La guía definitiva para la integración de CRM

¿Qué es un CRM?

Un software CRM, o sistema de gestión de las relaciones con los clientes, es una plataforma diseñada para agilizar y mejorar la forma en que las empresas interactúan con tus clientes.

En esencia, un proceso CRM ayuda a las empresas a gestionar las interacciones con los clientes, principalmente a través del correo electrónico, garantizando que cada punto de contacto sea eficaz y aporte valor. Para las empresas que buscan fomentar relaciones duraderas con tu clientela, un CRM es una herramienta indispensable, que centraliza los datos de los clientes y automatiza las comunicaciones para lograr un compromiso óptimo.

Los CRM más comunes hoy en día son Salesforce, Hubspot y Pipedrive. Y La Growth Machine puedes integrar de forma nativa en dos de estas tres herramientas Pero aún hay más: si te dedicas a las ventas B2B, es posible que también desees conectar Hubspot a LinkedIn.

¿Cómo conectar Hubspot con LinkedIn?

Hemos escrito un post increíble sobre cómo conectar LinkedIn con un CRM como Hubspot y cuáles son los beneficios de hacerlo. Podrás dominarlo justo después de leer nuestro post!

¡Descubre la integración de LinkedIn y Hubspot!

¿Cómo funciona un sistema CRM?

Antes de entrar en el meollo de cómo y qué es la integración CRM, definamos primero cómo funciona realmente.

El software CRM se refiere simplemente al software que te ayuda a gestionar las interacciones con tus clientes y leads.

Existen diferentes tipos de soluciones, pero todas comparten estas funciones básicas. Echemos un vistazo más de cerca a cada una de ellas:

1. Almacenar y organizar los datos de los clientes

La función principal de la solución es almacenar los datos de los clientes. Estos datos pueden proceder del análisis de LinkedIn o de otras fuentes como la información de contacto, el historial de compras, las preferencias y otros detalles relevantes.

El sistema CRM organiza estos datos para que sean fácilmente accesibles y utilizables por los departamentos de ventas y marketing.

2. Seguimiento de las interacciones con los clientes

La segunda función principal es hacer un seguimiento de las interacciones de los clientes. Esto incluye todas las interacciones que un cliente tiene con su empresa, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones, etc.

La herramienta almacena estas interacciones en el perfil del cliente para que los departamentos de ventas y marketing puedan verlas y utilizarlas para mejorar tu prospección en línea.

3. Proporciona herramientas a tus representantes de ventas

La tercera función -pero no la menos importante- es proporcionar visión y centralización de datos para los esfuerzos de ventas y marketing. Estas herramientas les ayudan a utilizar los datos almacenados en el sistema para mejorar tu prospección.

Por ejemplo, pueden utilizar la información de los contactos para crear listas específicas para tus campañas o utilizar el historial de compras para realizar ventas cruzadas y ascendentes.

¿Qué es la integración de CRM?

Como ya se ha dicho, el CRM puede ayudarte a almacenar, organizar y analizar los datos de los clientes, como los detalles de contacto de los leads, tu progreso a través del embudo de conversión, tu historial de compras, tus preferencias, etc.

Sin embargo, en la mayoría de los casos esto no basta por sí solo.

La integración de CRM es el proceso de conectar tu plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) con otras herramientas de software y sistemas utilizados en una empresa. Esta conexión sin fisuras permite el intercambio eficaz de datos y funcionalidades entre sistemas, mejorando el flujo de trabajo operativo general.

Ya se trate de la integración con herramientas de marketing por correo electrónico, software de contabilidad o plataformas de comercio electrónico, la integración de CRM garantiza que las empresas dispongan de un entorno cohesionado y sincronizado, maximizando el potencial de todos tus recursos digitales.

Así, la integración de CRM no sólo ahorras tiempo, sino que también garantizas que los datos de la empresa permanezcan coherentes y actualizados en múltiples plataformas.

¡Pero la integración de CRM también es muy importante para B2B!

Como representante de ventas B2B, para sacar el máximo partido de tus datos de leads, necesitas conectar tu herramienta con otras aplicaciones y software que utilizas en tu negocio.

¿Cuáles son las integraciones CRM más utilizadas?

Las integraciones de CRM se han convertido en fundamentales para crear un ecosistema empresarial unificado, combinando diferentes aplicaciones y herramientas para ofrecer una experiencia de usuario mejorada.

