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Bienvenido al mundo de la toma de contacto y los workflow de ventas, donde una comunicación eficaz puede conducir a oportunidades lucrativas y al crecimiento del negocio. En este artículo, te guiaremos a través del proceso de creación de un workflow de ventas que te ayudará a conseguir negocios de forma constante.
Tanto si te dedicas al SaaS como a cualquier otro tipo de negocio B2B, permítanos guiarte a través de lo que puedes conseguir con los consejos de nuestra experiencia en la creación de numerosos workflows.
¿Qué es un workflow de ventas?
Un workflow de ventas te permite dirigirte sistemáticamente a personas y organizaciones para generar leads y cerrar acuerdos.
Es intercambiable con el workflow de divulgación y, al igual que su homólogo, es esencial en las ventas B2B y la toma de contacto porque te permite dirigirte a las personas adecuadas con el mensaje adecuado en el momento perfecto.
Así que empecemos aclarando lo que no es un workflow de ventas:
- Cantidad sobre calidad
- Cuantos más mensajes de divulgación envíes, mayores serán tus posibilidades de éxito: esto sencillamente no es cierto. Centrarte únicamente en la cantidad sin tener en cuenta la calidad puede ser contraproducente. La divulgación es un proyecto muy personalizado y específico en el que hay que embarcarse. Enviar un mensaje genérico a cientos de personas no te llevará a ninguna parte.
- Automatización por encima de personalización
- Que automatices la comunicación no significa que no pueda seguir siendo personalizada. Somos partidarios de adoptar la automatización para mejorar los procesos y la productividad.
Disclaimer ⚠️
Sin embargo, depender únicamente de la automatización sin incorporar elementos personalizados puede llevar a una prospección impersonal y genérica. Necesitas personalización para construir una conexión genuina con tus prospectos y obtener resultados. Sí, es completamente factible.
- El mismo enfoque para todos
- Nunca podrás satisfacer las necesidades de todos tus leads con el mismo enfoque y los mismos mensajes estandarizados. Adaptar tus mensajes y tu enfoque general a tus puntos de dolor específicos mejora significativamente tus posibilidades de éxito.
- Resultados inmediatos
- Esto es así para cualquier cosa, pero especialmente para la divulgación; no puedes esperar resultados inmediatos. Es posible presenciar victorias rápidas, como la respuesta de un lead tras tu primer mensaje de LinkedIn. sin embargo, establecer relaciones y cerrar tratos lleva su tiempo. Una respuesta de un cliente potencial es sólo el primer paso, aún no ha hecho la venta.
He aquí un ejemplo de workflow con dos escenarios diferentes que nosotros, en LaunchMappers, seguimos para que nuestros clientes tengan éxito en su proceso de ventas:
Hemos aprovechado anteriormente este flujo de trabajo para varios clientes porque pone de relieve cómo un workflow ventas no sólo puede, sino que necesita formar parte de tu estrategia de marketing.
Nos centramos estratégicamente en Sales Qualified Leads (SQL), nutriéndolos gradualmente (MQL) hasta que cerramos con éxito negocios.
¿Por qué necesitas un workflow de ventas?
Un workflow de ventas te permite aumentar la eficacia automatizando los procesos principales, desde la generación de leads hasta el cierre de acuerdos.
En Launch Mappers, hemos ayudado a nuestros clientes a alcanzar los siguientes objetivos:
Generar más leads
Una de las principales ventajas de contar con un workflow bien definido es que resulta más fácil identificar y orientar a los clientes potenciales.
Al disponer de un marco de trabajo, puedes utilizar la segmentación de ventas para acotar tus clientes potenciales y crear campañas muy específicas que te ayudarán a generar más leads cualificados.
Mejora el seguimiento
Un workflow de ventas te permite establecer secuencias de seguimiento automatizadas para todas tus campañas multicanal.
Si te dedicas a las ventas, al marketing o incluso al crecimiento, conoces la importancia de los correos electrónicos de seguimiento.
Consejo experto 🧠
Además, permite una mejor transición entre los SQL (Leads cualificados por ventas) y los MQL (Leads cualificados por marketing). Es una herramienta útil para asegurarse de que sus prospectos siempre estén informados sobre su marca y producto, para que no se pierdan ninguna oportunidad.
