Una guía para crear el onboarding process perfecto

¿Qué es el onboarding?

Onboarding se refiere al proceso de integración de nuevos individuos o proyectos en un sistema u organización existente. Va más allá de simplemente orientarles sobre los aspectos básicos y se esfuerza por establecer una base sólida para el éxito futuro. La integración implica proporcionar la información, la formación y los recursos necesarios, así como establecer relaciones y fomentar un sentimiento de pertenencia.

Cuando se trata de la incorporación de nuevos empleados, las organizaciones comprenden la importancia de causar una primera impresión positiva. Este periodo inicial marca la pauta de la experiencia del empleado y puede influir enormemente en su compromiso y productividad a largo plazo.

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Por ello, las empresas invierten tiempo y esfuerzo en crear programas completos de incorporación que aborden diversos aspectos de la integración del empleado en la organización.

Además, el onboarding pretende fomentar un sentimiento de pertenencia e inclusión. Las organizaciones comprenden la importancia de crear un entorno de trabajo inclusivo en el que todos los empleados se sientan valorados y respetados. Durante el proceso de incorporación, se hacen esfuerzos para garantizar que los nuevos empleados se sientan bienvenidos e incluidos en la cultura y la comunidad de la empresa. Esto puede incluir actividades como ejercicios de creación de equipos, programas de tutoría y eventos sociales.

En general, la incorporación es un proceso exhaustivo que va más allá de una simple orientación. Está diseñado para proporcionar a los nuevos individuos o proyectos la información, la formación y los recursos necesarios para integrarse con éxito en una política empresarial existente, con valores. Al invertir en un programa de incorporación completo, las organizaciones preparan a sus nuevos empleados para el éxito a largo plazo y contribuyen a crear un entorno de trabajo positivo e integrador.

¿Cuáles son los distintos tipos de onboarding?

Cuando se trata de onboarding, existen varios tipos adaptados a diferentes escenarios y objetivos. Cada tipo sirve a un propósito específico y desempeña un papel crucial a la hora de garantizar una transición fluida y una integración satisfactoria. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno:

Onboarding de clientes

El onboarding de clientes -también llamada onboarding de ventas- es un proceso crítico que se centra en dar la bienvenida y guiar a los nuevos clientes a medida que comienzan su viaje con su producto o servicio. Su objetivo es proporcionar una transición fluida desde la fase de compra hasta la adopción del producto y la política de ventas. El objetivo es garantizar que los clientes no sólo entiendan cómo utilizar su producto, sino que también perciban su valor y sus ventajas.

Para garantizar el éxito del proceso de onboarding del cliente, las empresas pueden considerar la posibilidad de ofrecer tutoriales y demostraciones personalizadas. Estos pueden ayudar a los clientes a navegar por las características y funcionalidades del producto, haciéndoles sentir seguros y capacitados. También se puede proporcionar documentación clara, como guías de usuario y preguntas frecuentes, para abordar cualquier pregunta o duda potencial que puedan tener los clientes.

Además de los tutoriales y la documentación, el apoyo continuo es crucial en el onboarding del cliente. Puede ser en forma de un equipo de atención al cliente dedicado que esté fácilmente disponible para ayudar a los clientes con cualquier problema o consulta que puedan tener. Al ofrecer un servicio y una asistencia al cliente excelentes, las empresas pueden generar confianza y fidelidad, garantizando que los clientes sigan obteniendo valor de sus compras.

Ilustremos esto con un ejemplo concreto:

Onboarding de empleados

El onboarding de los empleados es el proceso de integrar a los recién contratados en la cultura, el flujo de trabajo y las expectativas de la empresa. Una incorporación eficaz de los empleados puede tener un impacto significativo en la retención de los empleados, la satisfacción laboral y la productividad general.

Durante el proceso de incorporación, se presenta a los nuevos empleados la cultura, los valores y la misión de la empresa. Conocen la historia de la organización, sus objetivos y sus estrategias para alcanzar el éxito. Esta información les ayuda a comprender el panorama general y cómo encaja su papel en los objetivos globales de la empresa.

Además del aspecto cultural, la incorporación también implica proporcionar a los nuevos empleados las herramientas y los recursos necesarios para realizar su trabajo con eficacia. Esto incluye la formación sobre sistemas de software específicos, el funcionamiento de los equipos y cualquier otra habilidad técnica necesaria para su función.

Otro aspecto importante de la incorporación es el establecimiento de relaciones. Los nuevos empleados son presentados a sus colegas, supervisores y otras partes interesadas clave dentro de la organización. Esto les permite empezar a formar conexiones y establecer una red de apoyo. Establecer relaciones desde el principio ayuda a los nuevos empleados a sentirse más cómodos y seguros en su nuevo entorno.

