Comment rédiger un bon mail de prospection en emailing ?

La prospection par email est devenu le remplaçant incontournable de la prospection téléphonique. C’est une méthode d’outreach acceptée et pratiquée largement : 32 % des prospects BtoB déclarent même “aimer” recevoir des mails (Hubspot, 2020).

Pour autant, la mise en place d’un scénario de prospection par email est loin d’être simple. En ratant cette porte d’entrée et en vous privant des bons outils, vous accumulerez un sérieux retard sur votre concurrence.

Qu’est-ce qu’un bon mail de prospection ? Comment le rédiger comme un professionnel ? À quel moment envoyer vos campagnes d’emailing BtoB ?

Dans ce guide de l’emailing, on vous livre tous nos trucs et astuces, des exemples et des templates pour vous aider à mettre au point une stratégie de mailing BtoB imbattable.

Chapitre 1

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Qu’est-ce qu’un mail de prospection ?

Dans ce premier chapitre, on va vous parler de l’email de prospection en vous donnant sa définition complète et ses principaux cas d’usages. En effet, les mails de prospection sont la base pour le commercial d’aujourd’hui en BtoB !

Par définition, un mail de prospection est une approche email envoyée à un lead et qui rentre dans le contexte de vente d’un produit ou d’un service. 

L’emailing peut s’adresser à des listes établies, ou bien être utilisé dans le cadre d’une action de prospection manuelle ou automatisée.

L’objectif étant avant tout que ce dernier vous réponde pour entamer une conversation menant à une conversion. 

C’est le socle de toute campagne de prospection BtoB. C’est par lui que passera une grande partie de votre stratégie de lead generation. 

Il existe deux approches du mailing BtoB : une plus ancienne, une plus moderne.

Qu’importe la méthode, c’est bien votre copywriting qu’il faudra soigner pour améliorer vos performances !

Comment créer une stratégie de copywriting?

Nous avons écrit un article sur la façon de créer une stratégie de copywriting convaincante pour booster vos ventes ! N'hésitez pas à le consulter !

Apprenez à créer votre stratégie de copywriting!

La définition old-school d’un mail de prospection

Elle consiste à envoyer un mail générique, impersonnel, à une vaste base de données. On y privilégie le volume plutôt que la qualité. C’est le propre du cold mailing, aussi appelé cold outreach.

Si cette méthode fonctionnait à merveille dans les années 2000, ce n’est plus le cas aujourd’hui. 

Le taux d’ouverture est faible (< 15%), au même titre que les résultats effectifs (taux de réponses < 1%). C’est une méthode que vos clients potentiels qualifieront d’intrusive, voire de pur spam. 

Quand on sait que seulement 24% des emails de prospection sont ouverts, il y a de quoi se poser des questions sur l’efficacité de cette méthode.

Aujourd’hui, les experts du growth marketing (et c’est également notre avis chez LaGrowthMachine) s’accordent tous sur un point : il est nécessaire de bien segmenter et de personnaliser son approche pour avoir de bien meilleurs résultats.

Au-delà du manque de personalisation, cette méthode ne prend pas en compte l’aspect technique de la prospection. (Préparer sa boite email pour avoir un taux d’ouverture supérieur à 80% et ne jamais atterir dans les spams par exemple).

La définition moderne d’un mail de prospection

Aujourd’hui, une prospection par email efficace préviligie la qualité à la quantité et prend en compte 3 paramètres essentiels pour s’assurer d’avoir les meilleurs performances :

1. La segmentation : 50% du travail se fait avant d’envoyer l’email en choisissant précisement les bonnes entreprises à contacter et quels sont les décisionnaires.
2. Le copywriting : Utiliser le prénom de votre prospect n’est plus suffisant. Vous devez personnaliser votre approche au maximum pour créer une vraie relation entre vous et votre prospect.
3. La technique : Enfin le dernier paramêtre est de s’assurer que vos emails iront dans la boite de réception et non dans les spams. Enrichir ses prospects pour récupérer des emails vérifiés et valides.

Chapitre 2

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Quels sont les types d’emails de prospection ?

Dans ce second chapitre, on vous donne tous les sous-types de mails de prospection qui existent. L’idée pour vous est de bien comprendre comment et à quel moment utiliser chacun d’entre eux, notamment en se référant au sales funnel !

De nos jours, l’emailing B2B prend de multiples formes. Chacune est adaptée à un moment précis de votre plan de prospection.

Si vous ne savez pas ce qu’est un plan de prospection, c’est le moment d’aller consulter notre blog et plus particulièrement notre guide sur la prospection commerciale en btob.

Détaillons ensemble leurs différentes caractéristiques.

