En los últimos años, los software CRM se han convertido en algo muy utilizado por empresas de todos los tamaños.

Y con razón, ya que la Gestión de las relaciones con los Clientes (CRM) es una de las áreas más destacadas de las ventas.

En este contexto, han llegado al mercado numerosos sistemas CRM.

Entonces, ¿Qué es un Software CRM? ¿Cuál es su finalidad? ¿Y cuáles son las funciones de un software CRM?

En esta guía, le explicaremos todo lo que necesita saber sobre el software CRM para que pueda tomar una decisión informada sobre cuál sistema CRM es adecuado para su empresa.

También le recomendaremos algunos de los mejores sistemas de gestión CRM del mercado, para que pueda encontrar el software con las mejores funcionalidades CRM para su empresa.

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¿Qué es un CRM Software?

El CRM software es una herramienta diseñada para ayudar a las empresas a gestionar sus relaciones con los clientes.

Estos programas pueden rastrear y almacenar datos de clientes, datos de ventas e información de contacto.

En realidad, el software CRM puede hacer mucho más que eso…

Los programas de CRM están ahí para ayudar a las empresas a cerrar mejores ventas, mejorar la satisfacción de los clientes y, a su vez, aumentar su fidelidad.

Pueden utilizar los datos capturados por el programa para comprender mejor las necesidades y el comportamiento de los clientes.

También se utilizan para mejorar la eficacia de los procesos de ventas y de atención al cliente.

Además, el software CRM suele incluir funciones como la Asistencia al Cliente y la automatización del Marketing.

Estas funciones del CRM pueden ayudar aún más a las empresas a racionalizar sus operaciones.

¿Cuáles son las ventajas del Software CRM?

Como ya hemos comentado, el software CRM no sólo se utiliza para Gestionar las relaciones con los Clientes, sino también para mejorar la productividad de los equipos de Ventas y optimizar el embudo de ventas.

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En otras palabras, el funcionamiento del software CRM puede tener un impacto directo en sus resultados.

Además, el software de CRM proporciona otras numerosas ventajas:

  • Almacenar todos los datos de los clientes en un solo lugar: Los mejores programas de CRM permiten a las empresas almacenar todos los datos de los clientes en una ubicación central. Esto hace que su proceso de gestión de leads sea mucho más fácil.
  • Comprender mejor las necesidades y el comportamiento de los clientes: En concreto, gracias al primer punto, el software de CRM también permite a las empresas comprender mejor a sus clientes. Podrá utilizar los datos recogidos por su sistema CRM para mejorar su servicio al cliente y su proceso de ventas.
  • Agilizar los procesos de Ventas y de Atención al Cliente: El software CRM puede ayudar a las empresas a agilizar sus procesos. Al automatizar las tareas repetitivas, los programas de CRM pueden liberar tiempo para sus equipos de Ventas y de Atención al Cliente.
  • Mejorar la fidelidad de los Clientes: Gracias a los datos recogidos por su sistema CRM, puede ofrecer a sus clientes una experiencia más personalizada. Como resultado, es más probable que mejore la fidelidad y la satisfacción de los clientes.

Estos son sólo algunos de los beneficios que puede proporcionar el software CRM. En resumen, si quiere aumentar sus resultados, debe considerar la posibilidad de invertir en un sistema CRM.

¿Cuáles son las Principales Características del Software CRM?

Existe una cantidad de soluciones en el mercado, por eso es importante conocer las funciones antes de invertir en un programa de CRM.

He aquí algunas de las características más importantes que debe buscar:

  • Almacenamiento de Datos, Análisis e Informes: El objetivo de un sistema CRM es ayudarle a gestionar las relaciones con sus clientes. Como tal, su programa debe ser capaz de centralizar todos los datos de sus clientes. Debe analizar estos datos para comprender mejor las necesidades y el comportamiento de los clientes. Así podrá generar informes que le ayuden a mejorar sus procesos de venta y de atención al cliente. Esto le facilitará mucho el seguimiento de sus clientes y sus necesidades.
  • Campañas de Marketing integradas: También debe incluir funciones que le ayuden a automatizar y optimizar sus campañas de marketing. En otras palabras, su programa debería ser capaz de segmentar sus listas de contactos. También permitirle programar y enviar correos electrónicos específicos, hacer un seguimiento de los resultados (aperturas, clics, bajas…), etc.
  • Funciones de Atención al Cliente: Invierta en un sistema CRM que incluya funciones diseñadas para Atención al Cliente. Estas características podrían incluir un sistema de tickets, una base de conocimientos, un chat en vivo, etc.
  • Un mejor rendimiento por lead: Con una mejor relación con el cliente, el software de CRM mejorará su tasa de ventas y contribuye directamente a sus ingresos.
  • Datos exportables: Es importante asegurarse de que su sistema de CRM le permite exportar sus datos. Debe poder utilizarlos como mejor le parezca, y también integrarse con otras herramientas y sistemas (Automatización del Marketing, Contabilidad, etc.)