Durante el proceso de incorporación de los empleados, es crucial crear un entorno acogedor y de apoyo para los nuevos contratados. Esto puede lograrse asignando un mentor o compañero que les guíe durante sus primeros días en la empresa. El mentor puede aportar ideas valiosas, responder a preguntas y ofrecer apoyo, garantizando que los nuevos empleados se sientan cómodos y seguros en sus nuevas funciones.

Onboarding al proyecto

El onboarding de proyectos se refiere al proceso de incorporar nuevos proyectos o iniciativas a una infraestructura o flujo de trabajo existentes. Implica definir claramente los objetivos, las funciones y las responsabilidades del proyecto, así como garantizar la existencia de los canales de comunicación y los recursos adecuados.

El onboarding eficaz de un proyecto es crucial para garantizar que los nuevos proyectos se integren perfectamente en el flujo de trabajo existente y que todos los miembros del equipo estén alineados y trabajen por un objetivo común. Esto puede lograrse creando una documentación específica del proyecto que describa los objetivos, el alcance y el calendario del mismo.

Una comunicación clara de las expectativas y los resultados es esencial para evitar cualquier confusión o malentendido

La colaboración entre los miembros del equipo también es vital en la incorporación al proyecto. Fomentar la comunicación abierta y propiciar un entorno de colaboración puede aumentar la productividad y garantizar que todos colaboren para lograr el éxito del proyecto. Las comprobaciones periódicas, las reuniones de equipo y las actualizaciones de los progresos pueden ayudar a mantener a todo el mundo en el buen camino y a abordar cualquier reto o bloqueo que pueda surgir.

¿Cuáles son los beneficios de un onboarding process?

Un onboarding process eficaz puede reportar numerosas ventajas a las empresas. Entre ellas se incluyen

• Mejora de la adopción y la satisfacción del cliente: La mejora de la adopción y la satisfacción del cliente es un beneficio clave de un proceso de incorporación bien diseñado. Cuando se guía a los clientes a través de las etapas iniciales de la utilización de un producto o servicio, es más probable que comprendan su valor y cómo puede beneficiarles. Esto conduce a tasas de adopción más altas y a una mayor satisfacción del cliente.
• Retención de los empleados y satisfacción laboral: La retención de los empleados y la satisfacción laboral también se ven afectadas positivamente por un proceso de incorporación completo. Cuando los nuevos empleados se incorporan adecuadamente, se sienten bienvenidos y respaldados, lo que aumenta su satisfacción laboral y la probabilidad de que permanezcan en la empresa a largo plazo. Además, un programa de incorporación bien estructurado ayuda a los nuevos empleados a ser productivos más rápidamente, lo que conduce a una mayor eficiencia y al éxito general del equipo.
• Reducción del tiempo de obtención de valor de los nuevos proyectos: Otra ventaja de un proceso de incorporación eficaz es la reducción del plazo de obtención de valor de los nuevos proyectos. Al proporcionar a los nuevos clientes o miembros del equipo las herramientas, los recursos y la orientación necesarios, pueden empezar a aportar valor antes. Esto no sólo beneficia a las personas implicadas, sino también al calendario general del proyecto y a su éxito.
• Mejora del trabajo en equipo y la colaboración: Un proceso de incorporación bien ejecutado fomenta el trabajo en equipo y la colaboración. Cuando los nuevos empleados o miembros del equipo conocen la cultura, los valores y los objetivos de la empresa, pueden alinearse mejor con los objetivos del equipo. Esta alineación fomenta una colaboración eficaz y un sentimiento de unidad entre los miembros del equipo, lo que conduce a una mejora del trabajo en equipo y de los resultados generales del proyecto.
• Mejor alineación con los objetivos y valores de la empresa: Por último, un proceso de incorporación exhaustivo garantiza una mejor alineación con los objetivos y valores de la empresa. Al comunicar claramente la misión, la visión y los valores de la empresa durante el proceso de incorporación, los nuevos empleados o clientes pueden entender y adoptar mejor los objetivos de la organización. Esta alineación crea un sentido más fuerte de propósito y compromiso, lo que en última instancia contribuye al éxito de la empresa.

En conclusión, los beneficios de un proceso de incorporación son de gran alcance e impacto. Desde la mejora de la adopción y la satisfacción de los clientes hasta el aumento de la retención y la satisfacción laboral de los empleados, las ventajas son evidentes. Además, la incorporación contribuye a aumentar la productividad, reducir el tiempo de obtención de valor, mejorar el trabajo en equipo y alinearse mejor con los objetivos y valores de la empresa.

