Quel que soit votre secteur d’activité, la communication est essentielle dans le monde de l’entreprise. Que vous vous adressiez à des clients, des fournisseurs ou des employés, si vous ne parvenez pas à faire passer votre message de manière efficace, votre stratégie globale en pâtira.

Qu’est-ce que le processus de communication ? Quelle est la meilleure façon de communiquer ? Et comment pouvez-vous vous assurer que vos messages sont transmis de manière claire et nette ?

Dans cet article de blog, nous allons examiner le processus de communication et explorer quelques conseils pour vous assurer que vos communications sont aussi efficaces que possible.

Qu’est-ce que le processus de communication ?

Par définition, le processus de communication est un concept théorique qui désigne l’acte d’échanger des informations entre deux ou plusieurs personnes. Le processus se compose de quatre éléments clés :

  • L’expéditeur ;
  • Le récepteur ;
  • Le message ;
  • Le canal.

Obtenez 3.5X plus de leads !

Vous cherchez à améliorer les performances de votre service commerciale ? LaGrowthMachine vous permet de générer en moyenne 3.5 X plus de leads, tout en gagnant un temps fou sur tous vos process. En vous inscrivant aujourd’hui, vous bénéficiez d’un essai gratuit de 14 jours pour tester notre outil !

Testez gratuitement !

L’expediteur

L’expéditeur est l’individu qui initie la communication. Il est responsable de l’encodage du message, qui s’effectue en sélectionnant les mots et les indices non-verbaux qui seront utilisés pour transmettre le sens du message.

Le récepteur (ou interlocuteur)

Le récepteur est la personne qui reçoit le message. Il est chargé de décoder le message, c’est-à-dire d’interpréter les mots et les indices non-verbaux afin de comprendre le sens de l’émetteur.

Le message

Le message est l’information réelle qui est communiquée. C’est réellement l’idée que vous voulez exprimer à votre interlocuteur. Il peut être verbal (parlé), écrit ou non verbal (langage corporel, gestes, etc.).

Le canal

Le canal est le moyen par lequel le message est transmis. Il existe différents canaux de communication :

  • Le téléphone ;
  • L’email ;
  • Le rendez-vous en face à face ;
  • Les événements & conférences (live ou pas) ;
  • Les services de chat sur le web ;
  • Etc…

Quels sont les enjeux du processus de communication pour l’entreprise ?

Le processus de communication est essentiel pour l’entreprise pour plusieurs raisons

1. Il vous permet de partager des informations avec vos employés

2. Il vous aide à promouvoir votre culture d’entreprise

3. Il vous permet de mieux comprendre les besoins de vos clients

4. Il permet de mieux gérer les relations avec les clients

5. Il améliore la productivité des équipes

6. Et enfin, elle améliore la performance globale de l’entreprise

Pour être efficace, le processus de communication doit être bien géré par votre service communication et adopté par tous les membres de l’entreprise. Un bon moyen d’y parvenir est d’avoir une politique de communication claire et concise que chacun peut suivre.

Cette politique doit prendre en compte les différents canaux de communication disponibles, ainsi que les différents types de messages qui doivent être transmis

Quelles sont les différentes étapes du processus de communication ?

Le processus de communication comporte quatre étapes principales :

1. L’expéditeur encode le message

2. Le message est transmis par un canal

3. Le récepteur décode le message

4. Le récepteur donne un feedback à l’expéditeur

La première étape, l’encodage, consiste pour l’émetteur à choisir les mots et les indices non verbaux qui seront utilisés pour transmettre son message. Cette étape est importante car elle détermine comment le récepteur interprétera le message.

La deuxième étape, la transmission, est celle où le message est effectivement envoyé par un canal choisi. Il est important de choisir le bon canal pour votre message, car les différents canaux peuvent avoir des effets différents sur votre récepteur.

La troisième étape, le décodage, est celle où le récepteur interprète les mots et les indices non verbaux afin de comprendre le sens de l’expéditeur. Cette étape est importante car il peut être facile pour le récepteur de mal interpréter le message s’il n’y prête pas attention.

La quatrième et dernière étape, le retour d’information, consiste pour le récepteur à répondre à l’expéditeur. Cette réponse peut être verbale, écrite ou non verbale. Le retour d’information est important car il permet à l’expéditeur de savoir si le message a été reçu et compris correctement ou non.

Comment faire pour optimiser votre processus de communication ?

Maintenant que vous connaissez les différents éléments du processus de communication, passons à quelques conseils pour vous assurer que vos communications sont aussi efficaces que possible

Conseil 1 : Connaissez votre public

Avant de commencer à communiquer, il est important que vous preniez le temps de comprendre votre public. Qui sont ces personnes ? Quels sont leurs besoins ? Quel est leur niveau de compréhension ? En prenant le temps de répondre à ces questions, vous serez en mesure d’adapter votre message en fonction de votre cible.

Conseil n° 2 : restez simple

Lorsque vous émettez votre message, gardez toujours à l’esprit que le moins est le mieux. L’objectif est de communiquer vos idées de manière claire et concise. Pour ce faire, utilisez un langage simple et évitez le jargon technique. S’il y a certains termes que vous devez absolument utiliser, veillez à les expliquer.

Conseil n° 3 : utilisez différents canaux

Pour maximiser la portée de votre message, il est important d’utiliser différents canaux. Outre les réunions en face à face et les appels téléphoniques, tirez parti des canaux numériques tels que le courrier électronique, les médias sociaux et les services de chat .

Conseil n°4 : mettez en place un process

Puisque la communication sera un sujet redondant pour votre activité, nous ne saurons mieux vous conseillez que de processiser vos opérations de communication. Pour cela, l’idéal est de créer un plan de communication bien structuré et de vous y tenir !

En suivant ces conseils, vous pouvez optimiser votre processus de communication et vous assurer que votre message est reçu haut et fort.