Aumentar las ventas
Los workflows de ventas también te ayudan a cerrar más tratos a través de una nutrición adecuada de los clientes potenciales y guiándolos a través del embudo de ventas.
A través de una comunicación personalizada, puedes abordar sus puntos débiles, destacar cómo tu oferta resuelve sus puntos débiles, superar objeciones, proporcionar información adicional y, finalmente, generar confianza para cerrar el trato.
Disponer de un flujo de trabajo bien definido también te permite medir la eficacia de tus campañas y perfeccionarlas según sea necesario.
De este modo, podrás optimizar tu proceso de ventas y alinearlo mejor con tus objetivos.
¿Cómo crear un workflow de ventas? Pasos esenciales para el crecimiento:
Ahora que sabes por qué es importante un flujo de trabajo de ventas, veamos los pasos clave que debes dar al crear uno.
Prelanzamiento
Antes de lanzar nada, hay algunos proyectos que deben tomar su tiempo en ejecutar para garantizar los mejores resultados.
Define tus objetivos de ventas
Empieza por establecerlos claramente:
¿Qué quieres conseguir con este proyecto? ¿Quieres aumentar los ingresos mediante la adquisición de nuevos clientes, por ejemplo? ¿O pretendes introducirte en un mercado completamente nuevo?
En cualquier caso, debes empezar por algo pequeño y alcanzable, pero sin dejar de ser ambicioso.
Ejemplo 🔍
Un objetivo de ventas adecuado podría ser concertar 10 llamadas de ventas en un período de tiempo determinado.
Recuerda que el alcance es un proceso prolongado, así que puedes intentar cumplir este objetivo en un mes o un trimestre.
Para ayudarte a redactar los objetivos iniciales, puedes seguir el marco SMART:
- Específicos: Señala con precisión lo que quieres conseguir
- Mensurables: Establece objetivos mensurables
- Alcanzables: Divide los grandes objetivos en otros más pequeños y alcanzables.
- Pertinentes: Asegúrate de que tus objetivos están en consonancia con tus objetivos empresariales a largo plazo.
- Oportunos: Establece un calendario y un plazo para tu objetivo
Antes de investigar y lanzar campañas, es esencial que colabores con otros equipos de tu empresa.
De hecho, tus equipos de marketing y ventas aportan muchas ideas que te ayudarán a construir un flujo de trabajo exitoso. La comunicación regular y el intercambio de opiniones te ayudarán a perfeccionar y optimizar continuamente la definición de tu público objetivo para obtener mejores resultados.
Así que asegúrate de que todo el mundo esté alineado en cuanto a los mensajes y la oferta en todos los puntos de contacto con los clientes.
Consejo experto 🧠
Cuando comenzamos un nuevo proyecto de alcance con un nuevo cliente, siempre nos enfocamos en los materiales estratégicos en los que han estado trabajando.
¡Queremos ver si has trabajado recientemente en un Marco de Mensajería o algo similar!
Todo lo que esté dedicado a comprender a tus clientes, sus desafíos y cómo estás tratando de ayudar a las personas a resolver sus desafíos es altamente beneficioso.
Si has realizado ejercicios estratégicos, sácalos y utilízalos para planificar tus esfuerzos de comunicación, lo que facilitará establecer, seguir y medir tus objetivos.
Mapee tu enfoque de ventas
Traza tu enfoque para alcanzar tus objetivos, teniendo en cuenta la naturaleza del producto, la industria y el público objetivo. Tu conoces a tu público mejor que nosotros:
- ¿Qué despertará su interés al descubrir tu solución?
- ¿Con qué enfoque te gustaría experimentar primero?
- ¿Reservar directamente una demostración o invitarles a un seminario web?
Una vez que hayas definido tu enfoque, es hora de elegir las plataformas más adecuadas.
- ¿Sabes cómo les gusta ser contactados a tus clientes ideales?
- ¿Es a través de mensajes de LinkedIn o correos electrónicos, o ambos? Por ejemplo, si pertenece al sector B2B, el 70-80% de tus leads proceden únicamente de LinkedIn, así que manténte activo con contenidos de calidad.