• Le mail d’introduction : il est capital dans votre stratégie d’acquisition, puisque c’est le premier email que vous enverrez à votre lead (pour améliorer votre délivrabilité, découvrez notre guide sur l’Email SPF). Il doit être bref, concis et accrocher immédiatement l’intérêt de votre client potentiel. Vous pouvez par exemple lui proposer de résoudre son problème ou lui adresser une critique constructive (prenez des pincettes, personne n’aime être agressé par un total inconnu). Mais surtout votre mail doit être personnalisé !
  
• Le mail de relance : vous avez envoyé un mail d’introduction sans avoir de retours ? Le message de relance – ou follow up email comme on dit dans le jargon – est votre allié de choix. Il vous servira à recontextualiser votre offre, tout en les incitant à passer à l’action. Il doit être intégré à une séquence de prospection complète pour avoir de meilleurs résultats et doit toujours contenir un call to action. 
  
• Le mail de closing : Il s’agit ici de votre dernier mail de relance si vous n’avez toujours pas eu de réponses de la part de votre prospect. Ici nous sommes toujours dans un contexte de prise de contact. Inutile de mettre un lien vers votre produit dans ce mail…
  L’objectif ici est de donner une bonne raison à votre interlocuteur de vous répondre. Comment pouvez-vous lui apporter de la valeur ? Un exemple serait de proposer un audit gratuit ou encore un essai gratuit.

Chacun de ces mails n’a pas énornément de valeur tout seul. C’est uniquement lorsque vous combinez ces 3 types d’emails dans une séquence de prospection que vous déployez toute la puissance du démarchage par email.

LaGrowthMachine vous permet de créer tous ces types de mails à l’avance et de les programmer à différentes étapes de votre campagne de prospection.

Dans cette campagne, vous pouvez programmer un mail de premier contact professionnel suivi de deux relances. Si la personne répond à n’importe lequel de ces messages, la campagne s’arrête et vous pourrez répondre en manuelle, jusqu’à closer votre deal.

Maintenant que vous connaissez une grande partie des différents emails de prospection à utiliser, passons à la pratique.

Chapitre 3

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Comment rédiger un bon email de prospection ?

Dans cette troisième partie, nous aimerions vous partager nos trucs et astuces pour vous permettre de bien rédiger vos emails de prospection. Copywriting, fond, forme, … nous allons passer en revue tous ces éléments pour vous aider à y voir plus clair !

Pour rédiger un bon email de prospection, il est indispensable d’y consacrer du temps. Il vous demandera des efforts de rédaction et de scénarisation. Voici quelques conseils qui pourront vous aider à booster le taux d’ouverture de vos emails (opening rate) :

Soignez l’objet de votre mail

Un lead décidera en une poignée de secondes si votre mail est digne d’intérêt. C’est pour cela que vous devez impérativement soigner votre objet de mail. C’est la première chose que votre client potentiel lira.

LaGrowthMachine vous accompagne lors de la rédaction de vos mails de prospection en vous donnant des conseils quant au copywriting.

Vous pouvez d’ailleurs demander à ce que notre support revoit votre campagne ou votre copywriting en cas de doute, avant de la lancer !

Voici quelques règles à suivre pour accrocher son regard :

• Privilégiez un format court : la longueur idéale d’un objet de mail se situe autour de 50 caractères. En plus de vous aider à être percutant. D’ailleurs nous avons remarqué chez les clients de LaGrowthMachine que parfois les objets d’email sont ceux avec un seul mot !

• Placez les mots les plus importants dès le début du mail : ce serait dommage que le webmail de votre prospect tronque l’information la plus importante. Quant à vos lecteurs qui reçoivent des dizaines, voire des centaines de messages par jour, ils ont pris l’habitude de lire en lecture rapide.

• Évitez les caractères spéciaux et les majuscules : c’est important pour la lisibilité, mais aussi pour éviter de froisser les webmails. 

• Démarquez-vous par des émojis, sans forcer : vous ne tenez pas un Skyblog, mais rien ne vous empêche d’avoir recours aux émoticônes pour ressortir dans la boîte mail de vos prospects. Attention à choisir le bon emoji, au bon moment. Ils ne sont pas tous reconnus par les webmails. Assurez-vous de vérifier ce point en amont.

• Personnalisez votre objet de mail : c’est une méthode de plus en plus utilisée. Ce hack tout simple permet de gagner jusqu’à 50 % de taux d’ouverture de votre mail. Vous pouvez par exemple ajouter un prénom, un nom, le nom de la société…

Soignez la phrase d’accroche de votre mail

Comme pour l’objet, la phrase d’accroche fait partie des premiers niveaux de lecture de votre cible. 

Sans accroche percutante et pertinente, il y a fort à parier que votre prospect n’ira pas plus loin.

