TL;DR
La automatización del flujo de trabajo de ventas utiliza software para gestionar los procesos de ventas de forma automática. Las empresas adoptan varios softwares impulsados por IA para eliminar el flujo de trabajo manual repetitivo. La automatización significa un impulso en las ventas finales, una mayor fiabilidad y una mayor productividad en tu fuerza de ventas. Las empresas necesitan trabajar en los pasos correctos a seguir al crear una estrategia de automatización del flujo de trabajo de ventas.
El objetivo principal de un equipo de ventas es captar más leads y asegurar una mayor conversión final. Tener un plan de flujo de trabajo de ventas elaborado es la mejor manera de lograr más ventas. Un flujo de trabajo en ventas define las actividades detalladas que ocurren en el embudo de ventas para atraer leads, aumentar conversiones y generar más ventas.
Un equipo de ventas se involucra en conjuntos de actividades repetibles para calificar a un prospecto y guiarlo a través de las etapas hasta cerrar un trato. Repetir las mismas actividades una y otra vez puede ser tedioso y agotador. La automatización del flujo de trabajo de ventas aprovecha el software para completar automáticamente los procesos. Los equipos pueden automatizar flujos de trabajo de ventas como la asignación de leads, el flujo de trabajo de acuerdos estancados, la nutrición de leads y la puntuación de leads.
Entender Qué Es la Automatización del Flujo de Trabajo de Ventas
Un flujo de trabajo de ventas es el conjunto repetitivo de procesos que los representantes de ventas realizan para nutrir un lead desde la fase inicial del embudo hasta la fase de conversión. La frase también puede referirse a un embudo de ventas o proceso de ventas.
Un flujo de trabajo de ventas se centra en prestar atención detallada a lo que sucede en cada fase. Incluye la identificación de leads, calificación, identificación de necesidades, realización de ofertas y seguimientos. Los representantes de ventas utilizan un diagrama de flujo de trabajo para asegurarse de que no se omita ningún paso en el proceso de nutrir leads para convertirlos.
Ejemplos de automatización de flujo de trabajo de ventas pueden incluir:
- Incorporación de nuevos leads
- Actualización de campos de leads
- Envío de correos electrónicos automatizados
- Automatización de recordatorios para citas
- Automatización de resultados de citas
- Automatización de la calificación de leads
- Automatización de acuerdos ganados
Las investigaciones muestran que a nivel mundial, los equipos de ventas dedican solo el 35% de su tiempo a vender. Eso significa que dedican el 65% de su tiempo a actividades manuales como investigar leads, hacer seguimientos, introducir datos y calificar leads.
La automatización de flujos de trabajo de ventas ayuda a los representantes de ventas a registrar ventas más altas con menor esfuerzo. Aprovechan diferentes tipos de software para crear flujos de trabajo automatizados.
El proceso ayuda a tu equipo a eliminar muchos procesos manuales y crear interacciones personalizadas con leads valiosos.
Las herramientas de automatización de flujos de trabajo hacen las tareas manuales con poca o ninguna intervención de los representantes de ventas. Utiliza algoritmos de IA para recopilar datos y lanzar las acciones más relevantes. Puede enviar una alerta después de clics, un correo electrónico de seguimiento automatizado después del registro, recordatorios para completar el carrito y calificación de leads.
Durante la implementación del flujo de trabajo de automatización de ventas, la elección de tu dispositivo de trabajo importa. Afecta la productividad de tu flujo de trabajo de muchas maneras. Muchas marcas modernas están adoptando cada vez más el uso corporativo de MacBooks, principalmente debido a sus características eficientes y ultramodernas. Las laptops vienen con un diseño moderno y una interfaz amigable.
Por Qué las Marcas Deberían Considerar Automatizar sus Flujos de Trabajo de Ventas
La necesidad de automatizar los flujos de trabajo de ventas está aumentando debido a los beneficios que ofrece. Muchas organizaciones pierden muchas oportunidades de ventas debido a la falta de procesos de flujo de trabajo automatizados. Los representantes de ventas no logran calificar leads a tiempo o cerrar tratos cuando es necesario. La automatización proporciona a los equipos de ventas una mejor visión del embudo y toman medidas cuando más se necesita. Las marcas deberían considerar automatizar sus flujos de trabajo de ventas debido a los beneficios que conlleva su implementación.
