Inhaltsverzeichnis
Die E-Mail-Kommunikation ist nach wie vor ein Eckpfeiler der Geschäftskommunikation und des Marketings. Die Effektivität einer E-Mail-Kampagne hängt jedoch nicht nur von der Gestaltung der perfekten Nachricht ab, sondern auch davon, dass Ihre E-Mails die gewünschten Empfänger erreichen (und hier kommen DKIM, DMARC und SPF ins Spiel).
Wie kann man bei der riesigen Anzahl von E-Mails, die täglich verschickt werden, sicherstellen, dass die E-Mails nicht im Spam-Ordner landen oder, schlimmer noch, nicht zugestellt werden?
An dieser Stelle kommt das Konzept der Zustellbarkeit von E-Mails ins Spiel.
- Warum ist die Zustellbarkeit von E-Mails so wichtig?
- Welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um die Zustellbarkeit ihrer E-Mails zu verbessern?
- Und wie können sich diese Schritte auf den Gesamterfolg einer E-Mail-Kampagne auswirken?
In diesem Artikel tauchen wir tief in die Welt der E-Mail-Zustellbarkeit ein, untersuchen ihre Bedeutung und die damit verbundenen Herausforderungen und bieten eine schrittweise Anleitung zur Einrichtung eines effektiven E-Mail-Zustellbarkeitssystems.
📨 Lassen Sie uns eintauchen!
Was ist die Zustellbarkeit von E-Mails?
Die Zustellbarkeit von E-Mails bezieht sich im Wesentlichen auf die Fähigkeit einer E-Mail-Nachricht, erfolgreich im primären Posteingang des Empfängers zu landen. Es geht nicht nur darum, eine E-Mail zu versenden, sondern auch sicherzustellen, dass die E-Mail vom Internet Service Provider (ISP) akzeptiert und korrekt platziert wird.
Um dies besser zu verstehen, betrachten Sie den Weg einer E-Mail. Sobald sie versendet wurde, landet sie nicht direkt im Posteingang des Empfängers. Sie durchläuft verschiedene Filter und Prüfungen, die von ISPs eingerichtet wurden, um Spam, Phishing und andere bösartige Aktivitäten zu verhindern.
Diese Filter bewerten verschiedene Faktoren, vom Ruf des Absenders bis hin zum Inhalt der E-Mail selbst.
Aber warum ist es so wichtig? 🤔
Mit der Zunahme von Cyber-Bedrohungen und täglichen E-Mails haben die Internetanbieter strenge Maßnahmen zum Schutz ihrer Nutzer eingeführt. Infolgedessen müssen Unternehmen und Marketingfachleute ihre E-Mail-Praktiken strategischer und informierter gestalten, um sicherzustellen, dass ihre Botschaften die gewünschte Zielgruppe erreichen.
Stellen Sie sich die Zustellbarkeit von E-Mails als eine Reihe von Kontrollpunkten vor, um eine visuelle Darstellung zu erhalten. Die E-Mail wird an jedem Punkt bewertet, und wenn sie alle Tests besteht, erreicht sie den primären Posteingang. Andernfalls landet sie möglicherweise im Spam-Ordner oder wird nicht zugestellt.
Warum ist die Zustellbarkeit von E-Mails wichtig?
E-Mails sind ein zentrales Kommunikationsmittel für Unternehmen, weshalb ihre erfolgreiche Zustellung von entscheidender Bedeutung ist.
Hier ist der Grund dafür:
- Reputation: Eine konsistente Zustellung an den primären Posteingang fördert das Vertrauen. E-Mails im Spam schaden dem Image Ihrer Marke.
- ROI: Eine effektive Zustellbarkeit stellt sicher, dass die Zeit und die Ressourcen, die für E-Mail-Kampagnen aufgewendet werden, nicht vergeudet werden.
- Engagement: Die Zustellbarkeit wirkt sich darauf aus, wie Kunden mit Newslettern oder Ankündigungen umgehen.
