Vous vous lancez dans la création d’un vivier de candidats ? Vous êtes au bon endroit. Nous allons voir dans cet article les bases de la gestion d’un talent pool, et comment articuler phases automatisées et interventions manuelles pour une expérience candidat aux petits oignons 🧅.

Qu’est ce qu’un vivier de candidats ?

Un vivier de candidats est une base de données candidat bien structurée et à jour qu’on peut activer le moment attendu.

Le but ultime du vivier de candidats est de closer un nouveau poste avec un coup de téléphone :

Business manager : “on ouvre un poste de Lead Developer Node parlant Espagnol et Mandarin”

Recruteur : [recherche 10 secondes dans son vivier] “j’ai quelqu’un dans mon talent pool que j’ai eu au téléphone il y a 2 semaines et qui cherchait à changer, je l’appelle”

Business manager : 😮

Recruteur : “C’est bon, tu peux le voir en entretien jeudi”

Business manager : 🤩

Ca vous fait rêver ? On va vous expliquer comment faire.

Le vivier de candidats permet de capitaliser sur ses recherches

Commençons par démystifier les viviers candidats : c’est un outil puissant si vous avez des recrutements récurrents, mais qui demande un investissement. Ce n’est donc pas utile pour tout le monde !

Avoir un (ou des) viviers de candidats est particulièrement pertinent dans les cas suivants :

  • ESN (Entreprise de Services Numériques) : si vous êtes recruteur dans une société de service, vous recrutez sans doute le même profil tous les mois (par exemple 30 développeurs dans l’année)
  • Cabinet de recrutement spécialisé : vous avez probablement des typologies de poste qui reviennent à intervalle régulier

Construire un vivier de candidats : un mélange d’humain et de machine

L’essence de la création d’un talent pool est de proposer le bon poste à la bonne personne au bon moment. Du coup, une partie du travail sera manuelle, notamment la partie segmentation qui est assez fine. Mais les logiciels d’automatisation tel que LaGrowthMachine peuvent vous faire gagner un temps précieux sur la partie outreach. Comment faire ? On vous détaille ça en 3 étapes et demie 🙂

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Prérequis : les outils

Avant de vous lancer, commençons par les outils. Vous aurez besoin de 2 outils pour suivre ce tutoriel :

  • un ATS : sorte de CRM dédié aux candidats, cet outil est une base de données qui vous permet de suivre l’avancée de vos recrutements et de consigner toutes les informations sur les profils. Bref, votre deuxième cerveau en tant que recruteur ! Huntool est l’ATS de référence pour les recruteurs de profils pénuriques
  • un outil d’outreach : c’est un outil qui vous permettra de lancer des séquences pour contacter vos candidats de façon automatique. LaGrowthMachine est l’outil de référence pour contacter vos candidats en multicanal (LinkedIn, Email, Twitter). 

Vous êtes désormais bien outillé ? Commençons ! 

Etape 1 : Segmentez

La segmentation est la base du talent pool. Envoyer la bonne offre à la bonne personne nécessite de créer de petits pools candidats très homogènes. Quelle taille d’audience choisir ? Cela dépend de votre secteur et de la spécificité des profils, voici un ordre de grandeur :

  • si vous avez plus de 150 personnes dans votre audience, vous gagnerez probablement à segmenter davantage votre audience : peut-être en coupant par séniorité, ou par localisation géographique, ou par spécialisation
  • si vous avez moins de 10 personnes dans votre audience, il sera peut-être plus rapide de ne rien automatiser et de gérer votre talent pool à la main

En résumé, l’idée est d’avoir une audience tellement homogène que vos candidats vont recevoir le même message et se dire ‘super, ce poste me convient parfaitement’’.

Comment créer cette audience ? LinkedIn et LinkedIn Recruiter sont vos premiers alliés. Le problème, c’est que votre recherche LinkedIn risque de faire remonter des profils pas assez cœur de cible. 

Nous vous déconseillons donc de sélectionner une recherche entière pour l’importer dans un outil d’automatisation mais au contraire de la filtrer manuellement. 

Etape 2 : Créez le contact 

Vous avez créé une petite audience très homogène ? Bravo ! Du coup, nous allons maintenant passer à la phase d’outreach 🥳.

Si vous avez Huntool et LGM, c’est la combinaison gagnante ! Il vous suffit de sélectionner votre colonne ‘sourcés’ puis de cliquer sur ‘export LGM’ : votre audience sera automatiquement créée dans LGM : 

Vous pouvez alors lancer une séquence de contact  en ciselant au préalable votre message (vous trouverez plus d’informations sur comment écrire les meilleurs messages de recrutement là).

