Email-SPF: Warum braucht man es und wie richtet man es ein?

Was ist Email-SPF?

Sender Policy Framework ist ein E-Mail-Authentifizierungsstandard, der historisch entwickelt wurde, um eine E-Mail-Domäne (erfahren Sie hier mehr über die Verwendung einer eigenen E-Mail-Domain für den Vertrieb) vor Spoofing zu schützen.

Wenn Sie nicht wissen, was Spoofing ist, handelt es sich im Grunde um eine bösartige Technik, die dazu dient, sich als die E-Mail-Adresse einer anderen Person auszugeben und in deren Namen E-Mails zu versenden.

Ja, Sie haben richtig gehört: Ohne SPF zum Schutz Ihrer eigenen E-Mail-Domain können Sie E-Mails (lernen Sie mehr zu E-Mail-Leadgenerierung) von jedermann versenden.

Wir könnten zum Beispiel eine als [email protected] getarnte E-Mail versenden.

Der Nutzen von Email-SPF besteht darin, dass es den Empfänger einer Outreach-E-Mail daran hindert, eine Nachricht anzunehmen, wenn sie nicht von einem autorisierten Mailserver stammt, um die Zerstörung der Email Reputation zu verhindern.

Im nächsten Teil dieses Beitrags werden wir Ihnen erklären, warum Sie SPF für E-Mails einrichten sollten, wenn Sie ein Unternehmen führen.

Warum müssen Sie als Unternehmen Ihre Email-SPF-Einträge einrichten?

Menschen, die in Vertrieb und Marketing arbeiten, nutzen mehrere Kanäle, um ihre Arbeit zu erledigen. Meistens programmieren sie Aktionen wie das Versenden von Nachrichten über soziale Netzwerke (wie zum Beispiel LinkedIn Nachrichten), das Schalten von Anzeigen, Kaltakquise und das Versenden von E-Mails.

In der Tat sind E-Mails die beliebteste Methode, um Verkäufe zu tätigen und Leads zu gewinnen, denn es gibt viele Arten von E-Mails, die Sie versenden können:

• Werbe-E-Mails: zur Einführung eines Produkts oder eines Rabatts
• Mitgliedschafts-E-Mails: Kundeneinführung, Newsletters
• Transaktions-E-Mails: Benachrichtigungen, Zahlungsbestätigungen
• Vertriebs-E-Mails: Nachfassaktionen, Kaltakquise-E-Mails, Abschluss-E-Mails

Für einen B2B-Lead (mehr zum Kauf von B2B-Leads) können Sie leicht 20 – 30 E-Mails verschicken, bevor er zum Kunden wird.

Da die Menschen immer mehr E-Mails verschicken und die Angriffe zugenommen haben, werden die E-Mail-Anbieter immer pingeliger, was die Zustellbarkeit angeht. Das ist eine Bedrohung für die Verkaufsleistung.

Daher hilft Ihnen die Einrichtung eines Email-SPF-Eintrags in dreifacher Hinsicht:

• Er wird sich auf die Sicherheit Ihrer E-Mail-Domäne auswirken
• Es wird sich auf die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail-Domäne auswirken
• Er verbessert den Ruf Ihrer Domain.

Auswirkungen auf die Sicherheit

Wie wir bereits erwähnt haben, wurde SPF als Sicherheitsmaßnahme zur Bekämpfung von Spoofing-Angriffen durch Hacker geschaffen.

Wenn Sie Ihre eigene Email-Domain mit SPF schützen, sind Sie vor dieser Art von Angriffen geschützt, was sehr wichtig ist, da Ihre Kunden Ihrer Marke vertrauen müssen.

Auswirkungen auf die E-Mail-Zustellbarkeit

SPF wird von E-Mail-Servern geprüft, wenn Sie versuchen, eine Person zu erreichen.

Wenn Sie es eingerichtet haben, ist das ein guter Punkt für Sie. Ihre E-Mails werden dann besser zugestellt.

Wenn Sie es nicht getan haben, ist das vielleicht in Ordnung, da es nicht das einzige Kriterium ist, das von den Servern geprüft wird, aber Sie gehen das Risiko ein, Ihre Zustellbarkeit zu beeinträchtigen, obwohl Sie buchstäblich nur 5 Minuten brauchen, um es zu tun. Das Nutzen eines Tools zur Email-Überprüfung verbessert die Zustellbarkeit einer Mail zusätzlich..

Auswirkungen auf die Email-Reputation

Durch die Einrichtung einer SPF-E-Mail-Richtlinie gewinnt Ihre Domäne an Reputation und signalisiert anderen Servern und Blacklist-Sites, dass Sie sich für sichere E-Mails (mehr zu E-Mail Hard Bounces) einsetzen.