- Vorschriften: In einigen Regionen kann die Nichteinhaltung von E-Mail-Vorschriften Strafen nach sich ziehen.
- Konkurrenzfähigkeit: Eine überragende Zustellbarkeit kann in gesättigten Märkten einen Wettbewerbsvorteil darstellen.
Im Grunde ist die Zustellbarkeit von E-Mails nicht nur eine technische Frage, sondern ein zentrales Element der Kommunikationsstrategie eines Unternehmens, das den Erfolg einer Kampagne und das Vertrauen der Kunden beeinflusst.
Wie richtet man eine effektive E-Mail-Zustellbarkeit ein?
Die Einrichtung einer robusten E-Mail-Zustellbarkeit umfasst strategische Schritte, die sicherstellen, dass Ihre E-Mails die Filter passieren und die vorgesehenen Posteingänge erreichen.
Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung:
- Kauf einer Domain:
Die Verwendung einer Domain, die Ihrer Hauptdomain ähnlich ist, kann dazu beitragen, verschiedene Arten der E-Mail-Kommunikation zu trennen und das Risiko zu verringern, dass der Ruf Ihrer Hauptdomain beschädigt wird.
Expertentipp 🧠
Zahlreiche Domainservices bieten die Möglichkeit, neue Domains zu kaufen. Sie können entweder bei Ihrem bisherigen Anbieter bleiben oder Alternativen wie GoDaddy, Google Domains oder Namecheap ausprobieren.
Um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, sollten Sie diese neuen Domains auf Ihre Hauptseite leiten, damit Besucher ihre Existenz überprüfen können. GoDaddy, Google Domains und Namecheap haben hierfür spezielle Richtlinien.
Denken Sie daran: Das ultimative Ziel ist es, Ihren Interessenten zu beruhigen. Wenn Ihre Hauptdomain also [email protected] ist , können Sie eine ähnliche Domain wie [email protected] für Outreach-Kampagnen. verwenden . Versuchen Sie, originell zu sein und etwas zu finden, das mit Ihrer Zielgruppe zu tun hat.
- Verknüpfen Sie Ihre Domain mit Ihrem E-Mail-Anbieter (ESP):
Ihr ESP (E-Mail Service Provider) ist die Brücke zwischen Ihren E-Mail-Kampagnen und den Empfängern. Durch die Verknüpfung Ihrer Domain wird sichergestellt, dass die E-Mails von einer anerkannten Quelle versendet werden.
Wir alle wissen, dass die beiden wichtigsten Anbieter Google Workspace und Office 365 (Outlook Exchange) sind. Folgen Sie nach dem Kauf der Domain den Anweisungen des Anbieters, um sie zu verknüpfen.
Beachten Sie, dass die Verknüpfung der Domäne bis zu 72 Stunden dauern kann!
Expertentipp 🧠
Es gibt keine perfekte Antwort zwischen Google und Microsoft, aber wir bevorzugen Google, da wir es einfacher finden, es zu benutzen.
Sie können mehrere Formate wählen – entscheiden Sie sich für das für Sie am besten geeignete
- Authentifizierung:
Die E-Mail-Authentifizierung ist entscheidend, um ISPs zu beweisen, dass Ihre E-Mails legitim sind und es sich nicht um Spam oder Phishing-Versuche handelt.
Um Ihre Zustellbarkeit zu verbessern, müssen Sie einige Parameter konfigurieren: SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge.
Expertentipp 🧠
Wenn Sie die Zustellbarkeit einer Domain testen möchten, können Sie ein Tool namens mail-tester verwenden, um ein Audit durchzuführen. Sie müssen eine E-Mail an die von der Website angegebene Adresse senden und die Seite aktualisieren.
Wie richten Sie Ihre DNS-Einstellungen ein?
Fahren wir fort mit der Einrichtung von SPF-, DKIM- und DMARC-Einträgen.