Avec LaGrowthMachine, vous pouvez éditer très simplement votre phrase d’accroche en fonction du mail que vous avez prévu. S’il s’agit d’une relance par exemple, le mail devrait être très court et rappelez directement que vous lui avez déjà écrit précédemment.

Quelques conseils pour optimiser au maximum votre accroche : 

• Donnez du contexte : pourquoi vous contactez votre cible?
• Mettez-vous dans la peau de votre cible : jouez sur ses besoins, ses craintes ou ses envies
• Vulgarisez le plus possible (sauf si vous vous adressez avec certitude à un expert)
• Soyez concis, plus personne n’a le temps de lire des pavés

Rédigez votre mail comme un vrai copywriter

Pour être sûr de capter l’attention de votre destinataire jusqu’au bout, autant utiliser des méthodes de professionnels du copywriting comme l’AIDA.

La méthode AIDA ( Attention (ou Awareness), Interest, Desire, Action) est l’une des plus efficaces. Elle se décompose de la manière suivante :

1. La phase d’attention : c’est ce que nous avons vu ensemble sur l’accroche.
2. La phase d’intérêt : c’est ici que vous devez vous focaliser sur les besoins de votre audience. En étant concis, vous identifiez ses points de friction. Vous pouvez au choix le rassurer en expliquant que c’est une problématique classique… ou jouer sur ses craintes en lui expliquant pourquoi son entreprise est vouée à l’échec sans la solution adaptée. À vous de choisir entre ange ou démon. 
3. La phase de désir : c’est simple, vous devez lui démontrer pourquoi vous êtes faits pour vous entendre. En clair, vous savez comment guérir tous ses maux grâce une stratégie rodée. Démontrez votre efficacité à grands renforts de cas pratiques, de statistiques… Plus que de vous faire mousser, il s’agit surtout de lui faire comprendre que vous avez ciblé ses problématiques et que vous êtes en mesure d’y remédier.
4. La phase d’action : c’est à ce moment que vous l’incitez à résoudre son problème en le redirigeant vers votre site ou blog, une prise de rendez-vous, un appel téléphonique…

Soyez humains

Vous auriez envie de répondre à quelqu’un qui vous parle comme un robot ? 

Ajoutez un peu de chaleur à vos mails. N’hésitez pas à afficher un enthousiasme communicatif ou à faire preuve d’empathie.

Optez pour du texte, plutôt que de l’image

Une image vaut mille mots… certes, à condition de passer le radar des webmails.

En ajoutant des JPG, MP4 ou PDF dans vos mails, vous alourdissez considérablement leur taille.

Vous pourriez alors être directement catégorisés comme spammeurs et ruiner votre indice de délivrabilité durement acquis.

N’oubliez pas d’ajouter un CTA

Que ce soit un lien cliquable ou une proposition de rendez-vous, essayez d’inciter à l’action à travers vos actions de prospection, à des fins marketing ou sales !

Maintenant, vous savez tout ce qu’il faut faire pour rédiger un email de prospection dans les règles de l’art. Pour autant, tous ces efforts ne servent à rien si vous l’envoyez au mauvais moment.

Chapitre 4

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Quand envoyer ses mails de prospection ?

Dans ce quatrième chapitre, nous allons aborder la question du timing pour envoyer vos emails de prospection. En effet, si le fond et la forme de votre mail sont importants, le moment que vous allez choisir pour l’envoyer l’est tout autant.

Soyons clairs, il n’y a pas de règle magique en matière de dates et d’heures de prospection emailing.

C’est pour cela qu’il est primordial de savoir à qui vous vous adressez : d’où viennent vos leads ? Avez-vous hérité d’une liste via un CRM ou une quelconque action marketing ?

C’est encore plus vrai si vous souhaitez démarcher des contacts à l’étranger : un entrepreneur New-Yorkais n’aura sans doute pas le même rythme qu’un freelance Français.

C’est une règle également applicable selon la profession, le niveau hiérarchique… Un patron d’entreprise ne consulte que rarement ses mails, à l’inverse d’un.e assitant.e de direction. D’où l’importance de bien segmenter votre cible au préalable !

Toutefois, quelques tendances se dégagent sur les jours optimaux :

• En semaine, les meilleurs taux d’ouverture sont constatés le mardi ou le jeudi. 
• Les pires taux d‘ouverture en semaine sont recensés le lundi ou le vendredi. 
• On évite les mails de prospection le week-end, pour des raisons évidentes. Dans des cas très précis, cela peut fonctionner (plutôt pour de la prospection Linkedin). Plus la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle s’amincit, plus la donne risque de changer.