A continuación encontrarás algunas de las integraciones CRM más utilizadas por las empresas:

1. Integración de Sales Email Flow: La integración de Sales Email Flow revoluciona la forma en que las empresas se comunican con los leads. Esta integración CRM garantiza que los representantes de ventas tengan un flujo de comunicación racionalizado y automatizado directamente desde plataformas como Salesforce a tus aplicaciones de correo electrónico. Permite a los representantes de ventas acceder a los datos de CRM durante tus interacciones por correo electrónico, posibilitando así una comunicación personalizada. Además, la integración permite a los responsables de ventas participar activamente mediante el seguimiento de estas interacciones por correo electrónico, lo que garantiza que los clientes potenciales se nutran y no se pierda ninguna oportunidad.
2. Integración de la campaña de goteo por correo electrónico Una campaña de goteo por correo electrónico es algo más que una serie de correos electrónicos; es una estrategia. A través de la integración de CRM, las empresas pueden aprovechar los datos más recientes de los clientes, garantizando que tus correos electrónicos de goteo sean oportunos, relevantes y eficaces. Ayuda a elaborar estrategias de marketing al ofrecer información sobre cómo responden los clientes a los distintos canales y productos. Tanto si te dedicas al comercio minorista como a las finanzas o a cualquier otro sector, el contenido de los correos electrónicos gota a gota que aprovecha los datos del CRM puedes aumentar significativamente el compromiso y las tasas de conversión.
3. Integración de calendarios La integración de un CRM con aplicaciones de calendario produce una sinergia organizada que garantiza que ninguna reunión o llamada se pierda. Ofrece a las empresas el lujo de automatizar los recordatorios basándose en los datos del CRM. Por ejemplo, un representante de ventas podría recibir una alerta sobre una reunión de seguimiento con un cliente potencial que mostró interés en un producto o servicio concreto. Este tipo de integración mejora la experiencia general del equipo, haciendo que la gestión de la agenda sea eficaz y sin errores.
4. Integración con las redes sociales En la era de la comunicación digital, la huella social de un lead lo dice todo. Al integrar los CRM con las plataformas de medios sociales, las empresas obtienen una visión sin igual de las preferencias, comportamientos y tendencias de su público objetivo. Esto no sólo ayuda a adaptar los contenidos, sino que también garantiza que las estrategias de comunicación estén sincronizadas con las interacciones sociales de los clientes potenciales.
5. Integración de herramientas de RR.HH. Combinar CRM con herramientas de RR.HH. es como fusionar el corazón y el cerebro de una organización. Este sistema centralizado lo alberga todo, desde los datos de los empleados hasta los detalles de los clientes. Especialmente beneficiosa para los ERP, esta integración garantiza un entorno cohesionado en el que cada miembro del personal, ya sea de ventas o de RR.HH., tiene una visión completa de las partes interesadas tanto internas como externas.
6. Integración de herramientas de automatización de ventas La eficacia es la palabra clave cuando se trata de la integración de herramientas de automatización de ventas con CRM. Esta colaboración garantiza la automatización de las tareas rutinarias, desde el envío de correos electrónicos de seguimiento hasta la actualización del estado de los clientes potenciales. Esto libera al personal de ventas, permitiéndole centrarse en lo que mejor sabe hacer: establecer relaciones y cerrar acuerdos.
7. Integración de herramientas de comunicación en el equipo: Para que un equipo funcione a la perfección, la comunicación es clave. La integración del CRM con las herramientas de comunicación garantiza que los datos sobre clientes y clientes potenciales estén siempre accesibles. Tanto si se trata de un representante de ventas que pone al día a sus colegas sobre los comentarios de un cliente como de un director que comunica una nueva estrategia de ventas, esta integración garantiza que todos los datos pertinentes estén fácilmente disponibles, mejorando la comunicación en general.

A través de las API y la automatización, estas integraciones fusionan diversas aplicaciones y plataformas, creando un entorno empresarial sincronizado. El objetivo final es proporcionar una experiencia superior, tanto para el equipo como para los clientes, haciendo de las integraciones CRM un activo indispensable para las empresas modernas.

¿Por qué es importante?

La integración de CRM no es sólo una característica agradable de tener. Es imprescindible para cualquier empresa que quiera crecer y tener éxito en el mercado actual, competitivo y centrado en el cliente. Aparte de las ventajas derivadas de las características mencionadas anteriormente, la integración de CRM puede aportar muchos beneficios a su empresa, como por ejemplo:

• Mejora de la eficacia: La integración de CRM automatiza y agiliza tus flujos de trabajo, ahorrándote tiempo y esfuerzo.
• Mayor precisión de los datos : Al integrar su CRM, te aseguras de que todos los datos de tus clientes estén en un único lugar para facilitar el acceso y el análisis.
• Mejores experiencias de cliente: Al poder acceder a más datos de clientes en un solo lugar, puedes ofrecer experiencias personalizadas que encantarán a tus clientes.
• Mayor colaboración: Con la integración de CRM, puedes compartir datos y perspectivas de los clientes entre varios departamentos de tu organización. Esto te ayuda a colaborar de forma más eficaz y a asegurarte de que todo el mundo está en la misma página.
• Aumento de las ventas: El objetivo final de cualquier vendedor es cerrar más tratos. Con la integración de CRM, ¡puedes hacer precisamente eso! Puedes aprovechar la información y los datos de los clientes para personalizar tus campañas de acercamiento y seguimiento y conseguir mayores tasas de conversión.

