Was ist der Unterschied zwischen ATS und CRM für das Recruiting?

Was ist ein ATS?

In diesem Abschnitt werde ich Ihnen erklären, was ein ATS ist und was seine wichtigsten Vorteile und Funktionen sind.

Definition

Ein Applicant Tracking System (ATS) ist eine Softwareanwendung, die den Einstellungsprozess automatisieren und vereinfachen soll. Es dient als zentraler Speicher für die Verwaltung, Verfolgung und Kommunikation mit den Bewerbern während des gesamten Rekrutierungszyklus.

Wenn es darum geht, den perfekten Kandidaten für eine offene Stelle zu finden, kann der Einstellungsprozess zeitaufwendig und überwältigend sein.

Hier kommt ein ATS ins Spiel: Es rationalisiert den gesamten Einstellungsprozess und macht ihn effizienter und effektiver.

Mit anderen Worten, es ist ein Schlüssel für alle Rekrutierungsstrategien.

Wie können Sie Ihren Talentpool verwalten?

Wir haben einen tollen Beitrag über die Verwaltung eines Talentpools geschrieben, um die besten Profile zu rekrutieren. In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen.

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Es ermöglicht Personalvermittlern und Personalverantwortlichen, offene Stellen zu veröffentlichen, Bewerbungen zu erhalten, Lebensläufe zu sichten, Vorstellungsgespräche zu planen und schließlich fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen.

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der Personalverantwortliche nicht mehr Stapel von Lebensläufen durchsuchen oder die Interaktionen mit Bewerbern manuell verfolgen müssen. Mit einem ATS wird dieser Traum zur Realität. Die Automatisierungssoftware für die Personalbeschaffung macht sich wiederholende Aufgaben überflüssig, so dass die Personalverantwortlichen mehr Zeit haben, sich auf den Aufbau von Beziehungen zu den Kandidaten und strategische Einstellungsentscheidungen zu konzentrieren.

Die wichtigsten Vorteile

Die Einführung eines ATS bringt mehrere Vorteile für Ihren Einstellungsprozess mit sich:

• Erstens hilft es Ihnen, alle Bewerberinformationen in einer einzigen Plattform zu konsolidieren, so dass Sie leichter auf bestimmte Profile zugreifen und danach suchen können. Darüber hinaus verfügen ATS-Systeme häufig über erweiterte Suchfunktionen, mit denen Sie qualifizierte Bewerber anhand bestimmter Kriterien schnell filtern und identifizieren können. Dies verbessert die Geschwindigkeit und Genauigkeit Ihres Bewerberauswahlverfahrens und stellt sicher, dass Sie die am besten geeigneten Kandidaten für Ihr Unternehmen finden.
• Zweitens ermöglichen ATS-Systeme eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Einstellungsteams. Anstatt sich auf verstreute Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Ketten zu verlassen, bietet ein ATS eine zentrale Plattform für die Zusammenarbeit, auf der Teammitglieder Kommentare hinterlassen, Feedback austauschen und die Interaktionen mit Bewerbern verfolgen können. Dies fördert eine effektive Kommunikation und erleichtert einen effizienteren Entscheidungsprozess.
• Und schließlich verbessert ein ATS Ihre gesamte Erfahrung bei der Bewerbersuche. Durch automatisierte E-Mail-Antworten und Statusaktualisierungen erhalten Kandidaten zeitnahes Feedback und bleiben während des gesamten Einstellungsprozesses aktiv. Dies verbessert Ihre Arbeitgebermarke und sorgt für eine positive Erfahrung bei der Einstellung von Bewerbern, was für die Gewinnung von Spitzenkräften entscheidend ist.

Stellen Sie sich vor, Sie wären ein Kandidat, der in jeder Phase des Einstellungsprozesses – von der Bewerbung bis zur endgültigen Entscheidung – personalisierte Updates erhält. Ein ATS schafft eine nahtlose und transparente Erfahrung für Kandidaten, so dass sie sich wertgeschätzt und respektiert fühlen.