Wenn Sie sich die Mühe ersparen möchten, dies manuell zu tun, haben wir eine einfache Lösung für Sie, lassen Sie uns das erledigen!
1. SPF (Sender Policy Framework):
SPF ist eine E-Mail-Authentifizierungsmethode, die E-Mail-Spoofing erkennt und blockiert.
Es ermöglicht dem Domänenbesitzer festzulegen, welche Mailserver E-Mails im Namen seiner Domäne versenden dürfen.
Konfigurations-Schritte:
- Schritt 1 – Erstellen Sie einen SPF-Eintrag: Dies ist ein TXT-Eintrag im DNS Ihrer Domain.
- Schritt 2 – Geben Sie die erlaubten Server an: Listen Sie im SPF-Eintrag die IP-Adressen oder Domänen von Servern auf, die E-Mails an Ihre Domäne senden dürfen.
- Schritt 3 – Legen Sie eine Richtlinie fest: Dies kann entweder sein:
- alle: Nur die im SPF-Eintrag aufgeführten Server können E-Mails senden.
- ~alle: Soft fail; E-Mails von Servern, die nicht im SPF-Eintrag aufgeführt sind, werden zwar zugestellt, aber markiert.
- alle: Erlauben Sie allen Servern, E-Mails zu senden (nicht empfohlen).
- Schritt 4 – Überprüfung durch den empfangenden Server: Der Empfangsserver überprüft den SPF-Eintrag, um sicherzustellen, dass die E-Mail von einem autorisierten Server stammt.
Expertentipp 🧠
Sie können diese Anleitung befolgen, um SPF einzurichten. Es ist ganz einfach: Sie müssen nur einen TXT-Eintrag in Ihren erweiterten DNS-Einstellungen hinzufügen.
2. DKIM (DomainKeys Identified Mail):
DKIM ist eine weitere Authentifizierungsmethode, bei der der Empfänger prüft, ob eine E-Mail tatsächlich vom Eigentümer dieser Domain gesendet und autorisiert wurde. Sie tun dies, indem Sie die E-Mail einfach mit einer digitalen Signatur versehen.
Schritte zur Konfiguration:
- Schritt 1 – Generieren Sie einen DKIM-Schlüssel: Dies beinhaltet in der Regel die Erstellung eines öffentlich-privaten Schlüsselpaares.
- Schritt 2 – Veröffentlichen des öffentlichen Schlüssels: Der öffentliche Schlüssel wird den DNS-Einträgen Ihrer Domain als TXT-Eintrag hinzugefügt.
- Schritt 3 – Signieren Sie E-Mails mit dem privaten Schlüssel: Wenn Sie eine E-Mail versenden, signiert Ihr E-Mail-Server die E-Mail mit dem privaten Schlüssel.
- Schritt 4 – Überprüfung durch den empfangenden Server: Der Empfangsserver verwendet den öffentlichen Schlüssel (aus dem DNS-Eintrag), um die Signatur der E-Mail zu überprüfen.
3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):
DMARC baut sowohl auf SPF als auch auf DKIM auf. Es ermöglicht dem Absender festzulegen, wie der Empfänger E-Mails behandeln soll, die SPF- oder DKIM-Prüfungen nicht bestehen. Außerdem kann der Empfänger den Absender über E-Mails informieren, die die DMARC-Prüfung bestanden haben oder nicht bestanden haben.
Konfigurations-Schritte:
- Schritt 1 – Überprüfen Sie SPF & DKIM: Stellen Sie sicher, dass SPF und DKIM korrekt eingerichtet sind.
- Schritt 2 – Erstellen Sie einen DMARC-Eintrag: Dieser TXT-Eintrag wird dem DNS Ihrer Domain hinzugefügt. Er legt die DMARC-Richtlinie für Ihre Domäne fest.