La integración de CRM no sólo es importante para el rendimiento de tu empresa, sino también para la satisfacción y fidelidad de tus clientes. Al integrar tu sistema CRM con otras aplicaciones y software, puedes ofrecer un mejor valor a tus clientes, satisfacer tus expectativas y establecer relaciones duraderas con ellos.

¿Cómo establecer una buena estrategia de integración de CRM? (Mejores prácticas)

Ahora que ya sabes qué es la integración de CRM y por qué es importante para tu empresa, es hora de aprender a establecer una buena estrategia en torno a ella.

Para ello, hemos identificado 4 mejores prácticas clave que te ayudarán a planificar, implementar y optimizar tu integración CRM. Echemos un vistazo a cada una de ellas.

Identifica tus necesidades de integración

El primer paso es determinar qué aplicaciones y software deseas conectar con tu sistema CRM, y qué datos deseas compartir y utilizar.

Por ejemplo:

• O tal vez desees integrar tu sistema CRM con tu software de contabilidad para poder generar facturas y realizar un seguimiento de los pagos con facilidad. Entonces tus necesidades de integración serán diferentes.
• Una vez que identifiques tus necesidades, podrás pasar al siguiente paso.
• ¿O deseas integrar tu sistema CRM con tus plataformas de medios sociales, de modo que puedas supervisar y responder a los comentarios y consultas de los clientes? Ya me entiendes.

Piensa en tus objetivos y retos empresariales, y en cómo la integración de CRM puede ayudarte a alcanzarlos.

Elige el método adecuado

El siguiente paso es elegir la mejor forma de integrar tu sistema CRM con tus otras aplicaciones y software. Existen diferentes métodos disponibles, en función de tus necesidades y preferencias.

Dos de los más comunes son:

• Integración nativa: Esto es cuando tu sistema CRM tiene incorporada la integración con otra aplicación o software o viceversa. Por ejemplo, LaGrowthMachine tienes una integración nativa tanto con Hubspot como con Pipedrive. Esto hace que sea mucho más fácil configurar y gestionar todo tu embudo y por lo tanto, ¡optimizar tu tiempo como comercial!
• Integración API: Esto es cuando se utiliza una interfaz de programación de aplicaciones (API) para conectar tu sistema CRM con otra aplicación o software. Una API es un conjunto de reglas y protocolos que permiten a dos sistemas comunicarte e intercambiar datos. LaGrowthMachine utiliza Zapier para ofrecer integración con miles de aplicaciones y software diferentes.
• Uso de Webhooks: Los Webhooks han revolucionado la forma en que los sistemas se comunican, ofreciendo el intercambio de datos en tiempo real sin necesidad de sondeo constante. En el contexto de la integración de CRM, los webhooks pueden proporcionar actualizaciones instantáneas, garantizando que tu CRM refleje los datos más recientes de las plataformas integradas. Con herramientas como Zapier que facilitan estas integraciones de webhooks, las empresas pueden disfrutar de flujos de datos fluidos, automatizados y actualizados, mejorando la eficiencia y fiabilidad del CRM.

Probar y solucionar problemas

El tercer paso es asegurarte de que tu integración funciona como se espera y solucionar cualquier problema o error que pueda surgir.

Puedes probar tu integración enviando algunos datos de muestra entre tu sistema CRM y tu otra aplicación o software, y comprobando si los datos se transfieren de forma correcta y precisa.

También puedes comprobar si la integración desencadena alguna acción o flujo de trabajo que hayas configurado en tu sistema CRM o en tu otra aplicación o software.

Si encuentras algún problema o fallo, puedes solucionarlo consultando la documentación de tu método de integración, poniéndote en contacto con el equipo de asistencia de tu sistema CRM o de tu otra aplicación o software, o solicitando ayuda a un desarrollador o a un servicio de terceros.

Supervisar y optimizar

El último paso consiste en hacer un seguimiento del rendimiento y el impacto de tu integración y realizar los ajustes necesarios.