Hauptmerkmale eines ATS

Um die Möglichkeiten eines ATS vollständig zu verstehen, sollten wir uns einige seiner Hauptfunktionen ansehen:

1. Analyse von Lebensläufen: Ein ATS kann relevante Informationen aus Lebensläufen extrahieren und automatisch Kandidatenprofile ausfüllen, wodurch Personalverantwortliche Zeit und Mühe sparen. Diese Funktion macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, verringert das Risiko von Fehlern und sorgt für genaue Bewerberinformationen.
2. Stellenausschreibung und -verteilung: Mit ATS-Systemen können Sie Stellenausschreibungen erstellen und auf verschiedenen Plattformen veröffentlichen, z. B. auf Jobbörsen und Websites sozialer Medien, und so ein breiteres Publikum potenzieller Kandidaten erreichen. Diese Funktion maximiert die Sichtbarkeit Ihrer Stellenausschreibungen und erhöht damit die Chancen, qualifizierte Bewerber zu gewinnen.
3. Bewerberscreening und Scoring: Ein ATS kann Lebensläufe auf der Grundlage vordefinierter Kriterien prüfen und jedem Bewerber eine Punktzahl zuweisen, um einen objektiveren Bewertungsprozess zu gewährleisten. Diese Funktion hilft Personalverantwortlichen, Kandidaten auf der Grundlage ihrer Qualifikationen und ihrer Eignung für die Stelle zu priorisieren, was Zeit spart und die Qualität der Bewerberauswahl verbessert.
4. Planung von Vorstellungsgesprächen: ATS-Systeme bieten Funktionen zur Planung von Vorstellungsgesprächen, zur Verwaltung von Kalendern und zum Versenden automatischer Erinnerungen an Kandidaten und Gesprächspartner. Diese Funktion vereinfacht die logistische Koordination von Vorstellungsgesprächen, verringert das Risiko von Terminkonflikten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Gespräche.
5. Berichte und Analysen: Ein ATS bietet datengestützte Einblicke in Einstellungsmetriken, so dass Sie die Effektivität Ihrer Einstellungsstrategien bewerten und datengestützte Entscheidungen treffen können. Mit dieser Funktion können Recruiter und Personalverantwortliche ihre Einstellungsprozesse kontinuierlich verbessern, Engpässe erkennen und ihre Strategien zur Talentgewinnung optimieren.

Mit diesen Schlüsselfunktionen wird ein ATS zu mehr als nur einer Softwareanwendung. Es wird zu einem strategischen Partner bei Ihren Rekrutierungsbemühungen und hilft Ihnen, die besten Kandidaten für Ihr Unternehmen zu gewinnen, zu bewerten und einzustellen.

Was ist ein Recruiting-CRM?

In diesem Abschnitt werde ich Ihnen erklären, was ein Recruiting CRM ist und welche Vorteile und Schlüsselfunktionen es bietet.

Definition

Ein Recruiting Customer Relationship Management (CRM) System ist ein Tool zur Verwaltung und Verbesserung der Beziehungen zu Kandidaten und potenziellen Kandidaten. Im Gegensatz zu einem ATS, das sich auf die Verfolgung von Bewerbern konzentriert, konzentriert sich ein Recruiting-CRM auf die Pflege von Talenten und den Aufbau langfristiger Beziehungen, noch bevor sich ein Kandidat auf eine Stelle bewirbt.

Mit einem Recruiting CRM können Personalvermittler ihren Kandidatenpool effektiv verwalten, Interaktionen verfolgen und mit potenziellen Mitarbeitern in Kontakt bleiben. So können sie starke Beziehungen aufbauen und durch gezielte E-Mail-Kampagnen, personalisierte Nachrichten und Talent-Communities mit den Kandidaten in Kontakt treten.

Wichtigste Vorteile

Die Implementierung eines Recruiting-CRM bietet zahlreiche Vorteile für Ihre Talentakquisitionsstrategie:

1. Pflege von Kandidaten: Es ermöglicht Ihnen, die Verbindung zu potenziellen Kandidaten aufrechtzuerhalten, Beziehungen zu pflegen und sie an Ihr Unternehmen zu binden, auch wenn es für sie derzeit keine passende Stelle gibt. So stellen Sie sicher, dass Sie über einen Pool von interessierten und engagierten Kandidaten verfügen, wenn neue Stellen zu besetzen sind.
2. Verbesserte Kommunikation: Durch Automatisierungstools und persönliche Kontakte bleiben potenzielle Kandidaten über Aktualisierungen des Unternehmens, neue Stellenangebote oder Veranstaltungen informiert. Diese ständige Kommunikation verbessert Ihre Arbeitgebermarke und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen bei potenziellen Kandidaten ganz oben auf der Liste steht.
3. Verbessertes Bewerbererlebnis: Durch eine maßgeschneiderte Kommunikation und eine zeitnahe Interaktion fühlen sich Kandidaten wertgeschätzt, was zu einer positiven Wahrnehmung Ihres Unternehmens führt und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie sich für zukünftige Stellen bewerben.