¿Cómo crear onboarding process eficaz?

Ahora que entendemos la importancia y los diferentes tipos de onboarding, profundicemos en cómo diseñar un proceso de onboarding eficaz:

1. Establece objetivos claros: Define claramente lo que quieres conseguir durante el proceso de incorporación. Esto te ayudará a alinear tus esfuerzos y a medir el éxito.
2. Personaliza la experiencia: Adapta el proceso de incorporación a las necesidades y preferencias específicas de tu público. Esto puede incluir la personalización de los tutoriales, la oferta de recursos personalizados o la asignación de mentores.
3. Proporciona recursos completos: Asegúrate de que los nuevos individuos o proyectos tengan acceso a toda la información necesaria, los materiales de formación y las herramientas necesarias para tener éxito.
4. Fomenta las relaciones: Fomenta la creación de relaciones asignando mentores, organizando actividades de creación de equipos o facilitando la colaboración interfuncional.
5. Busca opiniones e itere: Recoge continuamente los comentarios de las personas que pasan por el proceso de incorporación e introduzca mejoras basadas en sus percepciones. Esto te ayudará a perfeccionar y mejorar tu proceso de incorporación con el tiempo.

Siguiendo estos pasos, puedes crear un proceso de incorporación que establezca un tono positivo y equipe a los nuevos individuos o proyectos para el éxito desde el principio.

¿Quieres saber cómo proceder exactamente? ¡Profundicemos en cada paso!

Paso 1: Establece objetivos claros

Establecer objetivos claros para tu proceso de incorporación es fundamental, ya que sienta las bases de toda la experiencia. Desglosemos más este paso para garantizar la claridad y la precisión de su enfoque.

1. Comprende el “por qué” de la incorporación

Antes de establecer objetivos específicos, dé un paso atrás para comprender el propósito más amplio de tu proceso de onboarding. ¿Se trata de reducir la curva de aprendizaje de una nueva plataforma de software? ¿Es para asegurarte de que los nuevos empleados entienden la cultura de la empresa? O tal vez sea para asegurarte de que un nuevo proyecto se integra sin problemas en las operaciones en curso. El “por qué” impulsa el resto de los objetivos.

2. Diferencia entre objetivos a corto y a largo plazo

• Objetivos a corto plazo: Son los resultados inmediatos que espera en las fases iniciales del proceso de onboarding. Algunos ejemplos son
  • Adquisición de conocimientos: Asegurarte de que los nuevos empleados comprenden la descripción de su puesto, las políticas de la empresa o los aspectos básicos de un producto o servicio.
  • Desarrollo de habilidades: Asegurarte de que los nuevos usuarios pueden navegar por las características principales del software o de que los nuevos empleados pueden utilizar las herramientas esenciales para sus funciones.
  • Onborading: Ayudar a los recién llegados a integrarse en los equipos, familiarizarse con su espacio de trabajo o integrar un nuevo proyecto en un flujo de trabajo existente.
• Objetivos a largo plazo: Se centran en resultados sostenidos que surgen a lo largo de periodos prolongados. Algunos ejemplos son:
  • Retención y lealtad: Crear un sentimiento de pertenencia puede reducir las tasas de rotación de los empleados o aumentar el compromiso de los usuarios con los productos.
  • Perfeccionamiento: Garantizar que, con el tiempo, los usuarios o empleados puedan aprovechar las funciones avanzadas o asumir mayores responsabilidades.
  • Asimilación cultural: Asegurarte de que los nuevos empleados no sólo entienden sino que también encarnan los valores de la empresa, contribuyen a su misión y ayudan al crecimiento.

3. Haz que los objetivos sean SMART

Para evitar la ambigüedad, todos los objetivos que establezca deben ser Específicos, Mensurables, Alcanzables, Relevantesy Limitados en el tiempo:

• Específico: Define claramente lo que quieres conseguir. En lugar de “queremos que los empleados entiendan la empresa”, apunta a “los empleados deben ser capaces de enumerar los cinco valores fundamentales de la empresa”
• Mensurable: Asegúrate de que puedes seguir el progreso y medir el resultado. Utiliza herramientas, análisis o mecanismos de retroalimentación para cuantificar el éxito.
• Alcanzables: Los objetivos deben ser realistas teniendo en cuenta los recursos y el calendario disponibles.
• Pertinentes: Alinea los objetivos con las metas más amplias de la empresa y asegúrate de que ofrecen valor.
• Limitados en el tiempo: Establece un calendario claro para cuando espera que se alcance cada objetivo.