Consejo experto 🧠
En nuestra experiencia, un enfoque multicanal funciona mejor porque puede aumentar tus posibilidades de iniciar un ciclo de ventas con los leads 3 veces más que la simple prospección.
En última instancia, necesitas encontrarte con tus clientes donde estén y relacionarte con ellos como deseen; no siempre será solo en LinkedIn o por correo electrónico.
Hay muchas formas de incorporar ambas plataformas a tu workflow; podrías empezar por LinkedIn y utilizar los correos electrónicos como recurso alternativo si no consigues llegar a tu público.
He aquí un ejemplo de cómo podrías reunir ambas plataformas de forma magnífica en LaGrowthMachine, una potente herramienta de prospección multicanal que hemos integrado completamente como parte de nuestra pila tecnológica para proyectos de captación para nuestros clientes.
En este caso, hemos creado dos opciones para llegar a nuestro cliente potencial:
- Empezamos por LinkedIn.
- Si esta persona no acepta nuestra solicitud de LinkedIn para conectar, y hemos encontrado su dirección de correo electrónico del trabajo gracias a las funciones de enriquecimiento de leads de LGM, nos comunicaremos por correo electrónico.
- Si esta persona acepta nuestra invitación, la campaña continuará en LinkedIn.
En este caso, nos aseguramos de que podemos enviarles nuestro mensaje de presentación. No podremos enviarles nada si no aceptan nuestra invitación. Siempre utilizamos un mensaje de solicitud de conexión en una ruta de LinkedIn porque ya estamos consiguiendo que el lead pase a la acción.
Al adoptar este enfoque multicanal entre LinkedIn y el correo electrónico, hemos podido tener una respuesta del 33,8% por ahora (ya que esta campaña sigue en marcha).
Hemos recibido respuestas a través de ambos canales y hemos podido cualificar a nuestros clientes potenciales en consecuencia en LaGrowthMachine.
Reúne a tu público objetivo
Empecemos por lo amplio y reduzcamos a la persona a las que enviarás mensajes o correos electrónicos. Como empresa, lo más probable es que hayas identificado tus perfiles de cliente ideal (PCI). Son las personas que se ajustan a unas características específicas que has definido como los clientes más valiosos.
Consejo experto 🧠
Para aumentar tus posibilidades de realizar una prospección exitosa, deberás investigar cuentas específicas que se ajusten lo más posible a tu ICP (Perfil de Cliente Ideal).
De esta manera, tus prospectos tendrán muchas más posibilidades de convertirse en función de factores que tú puedas definir, como por ejemplo:
- Potencial de ingresos
- Ajuste estratégico
- Influencia en el mercado
- etc.
Para obtener más detalles sobre cómo hacerlo, consulta esta guía definitiva sobre Perfiles de Clientes Ideales.
Una vez que tengas tu lista de empresas, es hora de crear la lista de las personas con las que realmente hablarás.
Querrás centrarte en los responsables de la toma de decisiones y comprender sus funciones, responsabilidades, puntos de dolor, motivaciones, comportamientos de compra, etc.
Esta información te ayudará a adaptar tus mensajes y esfuerzos de toma de contacto para que resuenen con cada persona. Esta investigación en profundidad de tus cuentas guiará tu creación de contenidos, tus mensajes y la forma en que personalizarás tu enfoque dentro del workflow que estás creando.
LinkedIn es tu mejor amigo aquí; a partir de una simple URL de LinkedIn, puedes encontrar todos tus datos de contacto. Tener una cuenta en Sales Navigator puede facilitarte las cosas, ya que podrás ahorrar mucho tiempo en tu investigación y crear una lista.
Estas son las plataformas que recomendamos utilizar:
Se creativo
Si has seguido los pasos mencionados anteriormente, ha llegado el momento de ponerse manos a la obra con tus mensajes y el texto de venta de cada uno de ellos.
Consejo experto 🧠
Como parte de su flujo de trabajo, recomendamos crear algunos mensajes: una introducción y múltiples seguimientos (apunte a 3, ya que esto le permitirá probar diferentes direcciones de mensajes sin enviarles demasiados).
Los mensajes deben ser únicos y no repetitivos, resaltando los principales beneficios en cada mensaje en lugar de reunirlos todos en uno solo y no tener nada más que compartir en los siguientes.