- Schritt 3 – Legen Sie die Richtlinie fest: Die Richtlinie kann sein:
- keine: Keine spezifischen Maßnahmen ergreifen; nur Feedback sammeln.
- quarantäne: Legen Sie verdächtige E-Mails in den Spam-/Junk-Ordner.
- ablehnen: Weisen Sie verdächtige E-Mails direkt zurück.
- Schritt 4 – Erhalten Sie Berichte: DMARC ermöglicht es Domaininhabern, von ISPs Berichte über den Authentifizierungsstatus der von ihrer Domain gesendeten E-Mails zu erhalten.
Expertentipp 🧠
Sie können dieser Anleitung folgen, um DMARC einzurichten.
Dies ist der letzte TXT-Eintrag, den Sie in Ihren erweiterten DNS-Einstellungen hinzufügen werden.
Wenn Sie testen möchten, ob Ihr Eintrag korrekt eingerichtet ist, brauchen Sie nur eine E-Mail über mail-tester von Ihrer neuen Domain zu senden und die Seite zu aktualisieren.
4. E-Mail-Erwärmung:
Wenn eine neue Domain für den gleichzeitigen Versand mehrerer E-Mails verwendet wird, bemerken die ESPs dies schnell und aktivieren ihre Spam-Filter.
An dieser Stelle kommt das E-Mail-Warming ins Spiel. Beim E-Mail-Warming wird die Anzahl der versendeten E-Mails allmählich erhöht, um im Laufe der Zeit einen positiven Ruf als Absender aufzubauen.
Expertentipp 🧠
Sie können Tools wie MailReach verwenden, um die Anzahl der täglich versendeten E-Mails schrittweise zu erhöhen.
Beginnen Sie mit einem geringen Volumen und steigern Sie es über Wochen. Der Grundgedanke ist, die Häufigkeit des E-Mail-Versands zu “humanisieren”, damit keine Spam-Filter aktiviert werden.
Wir sprechen in unserem Artikel über die Zustellbarkeit von Kampagnen ausführlich darüber, also lesen Sie ihn unbedingt:
5. Reputation überwachen:
Einer der wichtigsten Faktoren für die Zustellbarkeit von E-Mails ist der Ruf Ihres Absenders!
Betrachten Sie ihn als einen Score, der bewertet, wie zuverlässig und vertrauenswürdig Ihre E-Mails sind. Dabei werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, wie z.B. Ihre Bounce-Rate, Spam-Beschwerden, Engagement-Level und wie lange Sie Ihre Domain schon haben. Im Grunde alles, worüber wir bis jetzt gesprochen haben. 😅
Ein guter Ruf als Absender ist Ihre Eintrittskarte, um nicht auf den schwarzen Listen der ESPs und in den Spamfiltern zu landen, und erhöht Ihre Chancen, direkt im Posteingang Ihrer Empfänger zu landen.
Expertentipp 🧠
Um Ihre Reputation im Auge zu behalten, können Sie praktische Tools wie Sender Score, das Postmaster Tool von Google oder Microsoft SNDS verwenden. Diese Tools liefern Ihnen wertvolles Feedback und Erkenntnisse darüber, wie Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails verbessern und häufige Probleme vermeiden können.
Abschließende Überlegungen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Zustellbarkeit von E-Mails für eine effektive Unternehmenskommunikation unerlässlich ist. Sie hängt von den oben genannten Authentifizierungsmethoden ab:
- SPF
- DKIM
- DMARC
Diese Einstellungen sind wichtig, um die Authentizität und Vertrauenswürdigkeit von E-Mails zu gewährleisten. Sie garantieren zwar nicht direkt die Zustellung im Posteingang, tragen aber erheblich zum Aufbau von Vertrauen bei ESPs bei.
Wenn Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte durchführen und die Reputation des Absenders überwachen, erhöhen Sie Ihre Chancen auf erfolgreiche E-Mail-Kampagnen.
Geschrieben von
Kommentare