Pipeline de ventas: Gestión, etapas y herramientas

¿Qué es un pipeline de ventas?

Un pipeline o embudo de ventas es el proceso por el que pasan tus leads o clientes potenciales hasta convertirse en clientes. Este proceso te ayuda a aumentar tu tasa de conversión y a cerrar más tratos porque tienes un sistema organizado en marcha que lleva a tus clientes potenciales a través del proceso fácilmente y sin esfuerzo.

¿Por qué deberías utilizar uno?

Si tu trabajo implica docenas de llamadas, cientos de nombres y empresas al día, y diferentes maneras de hacer el seguimiento de cada una de ellas, necesitas una manera de rastrearlo todo. Sin un proceso, perderás muchos de tus clientes potenciales.

Un buen proceso de ventas sirve para gestionar los clientes potenciales y los contactos, y para que los representantes sepan en qué punto del ciclo de ventas se encuentran. Su rutina diaria consiste en gestionar diversos estados de los clientes potenciales, la creación de un pipeline le dará una guía a seguir. De este modo, tanto tus clientes potenciales como tú no tendrán problemas para entender los siguientes pasos.

Para asegurarte de que tu trabajo no pasa desapercibido, necesitas establecer un camino por el que pase cada cliente. La mejor manera de hacerlo es creando las etapas y gestionando adecuadamente tu pipeline de ventas.

¿Cuáles son las etapas típicas del embudo de ventas?

No confundas pipeline con funnel de ventas. El pipeline te ayuda a seguir el punto en el que se encuentran tus clientes potenciales en el proceso de compra. Dependiendo de tu negocio, producto o servicios, será diferente para todos. Sin embargo, hay etapas y pipelines que se utilizan generalmente y que son :

• El prospecto – Una empresa o individuo que identificaste como alguien que puede necesitar los servicios de tu negocio. También es importante identificar de dónde provienen (por ejemplo: de LinkedIn, alguién que conociste en un evento de networking, etc). El uso de LaGrowthMachine en esta etapa te ayuda a contactar con los clientes potenciales a través de múltiples canales.

• Lead cualificado – Normalmente se identifican a través del “lead score”, son las personas que tienen más probabilidades de comprar que un prospecto.

• Contactado o reunión programada – Tus leads formarán parte de esta nueva etapa, una vez que hayas tenido una conversación con tu cliente potencial y programado una demostración o una reunión.

• Propuesta solicitada o enviada – Una vez que hayas determinado cuáles son sus necesidades, puedes enviarles una propuesta adecuada.

• Cerrado – Ya sea que ganaste o perdiste este cliente potencial, pásalo a la fase “cerrada”. Esto te ayudará a saber que no debes gastar más tiempo en ellos.

• Retención – Ahora que es un cliente, tienes que mantener una buena relación con él (si tu modelo de negocio es así). Si no es así, el marketing suele encargarse de esta última etapa.

Antes de comenzar a crear tus etapas, empieza por identificar cuál es tu canal de ventas típico. Esto le ayudará a determinar si hay lagunas, cómo configurar tu plantilla y qué herramientas te serán más útiles. 

Defina tu pipeline / proceso de ventas

Ahora que identificaste cómo trabajas con tus clientes, puedes determinar los objetivos -desde las inscripciones hasta los acuerdos, por ejemplo- que te gustaría alcanzar. Estos objetivos pueden convertirse en una métrica relevante y ayudarte a enfocarse en cómo diseñar tu flujo de trabajo.

Sí, tu objetivo final es vender. Estamos hablando de las piezas más pequeñas y las oportunidades que conducen a esa venta. Por ejemplo, ¿cuántos clientes potenciales necesitas normalmente para hacer una venta? ¿A cuánto asciende tu venta promedia? ¿Pasaron todos tus procesos?

Respondiendo a estas preguntas, sabrás qué es lo más importante para tus clientes. Así podrás acelerar el proceso ambos. También te ayuda a centrarse en lo que puedes controlar en lugar de lo que está en manos del cliente.

Las métricas para definir los objetivos del pipeline de ventas pueden incluir cosas como el número de llamadas que realizas, cuantas ventas adicionales sugieres o el número de propuestas que envías. Elijas lo que elijas, asegúrate de que sea SMART. 