Independientemente de la plataforma, he aquí una estructura recomendada para cada mensaje. La única diferencia que debes tener en cuenta es que un mensaje de LinkedIn y un correo electrónico no pueden tener la misma longitud; LinkedIn exige concisión, mientras que en los correos electrónicos puedes profundizar mucho más en el texto.
Introducción:
- Preséntate y explique brevemente por qué te pones en contacto con ellos. Establece la credibilidad y el contexto, así que indica las credenciales relevantes y establece una buena relación.
- Personaliza el mensaje mencionando algo específico sobre tu trabajo, tus logros o tu actividad reciente.
- Comunica claramente tu propuesta de valor. Destaca cómo tu producto o servicio puede ayudar a resolver los puntos débiles. Esto también puede demostrar que ha investigado bien.
- Incita al destinatario a realizar una acción específica con una CTA tentadora. Esto podría ir desde programar una reunión hasta simplemente pedirles su opinión. Haz que la llamada a la acción sea clara, concisa y fácil de seguir.
¡Hola {{firstname}},
¡Gracias por aceptar mi invitación! (si es en LinkedIn).
En pocas palabras, [una o dos líneas sobre lo que hace tu empresa]. El mayor problema al que se enfrentan la mayoría de los {{JobPosition}} con los que he trabajado en los últimos años es {{pain point}}. ¿Cómo están abordando específicamente este problema?
Me encantaría tener la oportunidad de conectar más y discutir cómo podríamos apoyarte.
¿Estarías libre para una breve llamada de introducción la próxima semana?
Un saludo,
{{signature}}
(Puedes configurar tu firma en LGM con tu cargo/función, empresa y mejor información de contacto)
Seguimiento:
Los seguimientos tienen que ver con el equilibrio, ya sea en el nivel de información que compartes a lo largo de tus mensajes o en la frecuencia con la que los envías.
Dependiendo de los objetivos del cliente, solemos apuntar a 3-4 seguimientos, siendo el último un “mensaje de último recurso”, en el que :e decimos al receptor que ésta es la última vez que nos ponemos en contacto con él.
En general, recuerda que a nadie le gusta un spammer, ¡así que no seas uno!
He aquí una estructura para inspirar la sección de seguimiento de tu secuencia:
- Un recordatorio del contacto anterior: Refresca su memoria recordando interacciones anteriores.
- Expresa interés: Recuérdales por qué tu oferta o solicitud sería valiosa para ellos basándote en tu comunicación anterior.
- Refuerza del valor: Reitera lo beneficiosa que es tu propuesta.
- Información adicional: Si tienes nueva información, actualizaciones o recursos relevantes que compartir, inclúyelos en esta sección. Esto es muy útil, por ejemplo, cuando anuncias una nueva función
Alerta de nueva función 🎉
¡Estamos encantados de anunciar que la detección automática Out Of Office ya está disponible en LaGrowthMachine! 🥳
LaGrowthMachine ahora pausará automáticamente los leads que no están disponibles en este momento y añadirá la etiqueta “Out Of Office”.
¡Aún mejor! LGM detecta automáticamente la fecha de regreso en el mensaje OOO, ¡y reanudará automáticamente la campaña 3 días después de que tu lead vuelva al trabajo!
Si un cliente potencial te dice que volverá el 25 de agosto, reanudaremos la campaña para él el 28 de agosto. Si dice que volverá “a finales de agosto”, reanudaremos la campaña el 3 de septiembre, etc.
Despídete de los correos electrónicos que se pierden durante las ausencias.
¿Quieres saber más? Aquí está nuestro fundador y CEO explicando la función en detalle.
- Llamada a la acción: Expon claramente tu llamada a la acción. Independientemente de la CTA real, considera la posibilidad de incluir un marco temporal para crear una sensación de urgencia. Si les pide que te informen sobre su próxima disponibilidad, sea más específico: “esta semana o a principios de la siguiente, antes de que acabe el mes”
Subject: Mismo hilo que antes
¡Hola {{firstname}},
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Quería hacer seguimiento a mi mensaje anterior [mencionar el marco de tiempo aproximado, por ejemplo, la semana pasada].