Hauptmerkmale von Recruiting CRM

Um die Leistungsfähigkeit eines Recruiting CRM voll ausschöpfen zu können, ist es wichtig, seine wesentlichen Funktionen zu kennen:

1. Kandidaten-Segmentierung: Ermöglicht es Recruitern, Kandidaten nach verschiedenen Kriterien wie Fähigkeiten, Erfahrung oder Engagement zu gruppieren.
2. Engagement-Analyse: Bietet Einblicke in die Art und Weise, wie Kandidaten auf Ihre Inhalte reagieren, und hilft so, zukünftige Interaktionen anzupassen.
3. Automatisierte Kommunikation: Ermöglicht die Planung von E-Mails und Erinnerungen, um sicherzustellen, dass die Kandidaten regelmäßig kontaktiert werden.
4. Talent Pool Dashboard: Recruiting-CRM-Systeme helfen Ihnen, Talente zu kategorisieren und zu segmentieren, so dass Sie leichter auf bestimmte Gruppen zugreifen können, wenn neue Positionen frei werden. Es bietet Ihnen eine visuelle Darstellung potenzieller Kandidaten, ihres Status und ihres Engagementgrads. Wenn Sie zum Beispiel plötzlich einen Softwareentwickler einstellen müssen, können Sie sofort auf einen Pool von bereits interessierten Softwareentwicklern zugreifen.
5. Veranstaltungsmanagement: Erleichtert die Verwaltung von Rekrutierungsveranstaltungen oder Webinaren und ermöglicht eine einfache Kommunikation mit den Teilnehmern.
6. Integration mit ATS: Nahtlose Integration mit Applicant Tracking Systems, um einen reibungslosen Übergang der Kandidaten vom potenziellen Interesse bis zur Bewerbungsphase zu gewährleisten. Mehr dazu später in diesem Beitrag 😉

Mit diesen Funktionen wird ein Recruiting-CRM zu einem unverzichtbaren Instrument in einer proaktiven Rekrutierungsstrategie, mit dem Unternehmen auf einen Pool engagierter und gepflegter Talente zurückgreifen können.

ATS vs. CRM im Vergleich: Was ist der Unterschied?

Nachdem wir nun ein klares Verständnis von ATS- und CRM-Systemen haben, lassen Sie uns die unterschiedlichen Merkmale vergleichen und herausfinden, warum einige Unternehmen das eine dem anderen vorziehen.

Unterscheidende Merkmale

Der Hauptunterschied zwischen einem ATS und einem CRM liegt in ihrem Fokus und ihrem Ansatz für das Talentmanagement.

Während bei einem ATS die effiziente Verwaltung des Einstellungsprozesses im Vordergrund steht, legt ein CRM den Schwerpunkt auf den Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu den Kandidaten, die Förderung des Engagements und langfristige Verbindungen.

ATS-Systeme zeichnen sich durch die Automatisierung und Rationalisierung von Einstellungsprozessen aus und eignen sich daher ideal für große Einstellungsvolumina, bei denen Effizienz und Schnelligkeit an erster Stelle stehen. Sie sind besonders vorteilhaft, wenn es darum geht, große Mengen an Bewerbungen zu bearbeiten, denn sie ermöglichen es Personalverantwortlichen, Lebensläufe schnell und effektiv zu filtern und zu prüfen.

Ein Recruiting CRM hingegen konzentriert sich mehr auf den Aufbau von Beziehungen. Es ermöglicht Personalvermittlern, durch gezielte E-Mail-Kampagnen, personalisierte Rekrutierungsnachrichten und Talent-Communities mit Kandidaten in Kontakt zu treten. Indem sie mit potenziellen Kandidaten über einen längeren Zeitraum in Verbindung bleiben, ermöglicht ein CRM den Personalverantwortlichen die Pflege von Beziehungen und die proaktive Suche nach qualifizierten Kandidaten, auch für zukünftige Positionen. Dieser Ansatz ist besonders wertvoll für Unternehmen, die einen ständigen Bedarf an Talenten haben oder die sich auf den Aufbau von Talentpipelines für bestimmte Positionen konzentrieren.

Warum bevorzugen einige Unternehmen das eine gegenüber dem anderen?

Ob Sie ein ATS oder ein CRM bevorzugen, hängt weitgehend von den individuellen Bedürfnissen und Einstellungszielen Ihres Unternehmens ab. Lassen Sie uns einige Szenarien untersuchen, in denen das eine besser geeignet sein könnte als das andere:

Aber das ist nicht der einzige Anwendungsfall. Lassen Sie uns ein anderes Szenario betrachten.

