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A comunicação por e-mail continua sendo um pilar fundamental para o alcance e marketing empresarial. No entanto, a eficácia de uma campanha de e-mail não se resume apenas a criar a mensagem perfeita; trata-se também de garantir que seus e-mails cheguem aos destinatários pretendidos.
Com o grande volume de e-mails enviados diariamente, como garantir que seus e-mails não acabem na pasta de spam ou, pior, não sejam entregues?
É aqui que entra o conceito de entregabilidade de e-mail.
- Por que a entregabilidade de e-mail é crucial?
- Que passos as empresas podem tomar para melhorar suas taxas de entregabilidade de e-mail?
- E como esses passos podem impactar o sucesso geral de uma campanha de e-mail?
Neste artigo, mergulharemos no mundo da entregabilidade de e-mail, explorando sua importância, os desafios enfrentados e fornecendo um guia para configurar um sistema eficaz de entregabilidade de e-mail.
📨 Vamos lá!
O que é entregabilidade de e-mail?
Entregabilidade de e-mail refere-se à capacidade de uma mensagem de e-mail de chegar com sucesso à caixa de entrada principal do destinatário. Não se trata apenas de enviar um e-mail; trata-se de garantir que o e-mail seja aceito e colocado corretamente pelo Provedor de Serviços de Internet (ISP).
Para entender melhor isso, considere a jornada de um e-mail. Uma vez enviado, ele não vai diretamente para a caixa de entrada do destinatário. Ele passa por filtros e verificações estabelecidos pelos ISPs para prevenir spam, phishing e outras atividades maliciosas.
Esses filtros avaliam vários fatores, desde a reputação do remetente até o conteúdo do próprio e-mail.
Mas por que tanta fiscalização? 🤔
Com o aumento das ameaças cibernéticas e do volume diário de e-mails, os ISPs implementaram medidas rigorosas para proteger seus usuários. Como resultado, empresas e profissionais de marketing precisam ser mais estratégicos e informados sobre suas práticas de e-mail para garantir que suas mensagens cheguem ao público-alvo.
Pense na entregabilidade de e-mail como uma série de pontos de verificação para uma representação visual. O e-mail é avaliado em cada ponto e, se passar em todos os testes, chega à caixa de entrada principal. Caso contrário, pode acabar na pasta de spam ou não ser entregue.
Por que a entregabilidade de e-mail é importante?
O e-mail é uma ferramenta de comunicação fundamental para empresas, tornando sua entrega bem-sucedida vital.
Veja por quê:
- Reputação: A entrega consistente na caixa de entrada principal gera confiança. E-mails no spam prejudicam a imagem da sua marca.
- ROI: A entregabilidade eficaz garante que o tempo e os recursos gastos em campanhas de e-mail não sejam desperdiçados.
- Engajamento: A entregabilidade afeta como os clientes interagem com newsletters ou anúncios.
- Regulamentos: Em algumas regiões, o não cumprimento dos regulamentos de e-mail pode levar a penalidades.
- Competitividade: Uma entregabilidade superior pode oferecer uma vantagem competitiva em mercados saturados.
A entregabilidade de e-mail não é apenas técnica; é central para a estratégia de comunicação de uma empresa, influenciando o sucesso da campanha e a confiança do cliente.
Como configurar uma entregabilidade de e-mail eficaz
Configurar uma entregabilidade de e-mail robusta envolve passos estratégicos para garantir que seus e-mails naveguem pelos filtros e cheguem às caixas de entrada pretendidas. Aqui está um guia detalhado:
- Compra de um domínio:
Usar um domínio semelhante ao seu principal pode ajudar a separar diferentes tipos de comunicações por e-mail e reduzir o risco de manchar a reputação do seu domínio principal.
Dica de Especialista 🧠
Vários serviços de domínio oferecem a opção de comprar novos domínios. Você pode manter seu provedor existente ou explorar alternativas como GoDaddy, Google Domains ou Namecheap.
Para aprimorar a experiência do usuário, considere direcionar esses novos domínios para seu site principal para que os visitantes possam verificar sua existência. Como referência, GoDaddy, Google Domains e Namecheap têm diretrizes específicas para isso.
Lembre-se: O objetivo final é reassegurar seu prospect, portanto, se seu domínio principal for [email protected], você pode usar um domínio semelhante como [email protected] para campanhas de prospecção. Tente ser original com algo relacionado ao seu público-alvo.
- Vinculação do seu domínio ao seu Provedor de E-mail (ESP):
Seu ESP (Provedor de Serviços de E-mail) faz a ponte entre suas campanhas de e-mail e os destinatários. Vincular seu domínio garante que os e-mails sejam enviados de uma fonte reconhecida.