Aumento en leads de calidad
En el proceso de generación de leads, la automatización ayuda a aumentar el número de leads de calidad. El software de flujo de trabajo de automatización de enrutamiento de leads ayuda a distribuir leads entre los representantes de ventas. Elimina el reenvío manual de leads, la calificación y la puntuación. El software utiliza algoritmos de IA para evaluar y clasificar leads de manera consistente. Envía mensajes relevantes para guiarlos a través del embudo. Los representantes de ventas se benefician de un aumento en leads de calidad que pueden ser nutridos hasta la conversión.
Más tratos cerrados
Los equipos de ventas pueden automatizar el flujo de trabajo de correo electrónico y programar seguimientos, recopilar información sobre prospectos y proporcionar una comunicación fluida. Los representantes de ventas reciben alertas cuando los prospectos hacen clic en enlaces, abandonan el carrito o buscan ciertos productos. Luego pueden hacer el seguimiento necesario y cerrar más tratos.
Mayor eficiencia
La automatización del flujo de trabajo de ventas agiliza el proceso de ventas. Los representantes utilizan menos esfuerzo y completan más tareas. La eficiencia ayuda a una empresa a desperdiciar menos recursos y tener procesos más fluidos. Los representantes de ventas aprovechan al máximo su tiempo de venta, lo que aumenta los rendimientos de ventas.
Mayor colaboración entre los representantes de ventas
Las herramientas de automatización de flujos de trabajo distribuyen tareas entre diferentes representantes de ventas. Utilizan herramientas para distribuir leads, tener datos disponibles en un solo lugar y enviar alertas y recordatorios. Los equipos de ventas trabajan como una unidad, lo que beneficia a una empresa con crecimiento y una reputación positiva.
Ahorra tiempo y dinero
Los representantes de ventas dedican menos tiempo a actividades manuales. Se centran más en aumentar las conversiones para incrementar las ventas. Las marcas ahorran tiempo y dinero, lo cual es importante para el crecimiento.
Proceso Paso a Paso para Automatizar tus Flujos de Trabajo de Ventas
La automatización efectiva del flujo de trabajo de ventas implica preparar el terreno con antelación. Asegura que no omitas ningún paso y que cada paso se haya implementado correctamente en la secuencia adecuada.
El propósito principal de la automatización del flujo de trabajo es reducir al máximo los procesos manuales y aumentar los procesos automatizados tanto como sea posible. La automatización agiliza los procesos y reduce las intervenciones manuales. Sigue los pasos correctos para un proceso de automatización de flujo de trabajo fluido.
Paso 1: Decide qué flujos de trabajo necesitan automatización
Los flujos de trabajo que necesitan automatización son aquellos que exigen actividades repetitivas. Por ejemplo, para gestionar una campaña de generación de leads orientada a resultados, los representantes de ventas deben realizar varias actividades repetitivas. Deben:
- Crear contenido de forma consistente
- Investigar audiencias relevantes
- Enviar mensajes promocionales
- Realizar pruebas y análisis de leads
- Realizar puntuación y nutrición de leads
El flujo de trabajo de generación de leads es una de las actividades repetitivas que los equipos de ventas pueden considerar automatizar. Agiliza el proceso y mejora su éxito.
Paso 2: Decide los objetivos que deben alcanzarse
Después de identificar los procesos repetitivos que necesitan ser automatizados, el siguiente paso es definir tus objetivos de ventas. Uno de los objetivos de automatizar los flujos de trabajo de ventas es reducir el ciclo del viaje del cliente. También busca reducir el tiempo de entrada de datos y centrarse más en optimizar insights y leads para el éxito. Sin embargo, debes justificar cada objetivo que tu marca quiera alcanzar.
Paso 3: Decide qué soluciones de flujo de trabajo son más relevantes para tu marca
Las soluciones de automatización de ventas que elijas se basan en los objetivos de tu marca. Puede ser que tu marca quiera generar más leads, cerrar más tratos, lanzar campañas de correo electrónico, promocionar un producto específico y mucho más. Puedes elegir una solución basándote en factores como:
- Características: ¿Cumplirán las características tus necesidades de automatización de flujo de trabajo?
- Costo: ¿Está el costo dentro de tu presupuesto?
- Capacidades de integración: ¿Puede la solución permitir la integración con otras herramientas de tu empresa?
- Usuarios totales: ¿Cuántos usuarios tienes?
- Interfaz de usuario: ¿Es fácil navegar por el panel de control de manera amigable?
- Soporte: ¿Ofrece el proveedor soporte de calidad?