Und schließlich, für ein Unternehmen, das lieber einen hybriden Ansatz verfolgt…

Aus meiner eigenen Erfahrung als B2B-Vertriebs- und Wachstumsexperte weiß ich, dass Unternehmen von der Verwendung eines Recruiting-CRMs für den speziellen Anwendungsfall der gezielten Ansprache passiver Kandidaten profitieren, insbesondere mit der Funktion zur Automatisierung des Recruiting.

Durch den Aufbau von Beziehungen und die langfristige Bindung von Talenten können Recruiter effektiv auf einen Pool hochqualifizierter Kandidaten zugreifen, die möglicherweise nicht aktiv nach neuen Möglichkeiten suchen.

Die Strategie des Spielveränderers: Integration von CRM mit ATS

Um Ihre Rekrutierungsbemühungen wirklich zu optimieren und von den Vorteilen eines ATS und eines CRM zu profitieren, sollten Sie eine Integration der beiden Systeme in Betracht ziehen! Das bringt viele Vorteile mit sich, die ich Ihnen im Folgenden erläutern werde.

Warum die Integration das Beste aus beiden Welten bietet

Die Integration eines ATS mit einem CRM ermöglicht einen nahtlosen Fluss von Bewerberdaten zwischen den beiden Systemen und schafft so ein einheitliches Rekrutierungserlebnis.

Durch die Integration können Sie die effizienten Bewerbermanagement-Funktionen eines ATS nutzen und gleichzeitig die beziehungsfördernden Funktionen eines CRM einsetzen.

Die Vorteile der Integration umfassen:

• Effiziente Datenverwaltung: Durch die Integration entfällt der manuelle Datentransfer zwischen den Systemen, was das Fehlerrisiko verringert und die Konsistenz der Daten auf allen Plattformen gewährleistet.
• Verbessertes Bewerbererlebnis: Durch die Kombination von Daten aus einem ATS und einem CRM können Sie eine personalisierte und nahtlose Kandidatenerfahrung bieten, von der ersten Bewerbung bis zur langfristigen Bindung.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Die Integration fördert eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern des Einstellungsteams, da diese in Echtzeit auf Bewerberinformationen zugreifen und Kommentare oder Feedback auf einer zentralen Plattform hinterlassen können.
• Effektive Pflege von Bewerbern: Wenn Sie die CRM-Funktionen zusammen mit dem ATS nutzen, können Sie Beziehungen zu den Kandidaten aufbauen und pflegen und so einen stetigen Strom qualifizierter Personen für aktuelle und künftige Positionen sicherstellen.

Ein nahtloser Rekrutierungszyklus mit integrierter Software

Wie Sie oben gesehen haben, kann die Integration von Software, insbesondere die Kombination aus einem Applicant Tracking System (ATS) und einem Recruiting Customer Relationship Management (CRM) System, den Rekrutierungszyklus erheblich verbessern und ihn effizienter und effektiver machen.

Um einen nahtlosen Rekrutierungszyklus zu erreichen, bedarf es jedoch mehr als nur der Zusammenführung von zwei Systemen – es bedarf einer sorgfältigen Überlegung und strategischen Planung.

Verständnis für die Notwendigkeit der Integration

Bevor Sie sich mit dem Integrationsprozess befassen, müssen Sie verstehen, warum er so wichtig ist. Ein integriertes System bedeutet weniger manuelle Dateneingabe, weniger Doppelarbeit und eine zusammenhängende Übersicht über den Weg des Kandidaten. Es bietet eine einheitliche Plattform, auf der Recruiter potenzielle Kandidaten von der ersten Kontaktaufnahme über die Bewerbung und das Vorstellungsgespräch bis hin zum Onboarding verfolgen können.