Entiendo que todos pueden estar ocupados y que a veces los mensajes pueden pasar desapercibidos.
Quería reiterar mi interés en conectar y explorar posibles oportunidades de colaboración. [Reitera un nuevo aspecto de sus desafíos para demostrar tu conocimiento de tus clientes.]
¿Esto está en línea con tu visión para este año? ¡Espero tus noticias!
Saludos cordiales,
{{signature}}
Para tus seguimientos, instamos a que experimentes con la sección de refuerzo del valor y la información adicional.
No todas tus PUS resonarán e impactarán de la misma manera en todo tu público objetivo, de ahí la importancia de aprender qué mensajes resuenan en cada segmento.
Dicho esto, todo el proceso no empieza y acaba con el envío automático de unos cuantos mensajes o correos electrónicos de LinkedIn.
Redacta unas cuantas plantillas de respuesta en función de la respuesta del cliente potencial. Si utilizas LaGrowthMachine, todas ellas pueden guardarse directamente en la plataforma, lo que facilita el seguimiento por parte de cualquier miembro de tu equipo.
He aquí dos categorías de mensajes que consideramos los más importantes en los que centrarse: las respuestas positivas y las neutras:
- Las respuestas positivas incluyen:
- Responder a tu mensaje con preguntas adicionales: Responder a sus preguntas y seguir ofreciéndoles una llamada; nada supera esa interacción en directo frente a una escrita.
- Confirmando que han realizado la acción deseada: Muéstrales entusiasmo dándoles la bienvenida y recordándoles que sigues estando aquí para ellos; también puedes ofrecerles recursos adicionales para que los consulten antes de la reunión.
- Las respuestas neutras incluyen:
- El mensaje “Ahora no”: Dale tu disponibilidad para cuando estén listos.
- El mensaje “Lo comprobaré”: Díles que se pongan en contacto contigo cuando lo deseen.
Lanzamiento
Sí, lanzar la primera campaña como parte de tu workflow de ventas es relativamente sencillo.
Utilizando una plataforma como LaGrowthMachine, tendrás todo lo que necesitas centralizado en una sola plataforma, lo que te ahorrará tiempo y te ayudará a evitar muchos errores que los humanos pueden cometer de forma natural.
A la hora de crear una campaña, la plataforma ya cuenta con una estructura paso a paso para ayudarle.
Así, empezará construyendo el flujo de trabajo (cuántos mensajes, desde qué plataforma, etc.). A continuación, podrás seleccionar tu público y desde quién se enviarán los mensajes.
Por último, añade tu texto en los diferentes mensajes y, a continuación, podrás configurar el objetivo en los ajustes de CRM y salida antes de lanzar la campaña.
No obstante, aquí tienes algunos consejos adicionales para asegurarte de que todo va sobre ruedas:
- Crea una versión borrador de la campaña en la que añadirás toda tu copia personalizada y agregarás variables como el nombre del lead y el nombre de la empresa.
- Importa los objetivos que obtuviste anteriormente (puedes recurrir a la vieja escuela y utilizar archivos CSV. o importarlos directamente a LaGrowthMachine desde tus cuentas de LinkedIn o Sales Navigator una vez que estén vinculadas)
- Asegúrate de añadirlos con un nombre de audiencia único (para mantenerte organizado)
- Y lo más importante, revísala y/o (idealmente) pruébala con perfiles internos antes de lanzarla
- Una vez que todo se vea bien, ¡lanza tu campaña!
Después del lanzamiento
Ahora que ya has lanzado tu workflow de ventas, puedes empezar la verdadera diversión: ¡recopilar datos!
Es esencial supervisar tu progreso, evaluar tu eficacia y realizar los ajustes necesarios para optimizar tus resultados.
He aquí nuestros consejos y trucos:
Haz unseguimiento y analiza las métricas:
Teniendo en cuenta el tamaño de tu audiencia, ¿cómo van sus tasas de apertura y respuesta?
Con el tiempo, podrás recopilar qué canales y qué mensajes proporcionan los mejores resultados.
Este análisis es fundamental para identificar los puntos fuertes y las oportunidades de perfeccionamiento. Podrás recopilar todos estos datos detallados directamente desde LaGrowthMachine, perfecto para ayudar a tu equipo comercial a hacerse con esos clientes potenciales.