Paso 4: Entrena y mide los KPIs
Entrena a tu equipo para usar las soluciones para obtener los máximos beneficios. Por ejemplo, tus equipos de ventas pueden usar herramientas de automatización de flujo de trabajo para mejorar la redacción publicitaria de ventas y generar contenido de mayor calidad. Ten un plan para medir el rendimiento de tu sistema automatizado de flujo de trabajo de ventas.
¡4 Flujos de Trabajo de Ventas que Podrías Querer Automatizar!
CRM es una gran herramienta que requiere automatización para mejorar los procesos del flujo de trabajo de ventas.
La herramienta permite la integración con miles de otras herramientas de automatización de flujos de trabajo para ofrecer una visión completa de los procesos en un solo lugar. Los procesos que exigen mucho trabajo repetitivo deben ser considerados para la automatización. Permite que las actividades se realicen automáticamente para que tus equipos de ventas recuperen tiempo y esfuerzo.
Flujo de Trabajo 1: Automatizar la nutrición del flujo de trabajo del prospecto
Para nutrir leads, tus equipos de ventas necesitan usar múltiples estrategias. Pueden decidir usar:
- Correos electrónicos
- Redes sociales
- Realizar encuestas
- Promociones de productos
El equipo también debe calificar los leads y nutrirlos para empezar a convertir y generar ventas. Todo el proceso del flujo de trabajo puede ser automatizado para hacerlo más fluido y efectivo. El software de automatización ayudará a los representantes de ventas a recopilar las preferencias del lead y dirigir a los visitantes al contenido de ventas. Usar esfuerzos humanos para nutrir prospectos no es escalable. La automatización te ayudará a aprovechar los datos del prospecto que ya tienes.
Ejemplo 🔍
Por ejemplo, un prospecto puede visitar tu sitio web y descargar contenido como un eBook o un estudio de caso. Una herramienta de automatización lo añadirá automáticamente a tu sistema de nutrición de leads. Luego, la herramienta puede enviar correos electrónicos al prospecto animándolo a realizar otra acción basándose en el contenido que descargó.
Dependiendo de su perfil, la herramienta también puede redirigirlo a una ruta diferente para recibir mensajes personalizados específicamente para él. A continuación, el prospecto puede rellenar un formulario para suscribirse a tus correos electrónicos. Incluso puede registrarse para una prueba gratuita, añadir algo a su carrito o solicitar una reunión. Basándose en su acción, tu herramienta de automatización puede enviarle más correos electrónicos o actualizarlo en el sistema para notificaciones push.
Todos estos pasos no requieren intervención humana. La herramienta de automatización puede guiar al prospecto de un paso a otro hasta que convierta. La herramienta envía grandes volúmenes de correos electrónicos y gestiona suscripciones, registros y descargas de eBooks. Si un prospecto retrasa la acción, la herramienta envía otro correo electrónico para recordarle que tome medidas. Puede sugerir algunas ofertas como descuentos y eBooks gratuitos.
Flujo de Trabajo 2: Automatizar la Segmentación de Contactos y el Flujo de Trabajo de Actualización
Una actividad repetitiva que realizan los representantes de ventas es segmentar contactos y actualizarlos en el CRM. El proceso lleva tiempo y podría requerir contratar equipos adicionales. Dificulta la coordinación con los equipos para iniciar seguimientos y guiar a los prospectos a través del embudo.
Algunos de los contactos podrían perderse. Automatizar la segmentación de contactos y el flujo de trabajo de actualización ahorra mucho tiempo. La herramienta de actualización automatizada puede segmentar el contacto por correos electrónicos, teléfono y direcciones postales. Después de cada nuevo contacto, la herramienta actualiza automáticamente toda la base de datos de contactos.
Primero, necesitas recopilar contactos de varias fuentes. Luego debes crear tus campos personalizados y añadir tus condiciones.
Por lo general, el sistema de segmentación está preprogramado en base a campos específicos. Puedes programarlo para segmentar según la fase del viaje del cliente, o el comportamiento en línea. También puedes segmentar según el nivel de compromiso, puntuaciones de leads, fuente de leads o conversaciones de ventas.
Por ejemplo, si una de tus condiciones de segmentación se basa en la actividad en línea, la herramienta de automatización aprende los patrones de comportamiento del prospecto y analiza sus actividades. Podría registrar comportamientos como activamente comprometido, poco comprometido, inactivo, comprometido, etc. La herramienta debe decidir dónde colocar el contacto.