Attention, LinkedIn est désormais saturé par les recruteurs donc tout est bon pour se démarquer :

  • Les voice messages
  • vidéos (par exemple avec VideoAsk)
  • et surtout, donner de l’information pour appâter votre candidat : poste, salaire, etc…

Dans une stratégie de construction d’un vivier, le but est de créer un premier échange avec des candidats : à partir du moment où un candidat vous répond, c’est gagné ! Si vous utilisez Huntool, nous vous conseillons de configurer un goal reached avec l’intégration Huntool pour que votre candidat se déplace tout seul dans la colonne ‘répondu’.

Pro-tip dans votre séquence : une petite relance ne fait (presque) jamais de mal 😉. 

Etape 3 : Tissez le contact

Si votre candidat vous répond ‘merci, je suis intéressé’, vous pouvez aller chercher une bouteille de champagne 🍾. S’il vous répond ‘non’, alors le travail de vivier commence 😅.

Les 2 grands type de réponse négative sont :

Non merci, ce n’est pas le bon moment pour moi

Super, vous avez bien ciblé ! Il ne reste plus qu’à envoyer un poste au bon moment !

En fait, je cherche plutôt ça ou ça

Vous avez a priori tapé un peu à côté de la plaque… Bonne nouvelle, ce n’est pas très grave car comme vous savez maintenant ce qui intéresse votre candidat : vous viserez juste la prochaine fois. Et dans tous les cas, vous avez entamé la conversation !

Vous allez maintenant partir de ce premier échange pour de tisser la relation à l’aide de 2 types de messages :

  • Des messages de contenu : notamment une sélection des jobs du moment ou du contenu métier.
  • Des points d’étape : “ça fait 6 mois qu’on ne s’est pas parlé, vous voulez faire un point carrière ? ”

Détaillons ça ensemble :

3-1 – Les messages de contenu

La personnalisation n’est pas forcément nécessaire dans les messages de contenu : si vous avez bien ciblé votre candidat (ou re-ciblé le cas échéant), les postes proposés seront pertinents pour son profil et lui permettront de mûrir son projet sans être intrusif.

Sur ce type de message informationnel, le plus simple est le mieux. Un mailing est donc tout à fait indiqué pour que votre communauté ait un rappel régulier que vous existez.

Voici quelques exemples de messages de contenu :

  • La devanture : il s’agit d’un récapitulatif des jobs que vous avez, par exemple tous les mois. Si on fait le parallèle avec une agence immobilière, l’idée est de présenter votre devanture : voici le type de maisons que l’on vend en ce moment, si vous voulez en savoir plus ou que l’on analyse votre besoin personnel pour vous présenter la maison parfaite pour vous, on en discute. N’hésitez pas à sélectionner les jobs les plus attractifs 😉
  • Les éclairages marché : l’avantage d’être recruteur en cabinet est d’avoir accès à un large panel d’interlocuteurs souvent décisionnaires dans votre secteur. Du coup, même si c’est inconscient, vous avez très probablement une excellente intuition sur l’évolution de votre secteur : comment se porte le marché, quelles sont les tendances, quelles sont les préoccupations des dirigeants, quels sont les jobs recherchés, … Bref, de quoi faire une belle newsletter !

3-2 – Les points d’étapes

Après chaque échange, la prochaine étape doit être définie : quand vas t-on refaire un point pour voir où votre candidat en est de sa réflexion professionnelle ?

Le but est d’être à jour sur son parcours pour adapter sa segmentation (‘j’ai pris un poste de management’ => on le déplace dans le vivier de manager) et surtout déceler au plus tôt le moment où votre candidat est prêt à changer d’employeur. 

Si votre candidat est un profil d’exception sur lequel vous voulez capitaliser, nous conseillons de faire ce suivi complètement manuellement.

Si vous avez Huntool, vous pouvez créer une vue des contacts ‘star’ sans interaction depuis plus de 6 mois pour les appeler à intervalles réguliers.

Au contraire, si votre candidat est un profil que vous trouvez moins cœur de cible pour votre secteur d’activité.

Last but not least : éthique du talent pool

Cultiver un talent pool implique de manipuler des données personnelles. Et qui dit données personnelles dit RGPD !

Heureusement, la CNIL a publié un guide didactique pour vous expliquer ce que vous avez le droit (ou pas) de faire. Le guide est librement disponible en ligne ici. Vous devez notamment  obtenir le consentement des candidats à être présent dans votre vivier ! Peut importe la forme du consentement tant qu’il est est explicite et écrit (pour être justifié).

Mais vos obligations vont plus loin que le simple recueil de consentement : vous devez être transparent avec votre candidat sur votre démarche et ne pas faire miroiter un poste inexistant.

Si vous n’avez pas de poste pour lui en ce moment, dites-le lui ! Être réaliste et transparent sur votre capacité à l’accompagner sera un gage de confiance.

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Un vivier, ce n’est pas qu’une base de données ordonnée : c’est avant tout un réseau de relations tissé avec le temps.