4. Recaba la opinión de las partes interesadas pertinentes

Recabar la opinión de diferentes departamentos, equipos o incluso de una muestra de personas incorporadas en el pasado puede ofrecerte perspectivas que podría pasar por alto. Este enfoque colaborativo garantiza una visión holística de lo que deben abarcar los objetivos de incorporación.

5. Documenta y comunica

Una vez que hayas fijado tus objetivos, documéntalos claramente. Este documento se convertirá en un punto de referencia durante todo el proceso de incorporación. También es crucial que estos objetivos se comuniquen a todos los implicados en el proceso de incorporación para garantizar la alineación.

Paso 2: Personalizar la experiencia de onboarding

Personalizar la experiencia de incorporación es vital para garantizar el compromiso y la comprensión.

He aquí un desglose conciso de este paso:

1. Identificar las necesidades únicas

Cada individuo o grupo tiene necesidades específicas basadas en su función, formación o perfil de usuario. Por ejemplo, el onboarding de un recién licenciado puede diferir de la de un alto ejecutivo.

2. Utiliza la segmentación del público

Clasifica a las personas o proyectos incorporados en segmentos distintos. Para un producto de software, esto podría significar principiantes, usuarios intermedios y expertos. En el caso de los empleados, podría segmentarlos por departamento, función o nivel de experiencia.

3. Adapta el contenido y los recursos

Basándose en los segmentos identificados, personaliza los recursos. Por ejemplo, los nuevos usuarios de software podrían apreciar los tutoriales paso a paso, mientras que los usuarios experimentados podrían buscar información sobre funciones avanzadas.

4. Implementa mecanismos de retroalimentación

Incorpora herramientas o sistemas en los que las personas puedan proporcionar comentarios sobre su experiencia de incorporación. Esto ayuda a refinar aún más la personalización.

5. Supervisa y ajusta continuamente

Revisa periódicamente la eficacia de los procesos de onboarding personalizados. Utiliza las métricas o los comentarios para ajustar una experiencia personalizada en constante evolución.

Paso 3: Proporcionar recursos completos

Garantizar que las nuevas entidades tengan acceso a los recursos adecuados es fundamental para el éxito. Un conjunto completo de recursos ayuda a que las transiciones sean más fluidas y a superar los retos iniciales.

He aquí cómo enfocar esto:

1. Evaluación de las necesidades

Antes de reunir o crear recursos, es esencial identificar lo que realmente se necesita. Esto requiere una comprensión exhaustiva de los retos, las herramientas o las lagunas de conocimientos a los que podrían enfrentarse las personas o los proyectos de incorporación.

Enfoque:

• Consulta: Habla con los jefes de departamento, los jefes de proyecto o incluso con una muestra del público objetivo para comprender sus necesidades.
• Revisión de opiniones: Examina los comentarios o las revisiones de anteriores incorporaciones para identificar las áreas que carecían de los recursos adecuados.

2. Recopilación y creación de recursos

Una vez identificadas las necesidades, el siguiente paso consiste en encontrar los recursos existentes o crear otros nuevos que las satisfagan.

Enfoque:

• Diversidad: Asegúrate de que los recursos se presentan en varios formatos -vídeos, manuales, seminarios web, conjuntos de herramientas- para satisfacer las distintas preferencias de aprendizaje.
• Colaboración: Trabaja en equipo con expertos en la materia o jefes de departamento para garantizar la precisión y pertinencia de los recursos.

3. Acceso y organización

Disponer de recursos no es suficiente; deben ser fácilmente accesibles y estar organizados de forma lógica para el público destinatario.

Enfoque:

• Repositorio centralizado: Utiliza una plataforma digital o una intranet donde se puedan alojar todos los recursos y proporciona los derechos de acceso adecuados.
• Categorización: Organiza los recursos en función de temas, niveles de destreza u otras categorías relevantes. Esto ayuda al público objetivo a navegar fácilmente y encontrar lo que necesita.

Paso 4: Fomentar las relaciones

Fomentar las relaciones durante el proceso de incorporación es crucial para crear un entorno de trabajo positivo e integrador. Asignar mentores que puedan proporcionar orientación y apoyo puede ayudar a los nuevos empleados o proyectos a sentirse bienvenidos y respaldados. Además, organizar actividades de creación de equipos o facilitar la colaboración interfuncional puede ayudar a construir relaciones sólidas y fomentar la colaboración desde el principio.

He aquí cómo nutrir tales conexiones:

1. Programas de tutoría

Los mentores actúan como guías, ofreciendo puntos de vista basados en la experiencia. Ayudan a los nuevos miembros a desenvolverse en la cultura de la empresa y a comprender mejor sus funciones.