Podría colocarse en la lista de correos electrónicos para recordatorios, sugerencias de productos o eBooks. Una vez que el contacto se segmenta con éxito, la herramienta actualiza todo el sistema de contactos. Este proceso se puede repetir varias veces a medida que cambia el comportamiento del prospecto.
Flujo de Trabajo 3: Automatizar el Flujo de Trabajo del Estado del Lead
El estado del lead es una estrategia utilizada para rastrear el progreso de los leads en el embudo de ventas. Brinda a los equipos de ventas una oportunidad para guiar al lead más adentro del embudo hasta el punto de conversión. Las marcas pierden muchos ingresos cuando los leads se escapan del embudo. Si su estado en el embudo se identifica correctamente, los representantes de ventas pueden tomar las acciones adecuadas para guiarlos. Proporciona una plataforma para sellar la fuga de ingresos causada por leads perdidos. Tus representantes de ventas necesitan información como:
- Contactamos o intentamos contactar al visitante
- El visitante respondió
- Solicitaron información
- Reservamos una reunión
- El lead se convirtió
Ejemplo 🔍
Por ejemplo, cuando alguien interactúa con tu marca por primera vez, el sistema lo marca como Nuevo Lead o Prospecto. Todavía no ha sido contactado por un representante de ventas. El sistema asignará el lead a un representante de ventas y lo marcará como Abierto. Esto significa que no se ha realizado ninguna actividad todavía. Supongamos que el representante ha comenzado a prepararse para contactar al lead. El sistema lo marcará como En Progreso.
A continuación, el representante de ventas puede intentar contactarlo por correo electrónico automatizado o llamada telefónica y no obtener respuesta. En este nivel, el sistema lo marcará como Se Intentó Contactar. El representante puede intentar contactarlo nuevamente. Si responden, se marcan como Conectado. Esto significa que se comunicaron o que hay comunicación en curso.
El representante puede proceder a sugerir un trato, pero el lead aún no está calificado. En este caso, se marcará como Trato Abierto. En este punto, el lead puede perderse o mostrar interés. Si se pierde, se marca como No Calificado. Si muestra interés, se marca como calificado y puede ser redirigido a los siguientes pasos.
Flujo de Trabajo 4: Automatizar la Creación de Tareas para el Flujo de Trabajo de los Representantes de Ventas
El flujo de trabajo de tareas para los representantes de ventas se puede dividir en varias categorías. Algunas podrían ser tareas para trabajar en tratos estancados, crear contenido, gestionar bases de datos de contactos de clientes o gestionar clientes convertidos. Las herramientas de automatización de flujos de trabajo pueden ayudar a los gerentes de ventas a asignar tareas automáticamente. Por ejemplo, si una herramienta envía alertas de que un lead hizo una solicitud, el gerente de ventas puede asignar un representante de ventas específico para manejar el problema. Facilita y agiliza el proceso del flujo de trabajo.
Otros tipos de procesos de flujo de trabajo de ventas que se pueden automatizar incluyen:
- Automatización del flujo de trabajo de bienvenida y educación de nuevos clientes
- Automatización del flujo de trabajo de re-engagement de contactos
- Automatización del flujo de trabajo de tratos estancados
- Automatización del flujo de trabajo de recordatorios de comentarios y compras
Ejemplo 🔍
Un ejemplo de automatización de tareas de un representante de ventas es la distribución de leads. La captura y entrega de leads sigue varios procesos. Basándose en criterios preestablecidos, el sistema distribuye leads B2B según la experiencia de un representante de ventas, disponibilidad, rendimiento y ubicación. El sistema también adopta varias estrategias de distribución.
Una técnica se llama Round Robin – que es una estrategia de empuje. El sistema distribuye los leads por igual entre todos los representantes. Otro método es basado en atracción, donde el sistema coloca todos los leads en un solo lugar y deja que los representantes de ventas elijan las tareas que pueden manejar.
También existe la técnica de Shark Tank, otra estrategia de distribución de leads basada en la atracción. En lugar de colocar leads para que los representantes de ventas elijan, el sistema envía notificaciones a cada representante. El representante que responde primero recibe el lead.
Todo el proceso comienza con una sólida generación de leads impulsada por el equipo de marketing. Luego, el sistema los filtra por calidad y establece los criterios de distribución. El sistema mantiene la transparencia en todo el proceso.
