités pour les domaines nécessitant une attention particulière.

3. Améliorations itératives

Les feedback n’ont de valeur que s’ils sont pris en compte. L’amélioration continue de l’onboarding process sur la base des informations recueillies garantit son efficacité et sa pertinence.

Mise en œuvre:

  • Plans d’action: Sur la base de l’analyse des feedback, créez une roadmap. Elles doivent contenir les changements à mettre en œuvre dans l’onboarding process.
  • Essais pilotes: Avant de mettre en œuvre des changements importants, testez-les auprès d’un groupe restreint afin de vous assurer de leur efficacité et de recueillir les premières réactions.

En résumé, le feedback n’est pas seulement une question de collecte d’informations, c’est également une question d’action. En sollicitant régulièrement des feedback, en les analysant et en agissant en conséquence, les entreprises s’assurent que l’onboarding process reste en phase avec leurs objectifs et les besoins des personnes qu’elles intègrent.

Pour conclure sur l’onboarding process

En conclusion, un onboarding process bien conçu est essentiel pour les entreprises qui cherchent à créer une première impression positive et à maximiser le succès et la satisfaction à long terme.

Qu’il s’agisse de l’intégration des clients, des employés ou des projets, il est essentiel d’adapter le processus aux besoins spécifiques et de fournir des ressources complètes aux différentes parties prenantes.

Enfin, en mettant en œuvre un onboarding process efficace et en l’adaptant en permanence en fonction des différents feedback, les entreprises peuvent améliorer la satisfaction de leurs clients et de leurs employés, accroître leur productivité et obtenir de meilleurs résultats dans le cadre de leurs projets.