Independentemente do seu setor de atividade, a comunicação é essencial no mundo empresarial. Quer se dirija a clientes, fornecedores ou funcionários, se não conseguir transmitir a sua mensagem de forma eficaz, a sua estratégia global será prejudicada.
O que é o processo de comunicação? Qual é a melhor forma de comunicar? E como pode garantir que as suas mensagens (descubra o nosso artigo sobre e-mails de acompanhamento) são transmitidas de forma clara e concisa?
Neste artigo de blog, vamos analisar o processo de comunicação e explorar algumas dicas para garantir que as suas comunicações sejam o mais eficazes possível.
O que é o processo de comunicação?
Por definição, o processo de comunicação é um conceito teórico que se refere ao ato de trocar informações entre duas ou mais pessoas. O processo é composto por quatro elementos-chave:
- O remetente;
- O recetor;
- A mensagem;
- O canal.
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O remetente
O remetente é o indivíduo que inicia a comunicação. É responsável por codificar a mensagem, o que é feito selecionando as palavras e os sinais não verbais que serão utilizados para transmitir o significado da mensagem.
O recetor (ou interlocutor)
O recetor é a pessoa que recebe a mensagem. É responsável por decodificar a mensagem, ou seja, interpretar as palavras e os sinais não verbais para compreender o significado do remetente.
A mensagem
A mensagem é a informação real que é comunicada. É realmente a ideia que pretende expressar ao seu interlocutor. Pode ser verbal (falada), escrita ou não verbal (linguagem corporal, gestos, etc.).
NB: No contexto de uma mensagem escrita, tenha em mente que o copywriting representa 50% do seu desempenho em vendas!
O canal
O canal é o meio pelo qual a mensagem é transmitida. Existem diferentes canais de comunicação:
- O cold call;
- O e-mail de geração de leads;
- A reunião presencial;
- Eventos e conferências (ao vivo ou não);
- Serviços de chat na web;
- Etc…
Bom saber 💡
Outro elemento importante a considerar ao comunicar é o que chamamos de ruído. O ruído é o conjunto de elementos que provêm do seu ambiente durante a comunicação. Estes ruídos podem assumir múltiplas formas: distrações visuais, sonoras, volume ou dicção inadequada do remetente, má conexão à internet, etc…
Os ruídos correm o risco de perturbar a compreensão do seu recetor e comprometer a boa compreensão da mensagem.
Quais são os desafios do processo de comunicação para a empresa?
O processo de comunicação é essencial para a empresa por várias razões:
1. Permite partilhar informações com os seus colaboradores
2. Ajuda a promover a sua cultura empresarial
3. Permite compreender melhor as necessidades dos seus clientes
4. Permite gerir melhor as relações com os prospects e obter novos clientes
5. Melhora a produtividade das equipas
6. E, finalmente, melhora o desempenho global da empresa
Para ser eficaz, o processo de comunicação deve ser bem gerido pelo seu departamento de comunicação e adotado por todos os membros da empresa. Uma boa forma de o conseguir é ter uma política de comunicação clara e concisa que todos possam seguir.
Esta política deve ter em conta os diferentes canais de comunicação disponíveis, bem como os diferentes tipos de mensagens que devem ser transmitidas.
Quais são as diferentes etapas do processo de comunicação?
O processo de comunicação envolve quatro etapas principais:
1. O remetente codifica a mensagem
2. A mensagem é transmitida através de um canal
3. O recetor decodifica a mensagem
4. O recetor dá feedback ao remetente
A primeira etapa, a codificação, consiste no remetente escolher as palavras e os sinais não verbais que serão utilizados para transmitir a sua mensagem. Esta etapa é importante porque determina como o recetor interpretará a mensagem.
A segunda etapa, a transmissão, é aquela em que a mensagem é efetivamente enviada através de um canal escolhido. É importante escolher o canal certo para a sua mensagem de introdução de vendas, pois diferentes canais podem ter efeitos diferentes no seu recetor.
A terceira etapa, a decodificação, é aquela em que o recetor interpreta as palavras e os sinais não verbais para compreender o significado do remetente. Esta etapa é importante porque pode ser fácil para o recetor interpretar mal a mensagem se não prestar atenção.
A quarta e última etapa, o feedback, consiste no recetor responder ao remetente. Esta resposta pode ser verbal, escrita ou não verbal. O feedback é importante porque permite ao remetente saber se a mensagem foi recebida e compreendida corretamente ou não (se tomarmos o exemplo de uma mensagem de conexão no LinkedIn, esta terá de ser aceite para validar o teste).
Como otimizar o seu processo de comunicação?
Agora que conhece os diferentes elementos do processo de comunicação, vamos passar a algumas dicas para garantir que as suas comunicações e os seus acompanhamentos de clientes sejam o mais eficazes possível.
Dica 1: Conheça o seu público
Antes de começar a comunicar, é importante que dedique tempo a compreender o seu público. Quem são estas pessoas? Quais são as suas necessidades? Qual é o seu nível de compreensão? Ao dedicar tempo a responder a estas perguntas, poderá adaptar a sua mensagem ao seu público-alvo.
Dica n.º 2: Mantenha a simplicidade
Ao emitir a sua mensagem a frio (descubra o nosso guia sobre cold emailing), tenha sempre em mente que menos é mais. O objetivo é comunicar as suas ideias de forma clara e concisa. Para o fazer, utilize uma linguagem simples e evite jargões técnicos (com acrónimos como QQOQCP). Se houver certos termos que deva absolutamente utilizar, certifique-se de que os explica.
Dica n.º 3: Utilize diferentes canais
Para maximizar o alcance da sua mensagem, é importante utilizar diferentes canais. Para além de reuniões presenciais e chamadas telefónicas, aproveite os canais digitais como e-mail, redes sociais e serviços de chat.
Dica n.º 4: Implemente um processo
Uma vez que a comunicação será um tema recorrente para o seu negócio, não podemos recomendar melhor do que processar as suas operações de comunicação. Para isso, o ideal é criar um plano de comunicação bem estruturado e segui-lo!
Ao seguir estas dicas, pode otimizar o seu processo de comunicação e garantir que a sua mensagem é recebida de forma clara e forte.