Las 5 Mejores Herramientas para Automatizar Tus Flujos de Trabajo de Ventas
Todo el proceso de automatización del flujo de trabajo de ventas requiere asignación de tiempo, implementación tecnológica y un presupuesto decente. Las herramientas de automatización del flujo de trabajo de ventas eliminan procesos tediosos y complejos al automatizar procesos rutinarios que requieren intervención humana. Construye un flujo de trabajo de ventas más simple y orientado a beneficios. Casi todo el software de automatización de ventas se puede integrar fácilmente en CRM, herramientas de captura de leads y también herramientas de marketing por correo electrónico.
La herramienta que finalices para tu negocio dependerá de los objetivos de tu organización y las necesidades específicas del cliente.
LaGrowthMachine
LaGrowthMachine es una herramienta eficaz para automatizar tus correos electrónicos y alcance de LinkedIn. La herramienta automatiza las conversaciones con contactos por correo electrónico y se comunica con su cuenta de LinkedIn si no te envían su correo electrónico. Puedes programarla para importar tus prospectos, interactuar y sincronizarlos. También puedes programarla para limpiar los datos de tus prospectos para que te quede una lista de calidad. Tiene una función de mensajería multicanal para enviar todas tus comunicaciones desde un solo lugar.
HubSpot
La herramienta HubSpot Sales es una de las herramientas en línea más populares que se puede utilizar con cualquier CRM para automatizar varios procesos de flujo de trabajo. Automatiza correos electrónicos a tu base de datos de contactos según requisitos preprogramados. Por ejemplo, si utilizas un formulario para animar a los visitantes a unirse a tu lista de correo electrónico, la herramienta envía automáticamente comunicaciones una vez que el visitante completa el formulario.
Puede ser un mensaje de agradecimiento, un eBook, un seguimiento o un mensaje de promoción. La herramienta ayuda a automatizar flujos de trabajo de nutrición de leads y segmentación de contactos.
Woodpecker
La herramienta Woodpecker se utiliza para mejorar las campañas de flujo de trabajo de correo electrónico en frío. Cuando los representantes de ventas trabajan en campañas de correo electrónico en frío, buscan persuadir a los prospectos en el embudo en diferentes etapas para que tomen las acciones esperadas. Está programada para identificar desencadenantes, búsquedas específicas y acciones.
Basándose en el desencadenante, la herramienta puede añadir un prospecto a una campaña, realizar una llamada API, buscar leads, actualizar leads o eliminar prospectos no calificados.
GetResponse
GetResponse te permite crear automatización de ventas desde cero o con plantillas preconstruidas. Las plantillas preconstruidas se utilizan para una amplia gama de situaciones de ventas. Puedes programarla para que funcione según condiciones específicas, acciones y filtros adjuntos a diferentes escenarios de flujo de trabajo de ventas.
Gestiona los contactos del prospecto y el viaje del cliente en el embudo. Puede enviar mensajes de bienvenida, mensajes post-compra y promociones de ventas. Envía alertas de carritos abandonados y ayuda a mantener la retención y el compromiso. También funciona como un software de gestión de contratos.
Salesmate
Salesmate se puede utilizar para automatizar una variedad de flujos de trabajo de ventas. Puedes usarlo para asignar leads automáticamente a los representantes de ventas y para automatizar tu correo electrónico en flujos de trabajo de ventas. Envía recordatorios de suscripciones, correos de bienvenida y citas de cumpleaños y aniversario.
Después de que un cliente añade algo al carrito o realiza una compra, envía correos electrónicos de seguimiento para construir relaciones duraderas. Ayuda a rastrear actividades en el pipeline y a rastrear objetivos de ventas.
Leadfeeder
Leadfeeder ayuda a los equipos de ventas a escalar la automatización de su flujo de trabajo. Puede automatizar notificaciones por correo electrónico y enviarlas con una frecuencia preestablecida cada vez que un prospecto abre un correo electrónico, hace clic en un enlace o visita un sitio. Puede programarse para redirigir leads a canales específicos.
La herramienta también se puede integrar con Salesforce para consolidar los contactos de prospectos en un solo lugar. Es útil para calificar leads, optimizar tus flujos de trabajo de ventas y cerrar más ventas.
Conclusión
La automatización del flujo de trabajo de ventas aprovecha el software para gestionar los procesos de ventas en piloto automático. Las empresas adoptan varios softwares impulsados por IA para eliminar el flujo de trabajo manual repetitivo. La automatización significa un impulso en las ventas finales, una mayor fiabilidad y una mayor productividad en tu fuerza de ventas.
Las empresas necesitan trabajar en los pasos correctos a seguir al crear una estrategia de automatización del flujo de trabajo de ventas.
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