Quant aux horaires, il suffit de se fier à sa logique :

• Les emails sont plus facilement ouverts aux heures de pause. Pensez à votre trajet dans le métro, vos pauses cigarette, la fatigue de milieu d’après-midi, le trajet de retour… puis tentez de définir le comportement de votre persona. 
• En BtoB, le taux d’ouverture de 8 h à 10 h peut même grimper jusqu’à 39 %.
• Les utilisateurs mobiles ont de plus en plus tendance à consommer leurs mails à toute heure. Cela peut être tôt le matin, avant de se lever. Ou tard le soir, avant d’aller se coucher. Près d’un tiers des clics (32%) sont enregistrés de 22h à 00 h.

LaGrowthMachine vous permet de paramétrer les heures d’envoi de vos emails. Ainsi, vous vous assurez de ne prospecter qu’aux horaires où vos leads seront les plus susceptibles de recevoir, consulter et répondre à vos mails de prospection !

Dorénavant, vous savez comment rédiger un mail et à quelle heure l’envoyer. Si vous avez besoin d’un petit push pour vous lancer, nul doute que les exemples et templates de mails présentés juste après vont vous aider. 

Chapitre 5

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Exemples de mails de prospection

Dans cette cinquième partie, on vous donne des exemples et des templates gratuits de mails de prospection que vous pouvez utiliser, reprendre et adapter à outrance pour tous vos besoins de conversion.

Avant de passer à la pratique, voici quelques exemples concrets qui pourront vous aider à vous lancer.

Le mail d’intro avec conseil d’expert

On l’a vu ensemble plus haut, c’est votre premier contact avec le prospect. Vous pouvez y aller franchement, en proposant directement à votre destinataire une solution qui colle à ses besoins… Ou plus subtilement, comme ici :

La relance concise

Pas de nouvelles, bonnes nouvelles ? Pas forcément. Rappelez-vous au bon souvenir d’Arthur en étant un peu plus direct.

Cette fois, proposez directement un rendez-vous en visio, court mais rempli d’infos pratiques qui le convaincront que vous êtes l’interlocuteur idéal. 

Le mail de conversion

Vous avez réussi à convaincre Arthur de vous accorder un rendez-vous physique pour une démo de votre outil. Tout s’est bien passé, à vous d’abattre votre dernière carte  :

Allez, on vous mâche encore un peu le travail en vous proposant juste après des templates à réutiliser. N’oubliez pas de les personnaliser pour en décupler l’efficacité.

Template de mails de prospection

Pour vous guider au mieux, voici un template personnalisable pour un mail d’introduction BtoB. Vous pouvez copiez coller ce modèle directement dans votre éditeur de mail, et l’adapter au besoin !

Ensuite, à vous de concevoir votre scénario de mails en alternant entre les types de contenus et les canaux de prospection.

Si vous doutez encore de la meilleure façon d’optimiser rapidement vos résultats, LaGrowthMachine est là pour vous aider et vous proposer des modèles d’emails qui ont fait leur preuve !

Chapitre 6

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Les campagnes d’emailing automatisées grâce à LaGrowthMachine

Dans ce dernier chapitre, nous aimerions vous parler de LaGrowthMachine, notre logiciel de prospection automatisé, qui vous permet de programmer à l’avance des séquences d’emails pour vos leads. On vous accompagne autant sur la partie programmation et compréhension de l’outil que sur le copywriting de vos campagnes !

Comme on vous le disait plus haut, tout se joue sur votre capacité à établir un scénario de mailing. Grâce à LaGrowthMachine, vous pouvez automatiser votre prospection en un clin d’œil.

Après avoir segmenté et enrichi automatiquement vos contacts sur notre plateforme, place à la conception des mails : demandez de l’aide à nos experts pour la rédaction ou mettez directement les mains dans le cambouis !

Avec notre solution, vous pouvez choisir d’envoyer des messages sur différents canaux web (Emails, évidemment, mais aussi Twitter et LinkedIn).

Voyez plutôt les performances de l’une de séquences LinkedIn + Email :

Avec cette campagne, plus de 1 lead sur 2 a donné réponse à nos messages, tous canaux confondus !

Tout d’abord, importez des listes de leads depuis votre CRM ou LinkedIn. Ensuite, soignez votre stratégie en prévoyant des mails de relance, des prises de rendez-vous ou tout autre contenu qui vous semblera pertinent. Vous pouvez également (et on vous y encourage fortement) AB/Tester les scénarios de prospection les plus efficace. Enfin, vous n’avez plus qu’à analyser puis à itérer votre campagne.

Même si le mailing reste l’un des outils préférés des marketeurs, nous soutiendrons toujours l’importance de l’approche multicanale, qui a largement fait ses preuves : en plus d’économiser 40 % de votre routine journalière, que vous consacrerez à d’autres tâches, votre taux de réponse sera multiplié par 3,5X, VS. une stratégie de prospection d’outreach classique.