Dadurch wird das Risiko falscher Spam-Flags bei ausgehenden E-Mails drastisch reduziert und Ihr Status innerhalb von Firewalls und Cybersicherheitsdatenbanken verbessert.

Jetzt, da Sie die Vorteile von SPF für Ihre Vertriebsstrategie kennen, möchten Sie es vielleicht einrichten. Genau das werden wir Ihnen jetzt erklären.

Wie richten Sie Ihr Email-SPF ein?

Wenn Sie bis hierhin alles gelesen haben, wissen Sie jetzt, was SPF ist und warum Sie es einrichten sollten.

Jetzt stellt sich nur noch die Frage, wie Sie dies tun.

Zunächst sollten Sie sich das folgende Video ansehen. Es ist ein Tutorial, das Ihnen zeigt, wie SPF funktioniert und wie Sie es schnell einrichten können.

Wenn Sie weitere Details benötigen, können Sie sich die folgende 2-Schritte-Anleitung ansehen.

Aber vorher sollten Sie noch Folgendes beachten:

• Sobald Sie einen SPF-Eintrag eingefügt haben, kann es bis zu 48 Stunden dauern, bis die SPF-Authentifizierung korrekt funktioniert.
• Die Feldbezeichnungen für die folgenden Aktionen können sich je nach Ihrem Domainanbieter unterscheiden, da die Überschriften der DNS-TXT-Einträge bei den verschiedenen Anbietern unterschiedlich sind.

Schritt 1: Melden Sie sich bei Ihrem DNS-Server an

Sie müssen sich nur noch mit Ihrem Hosting-Server verbinden und das DNS-Kontrollfeld finden.

Wenn Sie Google Workspace verwenden, können Sie das DNS-Kontrollfeld finden, indem Sie die Google Admin-Konsole aufrufen und auf die Registerkarte “Apps” klicken. Von dort aus können Sie auf die Registerkarte “Google Workspace” klicken und dann “DNS” aus der Liste der Optionen auswählen. Alternativ können Sie auch einfach in der Suchleiste der Google Admin-Konsole nach “DNS” suchen, um das DNS-Kontrollfeld zu finden.

Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen TXT-Eintrag

Lassen Sie uns einen SPF-E-Mail-Eintrag durchgehen, um besser zu verstehen, wie er funktioniert. Ein Beispiel dafür finden Sie im TXT-Eintrag auf jedem DNS-Server:

v=spf1 a ip4:12.34.56.78/28 include:lagrowthmachine.com ~all

Diese spezielle SPF-E-Mail-Richtlinie ist so eingerichtet, dass E-Mails nur von 12.34.56, 78/28 und lagrowthmachine.com stammen dürfen.

Alles andere würde als Soft-Fail für die Einhaltung der SPF-Standards gewertet werden.

Um die Funktionsweise dieser Datensätze besser zu verstehen, lassen Sie uns die SPF-Syntax anhand unseres Beispiels analysieren:

• v=spf1: Diese Angabe spezifiziert die verwendete SPF-Version.
• Wenn die Domäne über einen A- oder AAAA-Eintrag verfügt, der mit der ihr zugewiesenen IP-Adresse korreliert, wird sie als eine erfolgreiche Kombination identifiziert.
• IPv4-Code: Er gibt an, dass die nachfolgende IPv4-Adresse für die Freigabe von Nachrichten zugelassen ist. Hier zeigt 12.34.56.78/28 den Server an, der die Erlaubnis hat, E-Mails zu versenden, so dass alle Rechner innerhalb des gesamten /28-Subnetzes und nicht nur eine einzelne IP-Adresse berücksichtigt werden. Unternehmen mit mehreren Mail-Servern oder komplett eigenen Subnetzen profitieren von dieser Einrichtung immens. Außerdem werden dadurch lange SPF-E-Mail-Einträge drastisch reduziert – nutzen Sie diese Ressource also unbedingt aus!
• ~all: Es ist auch zulässig, dass ein alternativer Server E-Mails im Namen der Domain versendet. Dies kann zum Beispiel ein Drittanbieter für E-Mail-Marketingdienste sein. Alle anderen nicht aufgelisteten E-Mail-Quellen sollten Sie in der SPF als Soft-Fail kennzeichnen und die E-Mails durchlassen.

Sobald Sie den neuen TXT-Eintrag erstellt haben, müssen Sie nur noch Ihren Code in Ihrer DNS-Konsole eingeben (in diesem Beispiel v=spf1 a ip4:12.34.56.78/28 include:lagrowthmachine.com ~all).

Speichern Sie ihn, veröffentlichen Sie ihn, und das war’s!