Die Wahl der richtigen Kombination

1. Beurteilen Sie Ihre Bedürfnisse: Beginnen Sie damit, die spezifischen Herausforderungen und Ziele Ihres Unternehmens bei der Personalbeschaffung zu bewerten. Haben Sie einen großen Pool passiver Kandidaten, die Sie ansprechen müssen? Oder liegt Ihr Hauptaugenmerk auf der Rationalisierung des Interviewprozesses? Ihre Bedürfnisse bestimmen die Funktionen, die Sie priorisieren sollten.
2. Skalierbarkeit: Entscheiden Sie sich für Softwarelösungen, die mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, können sich Ihre Einstellungsstrategien und das Volumen ändern. Ihre integrierte Software sollte flexibel genug sein, um diese Änderungen ohne häufige Überarbeitungen zu berücksichtigen.
3. Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass sich Ihr Personalbeschaffungsteam schnell an das integrierte System gewöhnen kann. Je schneller sie sich zurechtfinden und die Funktionen nutzen können, desto effizienter wird Ihr Einstellungszyklus sein.
4. Unterstützung und Schulung durch den Anbieter: Die Integration kann ein komplexer Prozess sein. Wählen Sie Anbieter, die während der Integrationsphase einen soliden Support bieten und Schulungen durchführen, um sicherzustellen, dass alle Benutzer mit dem neuen System vertraut sind.

Der Integrationsprozess

Der Integrationsprozess sollte sorgfältig durchgeführt werden, da er Ihrer derzeitigen Organisation und Ihrem Rekrutierungsprozess schaden kann. Ich würde vorschlagen, dass Sie diese 4 einfachen Schritte als allgemeine Richtlinien durchgehen:

1. Schritt 1 – Datenmigration: Stellen Sie sicher, dass die vorhandenen Daten aus Ihrem ATS und CRM einfach und präzise in die integrierte Plattform übertragen werden können.
2. Schritt 2 – Anpassung des Arbeitsablaufs: Planen Sie den gesamten Rekrutierungsprozess und stellen Sie sicher, dass das integrierte System diesen Ablauf ohne Probleme unterstützt.
3. Schritt 3 – Testen: Führen Sie vor der vollständigen Umstellung Tests durch, um sicherzustellen, dass alle Funktionen zusammenarbeiten und die Integration keine Störungen aufweist, die den Einstellungsprozess unterbrechen könnten.
4. Schritt 4 – Feedback-Schleife: Sammeln Sie nach der Integration das Feedback des Rekrutierungsteams über ihre Erfahrungen mit dem neuen System. Dieses Feedback kann helfen, Verbesserungsmöglichkeiten oder zusätzlichen Schulungsbedarf zu ermitteln.

Verbessern Sie die Zusammenarbeit und die Erfahrung der Bewerber durch Integration

Wenn Sie ein ATS in ein CRM integrieren, können Sie die Zusammenarbeit zwischen Recruitern und Mitgliedern des Einstellungsteams vereinfachen. Der Echtzeitzugriff auf Bewerberinformationen in Kombination mit Tools für die Zusammenarbeit ermöglicht eine effiziente Entscheidungsfindung und eine effektive Kommunikation innerhalb des Einstellungsteams.

Aus Sicht des Bewerbers sorgt die Integration für ein nahtloses und personalisiertes Erlebnis während des gesamten Einstellungsprozesses.

Kandidaten erhalten eine konsistente Kommunikation, zeitnahe Updates und einen optimierten Bewerbungsprozess, was ihre Gesamterfahrung und ihre Wahrnehmung Ihres Unternehmens verbessert. Vor allem aber ist es gut für die Markenbekanntheit!

Schlussfolgerung: Die Zukunft der Rekrutierungssoftware

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl ATS- als auch CRM-Systeme eine zentrale Rolle bei der Verbesserung von Rekrutierungsprozessen und der Ansprache von Kandidaten spielen.

Während sich ein ATS auf die Rationalisierung von Einstellungsabläufen und die Verwaltung von Bewerberdaten konzentriert, legt ein CRM den Schwerpunkt auf den Aufbau von Beziehungen und die langfristige Bindung von Kandidaten.

Mit der Weiterentwicklung der Technologie setzt sich die Integration von ATS- und CRM-Systemen immer mehr durch. Unternehmen erkennen, wie wichtig es ist, effizientes Bewerbermanagement mit personalisierter Beziehungspflege zu kombinieren, um bei der Gewinnung von Spitzentalenten wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wenn Sie überlegen, ob ein ATS, ein CRM oder ein integrierter Ansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, sollten Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse, Ihre Branche und Ihre Einstellungsziele bewerten. Bestimmen Sie, ob ein Modell für die Rekrutierung großer Mengen oder eine proaktive Strategie für die Suche nach Talenten mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmt.

Mit der richtigen Softwarelösung können Sie Ihre Rekrutierungskapazitäten verbessern, dauerhafte Beziehungen zu den Bewerbern aufbauen und letztendlich erfolgreich neue Mitarbeiter einstellen! 🥳