Todos sabemos que os dois principais provedores são o Google Workspace e o Office 365 (Outlook Exchange). Após a compra do domínio, siga as instruções do provedor para vinculá-lo.
Observe que a vinculação do domínio pode levar até 72 horas!
Dica de Especialista 🧠
Não há uma escolha perfeita entre Google e Microsoft, mas preferimos o Google, pois achamos que é fácil(-er) de usar.
Você pode escolher vários formatos – sinta-se à vontade para usar o mais apropriado para você:
- Autenticação:
A autenticação de e-mail é crucial para provar aos ISPs que seus e-mails são legítimos e não tentativas de spam ou phishing.
Para melhorar sua entregabilidade, existem alguns parâmetros que você precisa configurar: registros SPF, DKIM e DMARC.
Dica de Especialista 🧠
Se você quiser testar a entregabilidade de um domínio, pode usar uma ferramenta chamada mail-tester para realizar uma auditoria. Você precisa enviar um e-mail para o endereço fornecido pelo site e atualizar a página.
Como configurar suas Configurações de DNS
Vamos continuar com como configurar os registros SPF, DKIM e DMARC.
Se você quiser economizar o incômodo de fazer isso manualmente, temos uma solução simples para você: deixe-nos cuidar disso!
1. SPF (Sender Policy Framework):
SPF é um método de autenticação de e-mail que detecta e bloqueia a falsificação de e-mail.
Ele permite que o proprietário do domínio especifique quais servidores de e-mail têm permissão para enviar e-mails em nome de seu domínio.
Passos de Configuração:
- Passo 1 – Crie um Registro SPF: Este é um registro TXT no DNS do seu domínio.
- Passo 2 – Especifique Servidores Permitidos: No registro SPF, liste os endereços IP ou domínios dos servidores que têm permissão para enviar e-mails para o seu domínio.
- Passo 3 – Especifique a Política: Isso pode ser:
- all: Apenas os servidores listados no registro SPF podem enviar e-mails.
- ~all: Falha suave; e-mails de servidores não listados no registro SPF podem ser entregues, mas marcados.
- +all: Permite que todos os servidores enviem e-mails (não recomendado).
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Escrevemos um ótimo guia sobre se você deve ativar o e-mail catch-all, onde você encontrará todas as respostas que precisa com muito mais detalhes.
- Passo 4 – Verificação pelo Servidor de Recebimento: O servidor de recebimento verificará o registro SPF para garantir que o e-mail venha de um servidor autorizado.
Dica de Especialista 🧠
Você pode seguir este guia para configurar o SPF. É simples: tudo o que você precisa fazer é adicionar um registro TXT em suas configurações avançadas de DNS.
2. DKIM (DomainKeys Identified Mail):
DKIM é outro método de autenticação que permite ao receptor verificar se um e-mail foi de fato enviado e autorizado pelo proprietário desse domínio. Você faz isso simplesmente dando ao e-mail uma assinatura digital.
Passos de Configuração:
- Passo 1 – Gere uma Chave DKIM: Isso geralmente envolve a criação de um par de chaves pública-privada.
- Passo 2 – Publique a Chave Pública: A chave pública é adicionada aos registros DNS do seu domínio como um registro TXT.
- Passo 3 – Assine E-mails com a Chave Privada: Ao enviar um e-mail, seu servidor de e-mail assinará o e-mail com a chave privada.
- Passo 4 – Verificação pelo Servidor de Recebimento: O servidor de recebimento usará a chave pública (do registro DNS) para verificar a assinatura do e-mail.
Dica de Especialista 🧠
Você pode seguir este guia para configurar o DKIM. Isso também é bastante simples: tudo o que você precisa fazer é adicionar outro registro TXT em suas configurações avançadas de DNS.
3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):
DMARC se baseia em SPF e DKIM. Ele permite que o remetente especifique como o receptor deve lidar com e-mails que falham nas verificações SPF ou DKIM. Ele também fornece uma maneira para o receptor relatar ao remetente sobre e-mails que passam e/ou falham na avaliação DMARC.
Passos de Configuração:
- Passo 1 – Verifique SPF e DKIM: Certifique-se de ter SPF e DKIM configurados corretamente.
- Passo 2 – Crie um Registro DMARC: Este registro TXT é adicionado ao DNS do seu domínio. Ele especifica a política DMARC para seu domínio.
- Passo 3 – Especifique a Política: A política pode ser:
- none: Não tome nenhuma ação específica; apenas colete feedback.
- quarantine: Coloque e-mails suspeitos na pasta de spam/lixo eletrônico.
- reject: Rejeite e-mails suspeitos imediatamente.