En el corazón de cualquier acción de ventas exitosa están los datos, por lo que querrás supervisar cómo se están intercambiando los datos entre tu sistema CRM y tu otra aplicación o software.

Los puntos más sencillos y naturales de medir son el impacto de las integraciones:

• ¿Has notado (a través de los datos) que ha disminuido el tiempo que dedicas a tareas repetitivas y lentas?
• ¿Estás cerrando más tratos gracias a los conocimientos de los datos integrados?
• ¿Están tus clientes más comprometidos con tu marca y tus productos?

El análisis de estas métricas te ayudará a identificar lo que funciona bien y lo que podrías mejorarte. Esto te permitirá ajustar tu estrategia de integración y seguir optimizándola con el tiempo.

¿Cuáles son los retos que hay que superar con la integración?

La integración de CRM, aunque ofrece numerosas ventajas, no está exenta de desafíos. A medida que las empresas se esfuerzan por fusionar diferentes sistemas para crear una plataforma unificada, suelen encontrarse con diversos obstáculos.

He aquí algunos de los retos más comunes en la integración de CRM:

1. Consistencia y precisión de los datos: La fusión de datos procedentes de múltiples fuentes puede dar lugar a incoherencias. Pueden surgir entradas duplicadas, registros obsoletos o incluso datos contradictorios, por lo que es vital que las empresas apliquen medidas que garanticen la precisión y coherencia de los datos.
2. Costes de integración: El proceso de integración de un CRM con otros sistemas puede resultar caro. Los costes pueden derivarse de las licencias de software, la contratación de expertos en integración o los posibles tiempos de inactividad del sistema durante el proceso.
3. Complejidad de la integración: Cada herramienta y plataforma tiene su propia arquitectura única. Fusionarlas requiere comprender los entresijos de cada sistema. La mera complejidad de integrar diferentes plataformas puede resultar desalentadora, especialmente cuando se trabaja con sistemas heredados.
4. Formación del personal: Con la integración llega la necesidad de formación. Los empleados tienen que familiarizarse con las funcionalidades del nuevo sistema combinado, lo que puede llevar mucho tiempo y, a veces, encontrar resistencia debido al cambio en el flujo de trabajo.
5. Preocupación por la escalabilidad: A medida que las empresas crecen, también lo hacen sus necesidades. Una solución de integración de CRM que funciona hoy puede no ser escalable para las necesidades de mañana. Es crucial que las empresas elijan soluciones de integración que puedan evolucionar con tu crecimiento; también debería ser un factor clave a la hora de elegir tu solución CRM.
6. Cuestiones de seguridad y cumplimiento: La integración de sistemas a veces puede abrir vulnerabilidades, sobre todo si no se hace correctamente. Garantizar que los datos de los clientes permanecen seguros y que la integración cumple las normativas pertinentes es primordial.
7. Mantenimiento de la integración: Tras la integración, los sistemas pueden requerir un mantenimiento regular para garantizar un funcionamiento sin problemas. Las actualizaciones de un sistema pueden afectar a tu compatibilidad con otro, lo que requiere comprobaciones y ajustes periódicos.
8. Limitaciones de personalización: Cada empresa tiene necesidades únicas. A menudo, las soluciones de integración disponibles en el mercado pueden no satisfacer requisitos específicos, lo que limita el grado de personalización de un CRM tras la integración.
9. Sobrecarga de datos: Con la integración llega una oleada de datos que fluyen hacia el CRM desde diversos canales. Gestionar y dar sentido a esta afluencia de información puede ser todo un reto, por lo que se requieren sólidas estrategias de gestión de datos.
10. Gestión del cambio: La integración de un CRM puede conllevar cambios significativos en los procesos empresariales. Gestionar este cambio, tanto en términos de tecnología como de cultura organizativa, puede ser una tarea desalentadora.

Aunque estos retos pueden parecer intimidantes, es esencial recordar que con las estrategias adecuadas y la orientación de expertos, pueden mitigarse. A pesar de los obstáculos, los beneficios de la integración de CRM, desde una mayor eficiencia hasta una mejor relación con los clientes, hacen que el esfuerzo merezca la pena.

Centrarse en un caso de uso específico: integración ERP con CRM

La integración de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) con las herramientas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) ofrece a las empresas una solución integral para optimizar las operaciones y mejorar las interacciones con los clientes. Pero, ¿cómo es exactamente esta integración en acción? Profundicemos en los detalles de la integración de ERP con CRM.

Comprender la integración:

• Sistemas ERP: Se trata de plataformas sólidas diseñadas para gestionar y automatizar los principales procesos empresariales, desde las finanzas y los RR.HH. hasta la gestión de la cadena de suministro.
• Herramientas CRM: Los CRM se centran en la gestión de las interacciones con los clientes, los procesos de marketing y las campañas, garantizando que las empresas mantengan y hagan crecer su base de clientes de forma eficaz.