Estas son sólo algunas de las funcionalidades que debe buscar en un sistema CRM.

Los programas de software de CRM evolucionan constantemente y se añaden nuevas características todo el tiempo.

Por supuesto, las características específicas que necesite dependerán del tamaño, las necesidades y el presupuesto de su empresa.

¿Cómo Funciona un Software CRM?

Ahora que lo sabe todo sobre el software de CRM, veamos con más detalle cómo funcionan.

En general, la mayoría de los sistemas CRM funcionan de forma similar. Se componen de varios módulos que corresponden cada uno a una tarea o proceso específico.

He aquí una visión general de los pasos que implica el uso de un sistema CRM:

Paso 1. Recoger y Analizar los Datos de los Clientes:

El primer paso, y el más crucial, es recopilar los datos de los clientes. Para que los módulos de CRM funcionen correctamente, simplemente hay que alimentarlos con datos.

Hay varias formas de recopilar los datos de los clientes, pero la más común es hacer que sus equipos de Ventas y de Atención al Cliente los introduzcan manualmente.

Otra opción es utilizar un sistema de captura de datos.

Este los recoge la información de los clientes de diversas fuentes (formularios de contacto de su sitio web, las transcripciones del chat en directo, etc.) y las captura en el CRM.

Una vez que los datos están en el sistema, el CRM software los analiza para comprender mejor las necesidades y el comportamiento de sus clientes.

Paso 2. Utilice los Datos para Mejorar sus Procesos de Ventas y Marketing:

Los datos recogidos en el primer paso se utilizan después para mejorar sus procesos de Ventas y Marketing.

Por ejemplo, si se da cuenta de que un tipo de cliente se da de baja de sus correos electrónicos a un ritmo mayor. Puede utilizar esta información para segmentar sus listas de contactos y enviar correos electrónicos más específicos en el futuro.

O bien, si ve que determinadas campañas de Marketing están generando muchos leads, pero éstos no se convierten adecuadamente. Puede utilizar los datos para mejorar sus procesos de Venta de manera que más Leads se conviertan en clientes.

Paso 3. Generar Informes:

El último paso consiste en generar informes. Estos le ayudan a realizar un seguimiento de su progreso y a asegurarse de que su sistema CRM está funcionando correctamente.

La mayoría de los sistemas CRM vienen con una función de informes integrada.

Le permite generar informes sobre diversos aspectos de su negocio, como las Ventas, el Marketing, el servicio al Cliente, etc.

Paso 4. Haga un Seguimiento de su Progreso y Realice los Cambios Necesarios:

Una vez que haya implementado un sistema de CRM, es esencial que haga un seguimiento de su progreso y realice los cambios necesarios.

Si no ve los resultados que desea, o si nota que ciertos módulos no funcionan tan bien como otros, no dude en hacer cambios en su sistema.

También es importante mantener su sistema CRM actualizado introduciendo nuevos datos de Clientes y generando nuevos informes de forma regular.

Siguiendo estos pasos, puede asegurarse de que está sacando el máximo partido a su sistema CRM y que su negocio va por el buen camino.

Pero antes de empezar a utilizar un sistema CRM, tiene que elegir el software CRM adecuado para su negocio.

Analicemos esto a continuación.

¿Cuáles son Algunos de los Mejores Software de CRM del Mercado?

Hay cientos de Software CRM diferentes en el mercado, lo que resulta en que elegir el adecuado sea una tarea desalentadora.

Para ayudarle, hemos elaborado una lista de los mejores programas de software CRM del mercado.

No es en absoluto exhaustiva, pero debería darle un buen punto de partida en su búsqueda del sistema CRM perfecto:

  • HubSpot Sales CRM
  • Salesforce Sales Cloud
  • Zoho CRM
  • Pipedrive
  • Insightly
  • Nutshell
  • Apptivo CRM
  • Copper CRM

¡Se lo advertimos! No todos los programas de software CRM son iguales.

Algunos sistemas CRM son más adecuados para las pequeñas empresas, mientras que otros son más adecuados para las grandes corporaciones.

Realmente depende de las necesidades específicas de su negocio.

La mejor manera de encontrar el software CRM adecuado para su negocio es analizar detenidamente su proceso de Ventas y ver qué tipo de características necesita.

Una vez que determine sus necesidades, puede empezar a buscar diferentes CRM software y compararlos para ver cuál se adapta a su negocio.

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Aquí lo tiene: Una guía completa para entender el software CRM.

A estas alturas debería tener una buena idea de lo que es un sistema CRM y cómo puede beneficiarle.

También debería tener una buena comprensión de las diferentes características que están disponibles y cómo elegir el software CRM adecuado para su negocio.

Si está preparado para empezar a utilizar un sistema CRM en su negocio, le sugerimos que consulte algunos de los programas de nuestra lista.

O, si aún no está listo para dar el paso, entonces le sugerimos que continúe su investigación y se asegure de entender todo lo que hay que saber sobre el software CRM.

En cualquier caso, ¡Feliz Gestión de su Software!