Puesta en práctica:

• Proceso de emparejamiento: Empareja a las nuevas contrataciones o proyectos con profesionales experimentados basándose en la similitud de funciones, intereses o habilidades.
• Ciclo de retroalimentación: Programa comprobaciones periódicas entre mentores y alumnos para discutir los progresos, abordar las preocupaciones y proporcionar orientación.

2. Actividades de creación de equipos

Estas actividades ayudan a romper el hielo, permitiendo a los nuevos miembros conocer a sus compañeros en entornos informales, lo que puede fomentar relaciones genuinas.

Puesta en práctica:

• Actividades diversas: Organiza una mezcla de eventos presenciales y virtuales, desde talleres hasta salidas informales, para atender a las distintas preferencias.
• Programación regular: En lugar de un evento puntual, organiza actividades periódicas de creación de equipos a lo largo de los primeros meses de incorporación.

3. Colaboración interfuncional

Las onboarding interdepartamentales pueden ampliar las perspectivas, haciendo que los nuevos miembros comprendan el funcionamiento de la empresa de forma holística y creando conexiones entre los equipos.

Puesta en práctica:

• Proyectos de colaboración: Inicia proyectos que requieran aportaciones de varios departamentos, asegurándote de que los nuevos contratados interactúen con miembros ajenos a tu equipo principal.
• Reuniones interdepartamentales: Organiza sesiones en las que los departamentos muestren sus funciones, permitiendo a los nuevos contratados hacer preguntas y comprender las dependencias interdepartamentales.

En esencia, las relaciones que se establecen durante la incorporación tienen repercusiones duraderas. No sólo ayudan a los nuevos miembros a asentarse, sino que también infunden un sentimiento de pertenencia y de comunidad desde el primer momento.

Paso 5: Buscar opiniones

La búsqueda activa de feedback garantiza que el proceso de onboarding siga siendo eficaz, adaptable y alineado con las necesidades cambiantes de la organización.

He aquí cómo poner en práctica este paso crucial:

1. Canales de retroalimentación

Establecer canales claros y accesibles garantiza que las personas que pasan por el proceso de incorporación puedan aportar fácilmente sus opiniones y experiencias.

Puesta en práctica:

• Encuestas: Utiliza herramientas como SurveyMonkey o Google Forms para crear encuestas posteriores a la incorporación. Deben ser concisas pero exhaustivas y cubrir todos los aspectos esenciales de la experiencia de incorporación.
• Política de puertas abiertas: Anima a las nuevas contrataciones o a las entidades incorporadas a comunicar directamente sus comentarios, sugerencias o preocupaciones a los equipos de RR.HH. o de gestión de proyectos.

2. Analizar e identificar patrones

Una vez recogidas las opiniones, empieza el verdadero trabajo de descifrar los datos para identificar tendencias comunes o áreas de preocupación.

Puesta en práctica:

• Agregación de datos: Recopila las opiniones procedentes de diversas fuentes en una única plataforma para facilitar tu análisis.
• Sesiones de revisión periódicas: Organiza sesiones mensuales o trimestrales con las principales partes interesadas para debatir las tendencias de las opiniones y priorizar las áreas que necesitan atención.

3. Mejoras iterativas

Las opiniones sólo tienen valor cuando se actúa en consecuencia. Ajustar continuamente el proceso de incorporación basándose en las percepciones garantiza su eficacia y pertinencia.

Puesta en práctica:

• Planes procesables: Basándote en el análisis de los comentarios, elabora una hoja de ruta de los cambios que deben introducirse en el proceso de incorporación.
• Pruebas piloto: Antes de poner en marcha cambios significativos, pruébalos con un grupo más reducido para garantizar su eficacia y recoger las reacciones iniciales.

En resumen, la retroalimentación no es sólo una cuestión de recopilación, sino de acción. Al solicitar, analizar y actuar con regularidad en función de los comentarios, las empresas se aseguran de que sus procesos de incorporación se mantienen alineados con sus objetivos y las necesidades de las personas que incorporan.

Palabras finales sobre el onboarding

En conclusión, un proceso de onboarding bien diseñado es crucial para las empresas que buscan crear una primera impresión positiva y maximizar el éxito y la satisfacción a largo plazo. Ya se trate de onboarding de clientes, empleados o proyectos, es fundamental adaptar el proceso a las necesidades específicas y proporcionar recursos completos. Mediante la aplicación de un proceso de onboarding eficaz y la iteración continua basada en la retroalimentación, las empresas pueden lograr una mayor satisfacción de los clientes y los empleados, un aumento de la productividad y mejores resultados de los proyectos.