Tu flujo de trabajo tiene que ser natural para que mantengas bien el proceso. Crea uno que sea el menos doloroso de mantener y serás más eficiente y estarás menos estresado.

Mejores prácticas para la gestión de tu embudo de ventas

La creación de tu pipeline de ventas requiere una serie de partes diferentes, desde la evaluación hasta la creación y la gestión. Esto significa que hay algunos aspectos que querrás tener en cuenta a la hora de crearlo:

Seguimiento

Incorpore tiempos de espera apropiados entre los contactos e identifique en qué punto del ciclo de compra se encuentran. Esto también te dará la oportunidad de permanecer en la mente de tus leads.

Sé realista

Si no te contestan, no les dediques demasiado tiempo. Dedique tu tiempo hablando con aquellos que están realmente interesados. Identifica el mejor período de tiempo que se adapte a tu ciclo de ventas.

Revisar y limpiar

Establezca un intervalo regular para revisar tus leads y limpiar tu lista. Ahorrarás un montón de  tiempo a la hora de realizar tus llamadas o contactos. Por ejemplo, puedes enviar los leads que no están listos para comprar al equipo de marketing y dejarles mantener el contacto. 

Analizar

Elija un intervalo para hacer un análisis del pipeline de ventas de todos tus resultados (posiblemente al mismo tiempo que la limpieza). Por ejemplo, cada mes o trimestre puedes actualizar las puntuaciones de los clientes potenciales, el número de ventas, las formas de mejorar el pipeline… Comprender tus prospectos y tus datos es la mejor manera de mejorar. 

Escuchar de verdad

Recuerda que cuantas más etapas tengas, más complicado será el proceso tanto para ti como para tus clientes potenciales. Manténgalo simple y céntrese en las métricas del pipeline de ventas que has elegido.

Seguimiento y registro

Remember that the more stages you have, the more complicated the process will be for both you and your prospects. Keep it simple and focus on the sales pipeline metrics you’ve chosen.

Deja que se convierta en tu Biblia del trabajo

Manténgalo cada semana con los estados, introduzca notas sobre cada comunicación y anote las ideas de venta. La herramienta que elijas puede ayudarte a construir relaciones más significativas y, en última instancia, más ingresos por ventas.

Incorpórelas a tu proceso de ventas o pega una nota a tu ordenador. Cree y mantenga un pipeline de ventas que te resulte fácil y claro. De lo contrario, simplemente no servirá de nada.

Herramientas de canalización de ventas

Existe una gran cantidad de herramientas para ayudar a los vendedores o a su equipo a crear y mantener un proceso de ventas exitoso. A continuación, le presentamos algunas de ellas :

• LaGrowthMachine – Configure un flujo de trabajo de divulgación a través de múltiples canales que le ayuda a contactar personas a lo largo de tu flujo de ventas
• Trello – Un útil software online que puedes configurar para hacer un seguimiento visual de tus clientes por etapas. 
• ClinchPad – Similar a Trello con herramientas adicionales como informes y puntuación de clientes potenciales.
• Hubspot CRM – Un sistema flexible que te ayuda a gestionar tu pipeline visualmente y a registrar la actividad de ventas.
• Zoho CRM – Incluye la gestión de territorios y la previsión.
• Pipedrive – Hace un seguimiento de las etapas del pipeline y de las llamadas o correos electrónicos de cada cliente potencial.
• Salesmate – Ofrece marcación automática y campañas de correo electrónico.

Hay muchas otras, por supuesto, pero con estas podrás ver que funciona para ti y tu negocio. Elijas lo que elijas, asegúrate de que es lo suficientemente fácil de adoptar para que no tengas la tentación de volver a tus viejos hábitos.

Proceso en constante cambio

Si aún no sabes todo sobre tu proceso de ventas, ¡también está bien! Todo lo que necesitas hacer para comenzar es revisar lo que haces y ver dónde puedes llenar los vacíos. La belleza de este proceso es que es fluido. Puede cambiar y adaptarse constantemente a tus clientes y a tu forma de trabajar, así que empiece y siga la corriente.