- Passo 4 – Receba Relatórios: DMARC permite que os proprietários de domínio recebam relatórios dos ISPs sobre o status de autenticação dos e-mails enviados de seu domínio.
Dica de Especialista 🧠
Você pode seguir este guia para configurar o DMARC.
Este é o último registro TXT que você adicionará em suas configurações avançadas de DNS.
Se você quiser testar se seu registro está configurado corretamente, tudo o que você precisa fazer é enviar um e-mail através do mail-tester do seu novo domínio e atualizar a página.
4. Aquecimento de E-mail:
Quando um novo domínio é usado para enviar vários e-mails de uma vez, os ISPs percebem rapidamente e ativam seus filtros de spam.
É aqui que o aquecimento de e-mail entra em jogo. O aquecimento de e-mail envolve o aumento gradual do número de e-mails enviados para estabelecer uma reputação positiva de remetente ao longo do tempo.
Dica de Especialista 🧠
Você pode usar ferramentas como MailReach para aumentar gradualmente o número de e-mails enviados diariamente.
Comece com um volume baixo e aumente ao longo de semanas. A ideia geral é “humanizar” a frequência de envio de e-mails para não acionar filtros de spam.
Entramos em detalhes sobre isso em nosso artigo sobre entregabilidade de campanhas — certifique-se de conferir!
5. Monitore a Reputação:
Um dos fatores-chave na entregabilidade de e-mail é a sua reputação de remetente!
Pense nisso como uma pontuação que avalia quão confiáveis e dignos de confiança são seus e-mails. Ela leva em consideração vários fatores, como sua taxa de rejeição, reclamações de spam, níveis de engajamento e há quanto tempo você tem seu domínio. Basicamente, tudo o que falamos até agora. 😅
Uma reputação de remetente forte é seu passe para ficar fora das listas negras e filtros de spam dos ISPs, e aumenta suas chances de chegar diretamente às caixas de entrada de seus destinatários.
Dica de Especialista 🧠
Para ficar de olho na sua reputação, você pode usar ferramentas úteis como Sender Score, a Ferramenta Postmaster do Google ou o SNDS da Microsoft. Essas ferramentas fornecem feedback e insights valiosos sobre como aprimorar sua entregabilidade de e-mail e evitar problemas comuns.
Bônus: Use Rotação de Caixa de Entrada
Uma das estratégias mais eficazes para aumentar sua entregabilidade de e-mail é a rotação de caixa de entrada.
Essa técnica melhora a entregabilidade espalhando seus envios por vários endereços de e-mail em vez de depender de apenas um. Ela reduz a carga em uma única caixa de entrada, diminui o risco de atingir filtros de spam e ajuda a construir uma reputação sólida de remetente.
Com a Rotação de Caixa de Entrada da La Growth Machine, tudo o que você precisa fazer é adicionar vários endereços a uma única identidade e selecioná-los ao criar sua campanha. Os e-mails serão enviados em rotação, tornando seu alcance mais natural e eficiente.
Essa abordagem complementa perfeitamente protocolos de autenticação de e-mail como SPF, DKIM e DMARC, que garantem a integridade e a legitimidade de suas mensagens. Ao combinar a Rotação de Caixa de Entrada com esses protocolos, você maximiza suas chances de chegar à caixa de entrada e fortalece a confiança que os provedores de e-mail têm em seus envios.
Dica de Especialista 🧠
A rotação de caixa de entrada não se trata de enviar mais e-mails — trata-se de enviá-los melhor, distribuindo-os para aumentar a entregabilidade.
Na La Growth Machine, não acreditamos em e-mail em massa. É ineficaz e muitas vezes faz mais mal do que bem. Em vez disso, focamos em segmentação precisa e mensagens altamente direcionadas.
Ao priorizar a qualidade sobre a quantidade, seus e-mails têm muito mais chances de chegar à pessoa certa — e gerar respostas relevantes e significativas.
Considerações Finais
Em resumo, a entregabilidade de e-mail é vital para uma comunicação empresarial eficaz. Ela depende dos métodos de autenticação mencionados:
- SPF
- DKIM
- DMARC
As configurações são essenciais para garantir a autenticidade e a confiabilidade do e-mail. Embora não garantam diretamente a entrega na caixa de entrada, elas contribuem significativamente para construir confiança com os ISPs.
Implementar os passos descritos ao longo do artigo e monitorar a reputação do remetente aumentará suas chances de sucesso nas campanhas de e-mail.
Além disso, usar a Rotação de Caixa de Entrada ajuda a espalhar seus envios e otimizar ainda mais sua entregabilidade, mantendo-se fora do radar dos filtros de spam.
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