La determinación del rendimiento de las campañas depende de múltiples factores:
- Sector
- Público objetivo
- Tipo de campaña de difusión que está llevando a cabo
- etc.
Consejo experto 🧠
Cuando trabajas con una plataforma como LaGrowthMachine, debes centrarte específicamente en la tasa de conexión y la tasa de respuesta, ya que son más importantes para brindarte áreas de mejora.
Un referente general sería alrededor del 30 % para la tasa de conexión y del 2 al 5 % cuando se trata de la tasa de respuesta.
He aquí un ejemplo de campaña de divulgación de ventas para un aspecto concreto de la solución de nuestro cliente, y el objetivo es reservar una llamada.
Si los canales con los que has estado experimentando ofrecen resultados prometedores en comparación con tus datos históricos, sigue centrándote en ellos.
Sigue optimizando tu estrategia. Una vez que hayas mantenido con éxito estos canales, podrás ampliarlos a otros posibles canales de divulgación.
Siempre animamos a diversificar la captación de usuarios sin depender de un único canal. Pero sigue dando prioridad a los mejores canales y mensajes mientras experimenta con otros nuevos.
Perfecciona e repite:
Perfeccione periódicamente tu workflow de ventas basándote en la información obtenida a partir del análisis de los datos y los comentarios.
Evaluar tu eficacia general y optimizarlo es un esfuerzo continuo. Así que optimiza tus mensajes, tus estrategias de captación y tus procesos de seguimiento. Experimenta con nuevas líneas de asunto o nuevos mensajes de conexión en LinkedIn.
Lee lo que responde la gente. Si el 50% de las respuestas son negativas, dependiendo de la respuesta en sí, es posible que no hayas contactado con la persona adecuada. Esto significa que debe replantearte tu segmentación de ventas.
Puede que tu público sea demasiado amplio. Esto es lo que puedes delatarlo: la falta de entregabilidad y personalización. Como resultado, te encontrarás con una tasa de respuesta más baja.
Ejemplo 🔍
Siguiendo con el mismo ejemplo, echemos un vistazo a la campaña anterior que existía antes de que comenzara nuestro trabajo. Como puedes ver, de 245 leads, esta campaña solo tiene una tasa de respuesta del 1.6 %.
Cuando la analizamos, descubrimos que el mensaje no estaba alineado con la conversación que queremos tener con los prospectos. Por ejemplo, solicitaban a la audiencia objetivo una presentación dentro de su empresa.
Antes del lanzamiento Mapeadores
Es posible que tu mensaje no esté resonando con tu público en el canal elegido. Por ejemplo, algunas personas prefieren recibir contenidos en un proyecto de difusión en LinkedIn y recibir directamente mensajes centrados en las ventas por correo electrónico.
Por último, el momento en que envías tus mensajes puede no ser el ideal. Así que experimenta con diferentes días y horas para encontrar el momento en el que tu público objetivo es más receptivo. ¿Has tenido en cuenta la zona horaria en la que pueden encontrarse, por ejemplo?
En general, no hay cientos de variables que tienes que conocer en profundidad. Si no estás obteniendo los resultados que te gustaría, un buen lugar para empezar es en tu segmentación o en tu copy.
Reflexiones finales
La creación de un workflow de ventas encierra un importante potencial para el crecimiento y el éxito empresarial. Si pones en práctica uno bien definido, podrás obtener diversos beneficios, como generar más leads, aumentar tus ventas, impulsar el conocimiento de la marca y establecer relaciones valiosas.
Recuerda que se trata de un proceso continuo. Evalua y perfecciona continuamente tu enfoque basándote en los datos, los comentarios y la dinámica del mercado.
Si te mantienes proactivo y te centras en establecer conexiones significativas con los clientes potenciales, podrás impulsar de forma constante el crecimiento de tu negocio y alcanzar tus objetivos de ventas.
¿Estás preparado para crear y ejecutar un flujo de trabajo de ventas que consiga negocios en todo momento? Regístrate hoy mismo en LaGrowthMachine de forma gratuita y automatiza tus contactos de ventas, gestiona tus clientes potenciales y optimiza tus campañas.
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