Ventajas de la integración:

1. Acceso unificado a los datos: La combinación de ERP y CRM proporciona una visión centralizada tanto de las operaciones empresariales como de los datos de los clientes. Esto significa que los representantes pueden acceder a los niveles de inventario o al estado de las facturas sin cambiar de plataforma.
2. Servicio al cliente mejorado: Los representantes de servicio pueden resolver consultas más rápidamente accediendo al historial de compras del cliente, los detalles de pago o el estado del pedido desde el sistema integrado.
3. Procesos racionalizados: Se eliminan las tareas redundantes, como la introducción de datos en ambos sistemas. Los pedidos de ventas realizados en el CRM pueden transformarse instantáneamente en facturas en el ERP, lo que garantiza una facturación rápida y precisa.
4. Previsión precisa de las ventas: Con el acceso a los datos en tiempo real, los equipos pueden hacer predicciones más informadas basadas tanto en datos históricos como en perspectivas operativas actuales.
5. Visión holística del negocio: Los responsables de la toma de decisiones se benefician de informes completos que combinan las métricas operativas del ERP y los datos de clientes del CRM, lo que facilita la planificación estratégica.

Retos a tener en cuenta:

1. Complejidad de la integración: Las variadas arquitecturas de los sistemas ERP y CRM pueden plantear retos de integración, especialmente si los sistemas proceden de distintos proveedores.
2. Implicaciones de costes: La integración puede requerir una inversión sustancial no sólo en tecnología, sino también en formación y posibles tiempos de inactividad durante la integración.
3. Gestión de datos: Es crucial garantizar la coherencia de los datos y eliminar las redundancias en ambas plataformas.

Técnicamente, así es como debes hacerlo en 5 pasos:

1. Paso 1: Definir objetivos y sistemas de auditoría:
   • Objetivo: Garantizar el acceso en tiempo real de los representantes de ventas a los niveles de existencias y los plazos de entrega.
   • Auditoría: Evalúa el estado actual del ERP de la empresa de fabricación (que gestiona la cadena de suministro y las finanzas) y del CRM (que gestiona la clientela y las ventas).
2. Paso 2: Elegir un enfoque de integración:
   • Tras evaluar las plataformas ERP y CRM específicas que utiliza la empresa, opta por un middleware conocido por la integración perfecta de dichas plataformas. Esto servirá de puente entre los sistemas de información de existencias y de pedidos de venta.
3. Paso 3: Diseñar, desarrollar y probar en Sandbox:
   • Blueprint: Crea un flujo en el que los niveles de existencias se reflejen en tiempo real dentro del CRM. Diseña un sistema en el que las ventas finalizadas en el CRM se notifiquen al ERP para tu facturación y envío.
   • En el entorno sandbox, simula escenarios para garantizar reflejos precisos de los niveles de existencias y procesos rápidos de pedido a factura.
4. Paso 4: Implementar y supervisar:
   • Integra los sistemas en vivo, asegurándote de que los representantes pueden ver los datos de existencias en tiempo real cuando se comunican con los clientes.
   • Supervisa cualquier retraso en las actualizaciones del nivel de existencias, errores de facturación o problemas de sincronización.
5. Paso 5: Formar e Iterar:
   • Lleva a cabo sesiones de formación para los representantes, haciendo hincapié en la nueva capacidad de visualización de las existencias en tiempo real y en la agilización del proceso de pedido a factura.
   • Recoge los comentarios de los equipos de ventas e inventario para perfeccionar aún más la integración, asegurándote de que el sistema satisface tus necesidades y retos cambiantes.

Conclusión

La integración de sistemas, especialmente ERP y CRM, es crucial en el vertiginoso entorno empresarial actual.

Al centralizar los datos y automatizar los procesos, las empresas pueden optimizar tanto la eficacia operativa como la interacción con los clientes. Los pasos para lograr esta integración, aunque simplificados en una guía de cinco pasos, requieren una cuidadosa planificación, ejecución y perfeccionamiento iterativo.

Cuando se aplica correctamente, como se ilustra con el ejemplo de la empresa manufacturera, los beneficios son múltiples: desde el acceso a los datos en tiempo real y la agilización de las operaciones hasta la mejora de la satisfacción del cliente y la toma de decisiones informadas.

Sin embargo, el camino hacia el éxito de la integración no está exento de desafíos, por lo que es esencial que las empresas lo aborden con claridad de objetivos, un marco estratégico y un enfoque en la mejora continua.